Миграция с Яндекс Почты на Google Workspace

Представляем вашему вниманию пошаговое руководство по переносу почты из Яндекса в Google Workspace (раннее G Suite). В принципе вы можете использовать это руководство при миграции практически с любого почтового сервера, поддерживающего работу по протоколу IMAP.

НЕБОЛЬШОЕ ЛИРИЧЕСКОЕ ОТСТУПЛЕНИЕ

Яндекс Почта для Домена – хороший сервис (не в последнюю, очередь тем, что он бесплатен). Тем не менее, мы регулярно работаем с компаниями, которые переходят с него на Google Workspace. Происходит это чаще всего по следующим причинам:

• Больший функционал, доступный в Google Workspace как пользователям (к примеру, Документы Google, Google Meet), так и администраторам (множество настроек в консоли администратора, управление мобильными устройствами и т.д.);
• Наличие технической поддержки от Google (по email и по телефону).
• Сбои при работе с Яндекс Почтой (часто пользователи жалуются на работу по IMAP, иногда не работают отдельные ящики и т.п.);
• Дополнительные инструменты безопасности (двухфакторная авторизация, архивирование, политики безопасности).

ЧЕМ ПОЛЕЗНА ЭТА СТАТЬЯ?

Когда к Google Workspace подключается компания с несколькими сотнями пользователей, проект по переходу (тут речь, как правило, идет не о Яндексе, а о собственном сервере) требует большого внимания, компетенций и опыта. Наши специалисты помогают с планированием, с самой миграцией, с интеграцией с локальной IT-инфраструктурой (например, синхронизация с Active Directory), с управлением изменениями в соответствии с рекомендациями Google, с тренингами для пользователей.

Если же компания переводит от нескольких до нескольких десятков человек с Яндекса на Google Workspace, то зачастую она может обойтись собственными ресурсами. То есть собственный или приходящий администратор может произвести миграцию и все необходимые настройки для быстрого старта. На этот случай как раз и рассчитана данная статья.

Мы пошагово излагаем весь процесс перехода (миграция – лишь часть его) для небольшой компании, начиная от подтверждения домена в Google Workspace, заканчивая настройкой SPF-записей в DNS. Повторимся, что мы исходим из того, что ваш переход подразумевает внедрение по самому простому сценарию: без пилотных групп, периодов одновременной работы двух систем (с двойной доставкой), без миграции с/в нескольких доменов и т.п.

Когда домен уже подключен к Google Workspace, дальнейшие действия можно свести к следующим пунктам:

1. Подтверждение права собственности на домен

2. Создание пользователей

3. Настройка миграции в консоли администратора Google Workspace

4. Загрузка пользователей для миграции

5. Анализ отчетов и устранение неполадок

6. Настройка DNS-записей

7. Заключительные действия и настройки

После этого пользователи могут работать со своими аккаунтами Google Workspace, получать и принимать почту, и иметь все свои старые сообщения в своих аккаунтах. Пройдемся по всем этим пунктам подробнее.

1. ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ НА ДОМЕН

Итак, вы подключили ваш домен к Google Workspace напрямую через Google, или (что, конечно же, гораздо лучше — через Swedbyte), у вас есть доступ в консоль администратора Google Workspace. Напомним, что попасть в консоль администратора можно по ссылке. Для того, чтобы сервисы Google Workspace были активированы после регистрации домена, Google должен убедиться, что вы подключили именно свой домен (а не какое-то третье лицо подключило к Google Workspace ваш домен и будет отправлять от него почту). Речь здесь идет не о юридической принадлежности, а о том, что вы контролируете этот домен.

Есть несколько способов подтверждения.

Мы чаще всего используем добавление TXT-записи в DNS для вашего домена. Чтобы начать процесс подтверждения, на главной странице консоли администратора Google Workspace нажмите Завершить настройку консоли администратора.

Далее, следуя предложенной инструкции, вы получите значение TXT-записи, которую нужно будет добавить в настройки DNS для вашего домена. Это будет что-то вроде google-site-verification=6287iLyE3dYE38_ZY3NFlp4ZIc7HMMePIB0ScqXkIdo. Запись добавляется там, где хостится ваш домен.

 Как только Google увидит эту новую DNS-запись (для этого может пройти какое-то время, чаще всего не более нескольких минут), все сервисы Google Workspace будут активированы, и можно будет продолжать дальнейшую настройку. Для контроля и проверки «видимости» ваших DNS-записей в интернете можно использовать любой lookup сервис, например этот. Таким образом через digwebinterface.com выглядит правильно добавленная запись:

Инструкция от Google: Подтверждение права собственности на домен

2. СОЗДАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Прежде чем начать миграцию, необходимо в Google Workspace создать аккаунты пользователей, куда собственно будет происходить миграция данных. Процесс достаточно простой и осуществляется в разделе Пользователи в консоли администратора.

В базовом варианте вы можете создавать пользователей вручную по одному или массово с помощью файла CSV. Инструкция по работе с CSV-файлом — здесь.

При подготовке CSV-файла в Microsoft Excel можно столкнуться с распространенной проблемой. При сохранении файла в формате CSV из-за региональных настроек операционной системы (Windows) разделителями в файле в итоге оказываются не запятые, а точки с запятой. В результате Google не принимает данный файл и сообщает об ошибке. Проще всего в Блокноте заменить все «;» на «,».

Для целей данной статьи мы будем использовать домен третьего уровня — migration.swedbyte.ru. В вашем случае, скорее всего, это будет домен вида kompaniya.ru. Домен migration.swedbyte.ru подключен и к Яндекс ПДД и к Google Workspace, созданы несколько пользователей вида user1@migration.swedbyte.ru, user2@migration.swedbyte.ru…

3. НАСТРОЙКИ МИГРАЦИИ В КОНСОЛИ АДМИНИСТРАТОРА GOOGLE WORKSPACE

После того, как домен подтвержден и пользователи созданы, необходимо настроить перенос данных в консоли администратора.

Прежде всего, откройте главную страницу и выберите Перенос данных.

Нажмите “Настроить перенос”. В “Источник процесса” выберите Другой IMAP-сервер. В Протокол подключения выберите IMAP, укажите адрес сервера imap.yandex.ru.

В этом же меню вам потребуется ввести логин и пароль от ролевого аккаунта. Это может быть любой аккаунт на вашем домене, который подключён к Яндекс ПДД.

Важно! Со стороны почтовых ящиков в Yandex необходимо открыть доступ к почте по IMAP, иначе утилита не сможет получить к ней доступ. По умолчанию эта настройка выключена. 

Перейдите в Настройки > Почтовые программы и поставьте галочку в пункте “Разрешить доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов” напротив пункта “С сервера imap yandex.ru по протоколу IMAP”. Рекомендуем также поставить галочку напротив “Портальный пароль”, иначе потребуется сгенерировать пароль приложений для каждого ящика.

Нажмите “Продолжить” со стороны Google.

В следующем меню от вас потребуется выбрать дату, от которой будут копироваться письма, а также другие параметры. После настройки нажмите на Выбрать пользователей.

.

4. ЗАГРУЗКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ДЛЯ МИГРАЦИИ

В открывшемся меню нажмите Добавить пользователя, чтобы начать миграцию.

Здесь укажите исходную почту, пароль (или сгенерированный пароль приложения, если вы не включили доступ по портальному паролю), а также почту пользователя в Google Workspace, на которую вы будете переносить письма. Как правило, они соответствуют по типу user1@domain.ru > user1@domain.ru , но бывают и исключения – например, если вы переносите почту двух пользователей в один ящик на Google Workspace.

Вы также можете загрузить пользователей массово, загрузив csv-файл. Файл не должен содержать заголовки, а данные должны располагаться в такой последовательности:

Адрес в Google Workspace, Исходный адрес, Пароль (или Пароль приложения)

После загрузки пользователя или файла csv начнётся процесс миграции. Утилита подсчитает, сколько данных необходимо перенести для каждого пользователя, и будет показывать прогресс в процентах.

Если у вас возникла ошибка в процессе, вы можете ознакомиться с кодами ошибок: Коды ошибок в службе переноса

Когда миграция будет завершена, в разделе Ещё выберите пункт “Остановить перенос”.

5. АНАЛИЗ ОТЧЁТОВ И УСТРАНЕНИЕ НЕПОЛАДОК

После завершения миграции вы получите отчёт на ту почту, которая была указана как ролевой аккаунт.

В отчёте будет два файла: первый будет содержать в себе общую сводку по каждому ящику (сколько писем было перенесено, сколько не удалось перенести и т.д.), а второй файл будет содержать информацию о письмах, которые не удалось перенести – ID и коды ошибок.

Отдельно отметим, что если у пользователя в Яндексе существовала определенная структура папок, в которой хранились письма, то эти папки будут также перенесены и созданы в виде отдельных ярлыков Gmail.

Среди распространенных ошибок, возникающих непосредственно при миграции можно выделить следующее: размер письма больше поддерживаемого в Gmail (25 MB), письмо содержит неподдерживаемые Gmail вложения, сбои при соединении с IMAP сервером.

Мы рекомендуем провести процесс миграции дважды. При повторном запуске утилита еще раз попробует перенести те письма, которые не смогла перенести в первый раз по той или иной причине.

6. НАСТРОЙКА DNS

После того, как почта перенесена в Google Workspace, необходимо изменить MX-записи, чтобы направить новую поступающую почту на сервера Google. Кроме этого желательно добавить (или исправить) SPF-запись, чтобы обозначить сервера Google как сервера, которым разрешено отправлять почту от вашего домена.

MX-записи для Google Workspace должны быть следующими:

1 ASPMX.L.GOOGLE.COM.

5 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.

5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.

10 ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM.

10 ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM.

Цифры обозначают приоритет. Подробнее об MX-записях вы можете прочитать здесь.

SPF-запись (фактически, это запись типа TXT), если вы отправляете почту только через Gmail, должна выглядеть следующим образом:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Несколько SPF-записей иметь не желательно. Это значит, что SPF-запись для Яндекса (если она у вас была) необходимо удалить. Подробнее об SPF-записи для Google Workspace здесь.

Мы рекомендуем также настроить DKIM, чтобы предотвратить спуфинг и повысить безопасность почты. Здесь вы можете ознакомиться с подробной пошаговой инструкцией от Google.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ

После переключения MX-записей желательно еще раз запустить миграцию, чтобы перенести новые письма, которые могли прийти пользователям за время первой миграции.

После этого вы можете «пробежаться» по консоли администратора, посмотреть актуальные для вас дополнительные настройки, хотя в целом всё будет работать и с настройками по умолчанию. Вы можете включить или отключить различные сервисы для нужных пользователей или групп пользователей. Можно настроить различные политики безопасности для отдельных сервисов (например, можно ли давать доступ к файлам в Диске или к Календарям пользователям за пределами домена, и, если да, то с какими привилегиями). Включить или отключить для пользователей протоколы POP/IMAP или двухфакторную авторизацию. Разрешить или нет устанавливать приложение Google Диск, и так далее.

Единственное, что мы рекомендуем сделать обязательно — включить принудительное использование SSL (раздел Безопасность — Основные настройки).

Как видите, процесс перехода с другого почтового сервиса с сохранением почты (в данном случае, с Яндекса) достаточно прост, и перейти можно очень быстро. Но если вы хотите максимально упростить процесс, или у вас возникли какие-либо сложности, мы будем рады предложить наши услуги по настройке и переносу почты. Свяжитесь с нами, чтобы узнать подробности!

Почта в Гугле

Сложно представить деятельность компании с электронным документооборотом без корпоративной почты и совместного пространства в сети для пользователей с разным уровнем доступа. Электронные платформы Яндекс 360, Google Workspace позволяет:

• синхронизировать работу проектов, удаленных команд;
• организовать удобную корпоративную переписку;
• общаться текстом и голосом внутри коллектива и с руководством;
• собираться вместе без необходимости жить в одном городе;
• совместно редактировать документы, выкладывать отчеты.

Эти платформы, как и личная почта в Гугле, привычны и удобны для российских пользователей; на них полагаются целые компании. Российские сервисы догоняют зарубежные по скорости и пропускной способности, но по ряду параметров еще уступают сервисам Гугла:

• не всегда получается настроить отдельные ящики для удаленных работников, особенно через IMAP;
• безопасность российских почтовых серверов и облачного хранения ниже, чем у зарубежных, использующих больше способов защиты;
• разрыв в уровне технической поддержки и скорости решения проблем.

Именно поэтому ряд компаний, несмотря на введенные ограничения, принимает непростое решение мигрировать с Яндекс 360 на GoogleWorkspace, чтобы использовать почту на Гугле, их диск, чаты, другие возможности, предлагаемые корпоративным пользователям. В этом решении их ожидает несколько неочевидных подводных камней:

• процесс миграции не всегда проходит безупречно;
• возникают трудности в оплате за Гугл-ресурсы.

И хотя последующее пользование вознаграждает компании за эти проблемы, для их решения нужно время и усилия.

Почта на Гугле через Сведбайт

Совсем не сложно завести новую почту на Гугле для личных целей, однако миграция в GoogleWorkspaceи перенос на Гугл всех данных целой компании — настоящий вызов, и мы в Сведбайт готовы с ним помочь. Наши услуги включают поддержку пользования зарубежными электронными сервисами, оплаты и функционирования корпоративных аккаунтов. Можно осуществить миграцию через Swedbyteнапрямую; если ваш администратор делает это сам, ему стоит ознакомиться с инструкциями на нашем сайте, чтобы избежать распространенных ошибок. Мы готовы ответить на любые вопросы по миграции с Яндекс 360 на GoogleWorkspaceпо бесплатному телефону, или пообщаться с вами в удобное для вас время, получив запрос через форму обратной связи. Головной офис компании Сведбайт расположен в Швеции, поэтому сложностей в проведении платежей за услуги Гугла у наших клиентов не возникает. Мы ждем ваших обращений и будем рады помочь.