Как понять, что загрузка на работе слишком высокая, и что с этим делать

Сжатые сроки проекта, новые задачи вдобавок к нерешенным, постоянные совещания и переработки – все это может привести к выгоранию и повлиять на работу в долгосрочной перспективе. Ведь в стрессовом состоянии сложно сосредоточиться даже на самых простых и привычных заданиях. В этой статье расскажем, как сохранять трудоспособность без риска для эмоционального здоровья.

Перегрузка на работе – что это такое?

Состояние перегруженности – это чувство беспокойства из-за объема или сложности порученной вам работы. Вам кажется, что у вас нет сил, уверенности и навыков для решения рабочих задач. 

Исследования показывают, что 80 % работников умственного труда во всем мире чувствуют себя переутомленными и близкими к выгоранию. А 62 % испытывают синдром самозванца – чувство неуверенности в себе, связанное с достижениями на работе. 

Перегрузка на работе может настигнуть вас, если вы:

• Соглашаетесь брать новые задачи, когда у вас еще остаются нерешенные.
• Должны выполнять задачи, которые выходят за рамки ваших обязанностей.
• Не имеете навыков или инструментов, необходимых для качественного выполнения работы. 
• Не имеете поддержки со стороны руководителя или коллег. 
• Не знаете, какие задачи являются наиболее важными.
• Имеете много срочных дел, особенно если у них одинаковые дедлайны.
• Не понимаете, как устроены внутренние процессы компании.

Признаки перегруженности на работе

В некоторых случаях бывает сложно определить конкретную причину переживаний. Однако вы можете обратить внимание на самые явные признаки:

• Чувство постоянного беспокойства по поводу задач, встреч и дедлайнов. 
• Постоянные мысли о работе, даже по вечерам и выходным. 
• Ощущение, что вам нужно работать дополнительные часы, чтобы наверстать упущенное. 
• Страх приходить на работу. 
• Чувство пессимизма в отношении будущего и вашей способности выполнять задачи. 
• Прокрастинация. 
• Чувство физического, умственного или эмоционального истощения.
• Ощущение, что вы один и никто не может вам помочь.

Важно признать свои эмоции и обратиться к ним, а не пытаться игнорировать. В противном случае вам грозит выгорание. 

Что делать, если вы чувствуете себя подавленным на работе

Когда вы чувствуете себя перегруженным, вам трудно ясно мыслить или продуктивно работать – и это совершенно нормально. Нельзя просто щелкнуть выключателем и избавиться от плохих чувств, но можно предпринять конкретные шаги, чтобы улучшить самочувствие и работоспособность. 

1. Определить установки, которые вам мешают

Обычно за этим беспокойством стоят определенные установки – что-то, что больше всего вас тревожит и тормозит. Чтобы двигаться вперед, нужно определить, какие мысли усиливают ваш стресс. 

Например:

• «Я отстаю от коллег на работе и никогда не догоню».
• «Мне нужно говорить “да” всему, иначе я неудачник».
• «Если я пропущу дедлайн, это будет означать, что я потерпел неудачу».
• «Если я не буду хорошо работать, меня уволят».
• «Если я обращусь за помощью, меня сочтут неумелым лентяем».

2. Постараться увидеть на всю картину целиком 

Негативные мысли – это нормально. Однако если опираться лишь на них, можно прийти к депрессии. Важно увидеть не только отрицательные, но и положительные стороны конкретной ситуации. Для этого стоит ответить на следующие вопросы:

• Какие есть доказательства того, что моя негативная мысль единственно верная?
• Есть ли альтернативное объяснение ситуации? 
• Что самое худшее может со мной произойти? Как я могу справиться с этим?
• Если бы мой лучший друг оказался в такой же ситуации, что бы я ему сказал? 

Разберем ситуацию, как можно ответить на эти вопросы.

Основная негативная мысль: 

Я отстаю на работе и никогда никого не догоню.

Что подтверждает эту мысль:

• Я пропустил дедлайн.
• В конце недели мне нужно внести два проектных предложения.
• Я никогда раньше не писал проектное предложение и не знаю, как это сделать.
• У меня нет времени заниматься делами из-за встреч. 

Что опровергает мысль: 

• Последний дедлайн, который я пропустил, был более двух месяцев назад. 
• Мои коллеги раньше срывали сроки, и это было нормально. 
• В прошлом я был успешен на работе, даже если иногда чувствовал себя подавленным.
• Раньше мне удавалось осваивать новые навыки на работе. 
• Я могу обратиться за помощью по проектным предложениям. 
• Я могу попросить руководителя помочь мне делегировать задачи и расставить приоритеты. 
• Я могу перенести или отменить некоторые несущественные встречи на этой неделе. 
• Я не получил ни одного отрицательного отзыва о своей работе. 

Альтернативное объяснение:

Может быть, я оказываю на себя больше давления, чем должен. Ведь я хочу сделать все идеально. 

Худший итог:

Я продолжаю отставать. В конце концов меня увольняют. 

Как бы я справился с этим:

Мне удалось найти работу в прошлом, и я мог бы сделать это снова. 

Каков самый благоприятный исход:

На следующей неделе моя нагрузка станет меньше, и я смогу легко наверстать упущенное. 

Наиболее реалистичный результат: 

Мне нужно освоить новые навыки и попросить о помощи. Но со временем я буду чувствовать себя увереннее.

Что мне делать: 

• Сообщить руководителю, что я чувствую себя подавленным. Спросить, могу ли я отодвинуть пару дедлайнов, чтобы наверстать упущенное и освоить необходимые мне навыки. 
• Попросить помощи с проектными предложениями. 
• Расставить приоритеты в задачах и браться за самые важные в первую очередь. 
• По возможности делегировать задачи, которые не на 100 % зависят от меня.
• Перенести или отменить самые несущественные встречи на этой неделе. 

Если бы мой лучший друг оказался в такой же ситуации, я бы сказал ему:

У тебя есть силы и способности наверстать упущенное и овладеть навыками, которые помогут чувствовать себя уверенно на работе.

3. Действовать 

Шаги, которые вы предпримете, будут зависеть от вашей конкретной рабочей ситуации. Вот несколько распространенных способов избавиться от чувства перегруженности на работе: 

• Поговорить со своим менеджером 

Когда вы чувствуете себя подавленным, общение имеет ключевое значение. Честно расскажите о своей рабочей нагрузке. Сообщите, если вы отстаете и сроки сдачи нужно скорректировать. 

• Попросить о помощи или делегируйте полномочия

Просьба о помощи на самом деле является отличным способом наладить отношения с коллегами. При делегировании задачи обязательно предоставьте достаточно контекста, уточните приоритеты и сообщите максимум информации своему товарищу по команде. 

• Расставить приоритеты

Здесь вам поможет матрица Эйзенхауэра, которая делит задачи на 4 блока:

1. С высоким приоритетом.
2. Отложить на потом.
3. Делегировать.
4. Отказаться от выполнения.

• Разбивать большие задачи на маленькие

Если вас пугает большой проект, попробуйте разбить его на более мелкие задачи. Так будет легче увидеть, как эффективнее применить свои навыки. Кроме того, более доступные краткосрочные цели помогут вам легче приступать к работе и чувствовать удовлетворение от быстрых побед.

• Говорить «нет»

Отклонять запросы может быть сложно, но важно поддерживать разумную рабочую нагрузку. Будьте откровенны с заинтересованными сторонами в отношении ваших возможностей и попросите своего менеджера вмешаться и поддержать вас, если это необходимо. 

• Установить границы

Когда вы чувствуете, что не успеваете, возникает желание удвоить усилия и работать дольше, чтобы наверстать упущенное. Однако это может быстро привести к выгоранию и в долгосрочной перспективе стоить вам больше времени. Баланс работы и личной жизни необходим для перезарядки. 

• Сосредоточиться на чем-то одном

Бывает очень заманчиво работать в режиме многозадачности в надежде сделать больше за более короткий срок. Но многозадачность на самом деле больше тратит времени, чем экономит, поскольку вашему мозгу требуются значительные усилия для переключения между задачами. Вместо многозадачности сосредоточьтесь на какой-либо одной работе, разделите ее на этапы и установите сроки для каждого из них. Во время работы не забывайте делать короткие перерывы, чтобы перезарядиться. 

4. Позволить себе отдохнуть

Подавленность часто является признаком того, что вам нужно сделать паузу и сосредоточиться на себе. Ваше физическое и психическое здоровье всегда должно быть на первом месте. Поэтому найдите время, необходимое для перезарядки. Сделайте перерыв, займитесь дыхательной гимнастикой, прогуляйтесь на свежем воздухе или поговорите с другом. 

Даже если после этого шага вы все еще чувствуете себя обеспокоенным, это не значит, что вы плохо справляетесь с ситуацией. Вы делаете все, что нужно, чтобы решить проблему. А значит, вы не всегда будете находиться в таком состоянии, как сейчас. 

Как руководителю помочь сотруднику

Обнаружить, что сотрудник страдает от выгорания и переутомления, довольно неприятно даже для самого лояльного руководителя. Однако игнорировать это не следует – есть риск потерять ценный кадр. Что может сделать лидер команды в такой ситуации:

1. Выслушать

Важно позволить сотруднику высказаться о своей проблеме. Активное слушание означает не перебивать, слушать без осуждения и моделировать положительное невербальное поведение, например поддерживать зрительный контакт и кивать головой. Когда сотрудник высказался, следует повторить услышанное своими словами – это позволит определить, точно ли вы поняли друг друга.

2. Проявить сострадание

Чтобы сотрудник чувствовал себя менее одиноким, важно подтвердить его точку зрения. Можно поделиться личным опытом преодоления схожей ситуацией. Главное, чтобы сотрудник почувствовал себя вовлеченным, избавился от чувства одиночества и ненужности.

Кроме того, необходимо помнить, что состояние каждого сотрудника индивидуально. Не следует сравнивать одного человека с остальными коллегами. Лучше вникнуть в проблему и предоставить все необходимое для ее решения.

3. Предложить помощь

Справиться с рабочей нагрузкой можно несколькими способами. Например, помочь в расстановке приоритетов, перераспределить нагрузку, снять часть необязательных задач. Если сотруднику нужно получить новые навыки, можно предложить корпоративное обучение или назначить в помощники более опытного коллегу.

4. Четко определить обязанности

Когда сотрудник тратит половину рабочего дня на выяснение своих обязанностей, это негативно сказывается и на нем, и на проекте, в котором он участвует. Поэтому руководитель должен четко обозначить подчиненному его роль и круг задач для выполнения.

Например, в сервисе управления проектами Asana администратор системы может назначить зону ответственности в виде маркированного списка в карточке сотрудника. Этот список открыт для всех участников проекта, поэтому каждый знает, у кого какая компетенция.

5. Давать обратную связь

Когда сотрудники перегружены, они часто чувствуют, что терпят неудачу или плохо выполняют свою работу. Чтобы бороться с этим, следует привлечь внимание к их сильным сторонам и дать положительный фидбэк. Например, можно поделиться тем, как их уникальный вклад приносит пользу команде, выразить признательность за работу, перечислить конкретные достижения.

Заключение

Грамотное распределение рабочей нагрузки – один из важнейших факторов на пути к успешному завершению проекта. Отличным подспорьем в этом станет удобный, интуитивно понятный и многофункциональный инструмент для управления проектами. С его помощью сотрудникам не придется постоянно переключаться между несколькими приложениями в течение рабочего дня. Вся необходимая информация находится в одном месте – это означает меньше путаницы или потерянного времени и больше ясности для всей команды.