Топ-6 сервисов для оптимизации бизнес-процессов

Бизнес – это непрерывная цепочка внутренних и внешних процессов, который достигает максимальной эффективности при слаженной работе. Точки роста и развития лежат в пересмотре и оптимизации этих звеньев: рабочих процедур, работы с оборудованием и управления командой. 

Хотя оптимизация бизнес-процессов для разных типов бизнеса имеет свои нюансы, есть ряд универсальных процессов, актуальных для большинства видов деятельности:

1. Ресурсы: программное обеспечение и оборудование. Оптимизация заключается в увеличении эффективности использования рабочих инструментов и сокращении издержек. 
2. Сотрудники: повышение продуктивности и качества работы. Чаще всего для достижения этой цели используется автоматизация.  
3. Управление. К этой категории относится выстраивание работы команды и осуществлении контроля результатов.

На сегодняшний день существует множество решений для решения этих задач. В частности это касается оптимизации:

• работы с входящими заявками и обращениями,
• клиентской поддержки,
• управления онлайн- и офлайн-продажами,
• планирования и контроля рабочих задач,
• коммуникации между сотрудниками,
• отчетности и планирования,
• хранения и обмена данными.

Определите, какой из бизнес-процессов имеет наибольшее влияние на общий результат компании и начните с него

6 сервисов для оптимизации бизнес-процессов

1. Asana. Удобная и понятная среда для управления проектами, целями и задачами команд. Asana позволяет синхронизировать действия сотрудников и выстраивать межкомандные процессы, существенно экономит временные ресурсы и делает рабочие задачи наглядными и удобными для треккинга.
2. Freshdesk. Помогает организовать обработку входящих заявок: все входящие обращения клиентов отображаются в системе. Система позволяет ускорить работу с лидами из разных источников и отслеживать работу агентов. Наши клиенты отмечают значительное повышение эффективности работы и экономию ресурсов – наши кейсы.
3. Freshchat. Live-чат решение для клиентской поддержки или общения внутри команды. Сервис включает возможность настройки чат-ботов и автоматических ответов на сообщения, что во многих случаях упрощает работу с клиентами on-site. Кроме того, есть возможность настроить проактивный саппорт для повышения конверсии.
4. Google Workspace. Набор инструментов для организации работы сотрудников: облачное хранилище для обмена данными, решение для видеосвязи и корпоративную электронную почту. Они помогают оптимизировать процессы коммуникации с клиентами и внутри команды.
5. Freshservice. Сервис предназначен для автоматизации внутренних процессов и контроля выполнения задач IT-отдела или компании в целом (ESM). Основное преимущество внедрения такой системы – экономия ресурсов и планирование ресурсов. 
6. Freshsales. Инструмент для оптимизации процессов в отделе продаж. Помогает автоматизировать работу с лидами, а также анализировать количество и качество заявок, отслеживать этапы сделки и создавать детальные отчеты. 

Результаты оптимизации

Увеличение продуктивности команд

Создание прозрачной понятной среды, где удобно работать каждому члену команды, улучшит общий результат и скорость выполнения задач.  

Сокращение количества ошибок

Чаще всего оптимизации требуют процессы, в которых нарушена логическая последовательность шагов. То есть они содержат действия, которые побуждают исполнителя выполнять задачу, которую он делать не должен. Или должен выполнять ее по-другому. Но благодаря оптимизации и обновлению бизнес-процессов несоответствия и неточности полностью устраняются. Кроме того, автоматизированные процессы сокращают количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

Повышение прибыли

Преимущества, описанные выше, и все улучшения, внесенные в процессы в рамках оптимизации, оказывают прямое влияние на чистую прибыль бизнеса. Например, Motorola сэкономила более 16 миллиардов долларов на расходах благодаря оптимизации и усовершенствованию процессов. 

Прозрачность работы

Еще одно важное преимущество оптимизации процессов – прозрачность. Сотрудники не изолированы друг от друга и могут наблюдать за различными этапами процесса. Благодаря этому люди получают представление о работе коллег и компании в целом.

Соблюдение нормативных требований

Когда процессы работают эффективно, они соответствуют отраслевым нормам, а также снижается риск несоответствия. Например, финансовый сектор жестко регулируется. Безопасность данных должна быть на очень высоком уровне, а финансовые отчеты – точными. Инструменты оптимизации помогут уменьшить риск утечки данных и появления ошибок в документации.