Руководство по выбору инструмента отчетности для руководителей команд

Если вы никогда не пользовались средствами отчетности раньше, определить, с чего начать, непросто. Инструменты отчетности помогут в эффективном принятии решений, поскольку все данные будут перед вами, – однако как подобрать нужные для команды? Какие функции необходимы? Как правильно внедрить инструмент отчетности? Может ли информации быть слишком много?

Отчетность существует на разных уровнях вашей организации. Отчетность бизнес-команд и групп стратегического планирования, вероятно, будет общеорганизационной, тогда как у отделов продаж она будет затрагивать только продажи. Неважно, к какому отделу принадлежит команда – если вы ее руководитель, то вам нужен способ охватить всю информацию команды и связать ее с ключевыми рабочими процессами. Сбор, обработка и анализ проектных данных – непростая задача, и именно здесь пригодятся инструменты отчетности.

В этой статье мы расскажем вам обо всём, что нужно знать, чтобы найти лучшее средство отчетности для команды. От аналитики данных до взаимодействия с конечным пользователем – мы покажем вам, как инструменты отчетности помогут проанализировать данные проекта и позволят вашей команде достичь ключевых показателей эффективности (KPI).

Что такое инструмент отчетности?

Инструмент отчетности помогает систематизировать, анализировать и визуализировать актуальные данные. Программы для создания отчетов позволяют упростить анализ информации, чтобы ваши команды могли быстро и уверенно принимать решения с опорой на актуальную информацию. Инструменты отчетности – один из лучших способов обрабатывать данные, чтобы оценить, в каком состоянии и на какой стадии находятся различные проекты. 

Некоторые платформы для отчетности также предлагают:

• API и коннекторы для автоматизации и подключения отчетов по ключевым бизнес-инструментам; 
• встроенную аналитику для создания отчетов с помощью уже используемых инструментов без переключения между приложениями;
• прогнозирование производительности при завершении проекта на основе принятой текущей информации;
• корпоративную отчетность с дополнительными мерами безопасности, обеспечивающими передачу информации только нужным лицам. 

Что такое инструменты Business Intelligence (BI)? 

Как и средства отчетности, инструменты бизнес-аналитики (BI) собирают и анализируют информацию. Вдобавок к анализу данных инструменты BI также преобразуют и интерпретируют их для получения ценных выводов. Эти инструменты созданы для сбора широкого спектра данных всей вашей организации, чтобы вам было легче принимать комплексные и долгосрочные стратегические решения. BI-менеджеры зачастую создают панели инструментов с помощью SQL и анализа данных, чтобы извлекать определенную информацию и выводы. 

Проще говоря, ПО для создания отчетов поможет вам определить текущее состояние ваших данных и инициатив, а инструменты бизнес-аналитики – понять причину явлений. 

Три типа инструментов отчетности

Прежде чем говорить о том, как строится отчетность, важно понять почему и зачем. Нужно иметь доступ к данным, поскольку агрегирование необходимой информации – ключ к принятию верных бизнес-решений. При выборе подходящего инструмента отчетности для организации в первую очередь важно понимать, чего именно вы ждете от отчетности. 

Основных типов инструментов отчетности три: 

• Инструменты, предоставляющие отчеты по конкретным типам данных. Например, Google Analytics может дать вам представление о SEO и посещаемости сайтов. CRM наподобие Salesforce сообщают о том, как обстоят дела с вашими лидами и потенциальными сделками.
• Инструменты для агрегирования любых типов данных. К примеру, Microsoft Power BI и Google Data Studio позволяют для создания отчетов импортировать данные из всевозможных источников.
• Инструменты, которые подключаются к вашей работе. Например, средства универсальной отчетности (Universal Reporting) представляют собой единое пространство для отслеживания хода работы в вашей организации. Связывая эту работу с ключевыми бизнес-целями, руководители могут в режиме реального времени в одном месте отслеживать все проекты и получать полезную информацию о них.

FAQ: Какой инструмент мне использовать?

Тип инструмента отчетности, в который вам стоит инвестировать, зависит от потребностей вашей команды. Если вы ведете отчетность в масштабе всей организации, то вероятно захотите использовать такой инструмент, как Zoho Analytics, чтобы создавать полностью настраиваемые отчеты по широкому спектру данных. Если же вас интересуют конкретные индикаторы – скажем, сколько пользователей взаимодействует с вашими учетными записями в соцсетях – лучше использовать инструмент для создания специальных отчетов, такой как Hootsuite. 

Однако одним из самых важных предметов отчетности для руководителя группы являются данные проекта. Универсальная отчетность обеспечивает точку отсчета для отслеживания работы в вашей организации на пути к целям, критически важным для бизнеса. Инструменты универсальной отчетности включают в себя актуальные данные о командах и проектах: о рабочей нагрузке, бюджете, сроках и многом другом. Эти инструменты не требуют обновления или обслуживания вручную. Поскольку они привязаны к текущим задачам, их данные всегда актуальны.

Универсальная отчетность часто упускается из виду, однако она крайне необходима для повышения эффективности. В этой статье мы уделим внимание универсальной отчетности и тому, как вы можете использовать ее так, чтобы обеспечить максимальную отдачу вашей команды.

Преимущества универсальной отчетности

Средства как изолированной, так и высокоуровневой, широкомасштабной отчетности не обладают одним – прямой связью с данными команды. Если связи между выполняемой работой и вашими программными средствами предоставления отчетности нет, вам придется либо вложиться в коннекторы, либо создавать надежные, но трудоемкие API. Более того, это будет означать, что ваши данные и отчеты не связаны с той работой, которую они призваны отражать. Если члены команды хотят узнать больше о данных в отчете, им придется искать информацию, организовывать планерки или восстанавливать эту информацию вручную. 

Это само по себе проблема: согласно совместному исследованию Asana и Университета Беркли, информационный работник в среднем переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. Кроме того, 13% времени уходит на уже выполненную работу. С правильными инструментами отчетности вы сможете решить эти проблемы, а также дать своей команде возможность работать наилучшим образом. 

Универсальные инструменты отчетности собирают данные проекта и систематизируют их в визуальные ресурсы, которые вы можете использовать в процессе принятия решений. Такой уровень оценки может быть определяющим для быстрого принятия важных решений. 

Хорошие инструменты универсальной отчетности обеспечивают:

• обновления в реальном времени и анализ исходных данных;
• способ визуализировать информацию – и делиться ей;
• возможность вникнуть в детали; 
• способ ускорить процесс предоставления отчетов (например, посредством автоматизации и шаблонов);
• настраиваемые отчеты с конкретными параметрами, нужными вам;
• более грамотное и информированное принятие решений.

Пять главных функций универсальной отчетности

У выбранного вами инструмента универсальной отчетности должны быть некоторые – если не все – из следующих функций. Эти пять функций помогут вам получить максимальную отдачу от вашего инструмента анализа данных.

Средства визуализации

ПО для визуализации данных составляет основу большинства инструментов отчетности (в том числе универсальной). С его помощью можно быстро анализировать информацию, превращая данные в диаграммы, графики и карты. 

Самостоятельная отчетность

Средства самостоятельной отчетности просты в использовании и имеют перетаскиваемые элементы для легкой настройки в любой команде. Это может быть полезно, если вы составляете отчеты только по одному или двум наборам данных и если вам нужна лишь основная информация. У инструментов самостоятельной отчетности обычно есть шаблоны, которые разработчик отчетов может использовать для быстрой подготовки отчета. 

Информационные панели

Информационные панели обычно встроены в инструменты визуализации отчетов, чтобы можно было видеть и отслеживать работу со всех сторон. Чтобы создать информационную панель, перетащите в нее соответствующие виджеты. Затем, при каждой перезагрузке информационных панелей виджеты будут автоматически заполняться самой последней информацией. Этот вариант отлично подходит для оперативных выборочных проверок или отслеживания хода работы в реальном времени.

Статические отчеты

Статические отчеты – отличный способ делать снимки данных на определенный момент времени. Например, если вы хотите получить данные после запуска продукта или маркетинговой кампании, вы можете создать и сохранить отчет для анализа ретроспективных данных в будущем или экспортировать этот отчет в виде файла Microsoft Excel или .csv. Большинство инструментов отчетности так или иначе предлагают эту функцию. Впрочем, стоит остерегаться инструментов, которые предлагают лишь статические отчеты, поскольку они могут быстро устареть. Убедитесь, что у вас также есть возможность получить доступ к отчетам в режиме реального времени.

Специальная отчетность

Специальная отчетность предполагает одноразовый отчет, который группа по отчетности или бизнес-аналитике может создать по конкретному запросу или показателю. Специальные отчеты гибкие и легко настраиваются, но, как правило, имеют весьма узкий охват. Они предлагают подробнейший анализ специализированных данных.

Что искать в инструменте универсальной отчетности

Инструмент отчетности должен эффективно связывать вашу работу с вашими отчетами. Без такого уровня связи вам придется переключаться между приложениями и искать информацию, чтобы получить нужные данные.

Мы все проходили через поиск в электронной почте одного конкретного письма или планирование встреч для обсуждения статуса проекта. В Asana мы называем эти действия – такие как поиск информации или отслеживание статуса задач – «работа над работой». В среднем информационные работники тратят на «работу над работой» 60% своего времени. Инструменты универсальной отчетности помогают агрегировать информацию и делать четкие выводы, чтобы сократить объем вышеупомянутой работы. Если членам группы необходимо получить дополнительные сведения, они могут щелчком добраться до нужных задач, так как всё находится в одном инструменте, и устранить проблему в корне. 

Отчеты в реальном времени

Если вы специально не создаете статический отчет, все отчеты должны быть в режиме реального времени, чтобы использовались наиболее актуальные данные. Без обновлений в реальном времени вы можете принимать решения на основе устаревших данных. 

Интерактивные панели

Интерактивные отчеты крайне важны для получения доступа к информации, которая вам действительно необходима. С помощью этих панелей вы также можете рассмотреть данные более подробно, если заметите что-то неладное. Если показатели не сходятся или растут, интерактивные панели позволят вам углубиться в эти данные и понять, почему так происходит. В результате вы и члены вашей команды можете принимать обоснованные бизнес-решения с опорой на данные. 

Кастомизация

Убедитесь, что выбранный вами инструмент универсальной отчетности позволяет генерировать отчеты  именно так, как вы хотите. Если структура слишком жесткая, отчет может дать данные, которые не всегда подойдут для ваших нужд. 

При поиске инструмента универсальной отчетности спросите себя: 

• Как можно визуализировать данные в этом отчете? 
• Существует ли несколько вариантов визуализации или представления данных? 
• Можно ли экспортировать и распечатать отчеты или поделиться ими? 
• Как другие люди получают доступ к отчетам? 

Готовые шаблоны

Это зависит от размера и масштаба вашей организации, однако если вы только начинаете работу с универсальной отчетностью, то попробуйте инструмент, включающий готовые шаблоны и рекомендации о том, какие отчеты создавать. Таким образом вы сможете сразу увидеть результаты. 

Интеграция

Хороший инструмент универсальной отчетности должен обладать надежным набором средств интеграции. Ваша организация не просто использует один бизнес-инструмент – нужна связанная экосистема инструментов для наиболее эффективной работы. Именно поэтому Asana интегрируется с более чем 200 бизнес-инструментами, включая Tableau, Power BI и Looker. 

Цена

Конечно, нужно убедиться в том, что выбранный вами инструмент универсальной отчетности вписывается в ваш бюджет. Однако, глядя на цены, обращайте внимание не только на то, сколько инструмент стоит, но и на то, сколько он вам даст. Например, универсальное решение для составления отчетов со встроенными управлением портфелем проектов и управлением организацией работы может оказаться более ценным, чем простой инструмент для составления отчетов, так как вы получите бо́льшую отдачу от вложенных средств. 

Удобство использования

Данным инструментом вы будете пользоваться часто. Прежде чем полноценно вложиться в инструмент универсальной отчетности, проверьте, есть ли у него пробная версия. Распространите инструмент среди ключевых членов команды и заинтересованных сторон. Задайте себе следующие вопросы: 

• Легок ли в обращении пользовательский интерфейс?
• Удобен ли инструмент?
• Могут ли обычные пользователи легко найти нужную информацию?
• Насколько хорошо инструмент интегрируем с вашими текущими инструментами? 
• Как часто создаются отчеты? 

Обеспечьте видимость и повысьте эффективность с помощью универсальной отчетности

Хорошие инструменты универсальной отчетности позволяют вашей команде принимать решения на основе данных. Когда не приходится гадать, а членов вашей команды есть четкие рекомендации, сосредоточиться на важной работе значительно легче.

Если вы готовы начать работу, попробуйте универсальную отчетность Asana, чтобы получать информацию обо всех проектах в одном месте в режиме реального времени. Универсальная отчетность предоставляет вам актуальные информационные панели по командам и проектам с данными о рабочей нагрузке, бюджете, сроках и т.д., не требующие обновления или обслуживания вручную. Поскольку панели в Asana подключены к рабочему процессу, они точны и актуальны и вам не нужно искать или запрашивать последние данные. Начните сегодня.