8 признаков того, что ваша команда неэффективно общается на удаленке

За последние полтора года удаленная работа стала такой же обыденностью, как и офисная. Тем не менее на удаленке иногда возникают проблемы, например с коммуникацией в команде. Решение простых вопросов, которое в офисе заняло бы пару минут, растягивается на несколько часов видеозвонков, сообщений и задач в таск-менеджерах.

Это сильно влияет и на самих работников: по данным HubSpot, 29 % опрошенных работников считают, что отсутствие полноценного общения с коллегами – самая большая проблема удаленки.

Если у сотрудников есть трудности с коммуникацией, важно вовремя их заметить. Вот 8 признаков того, что у вашей команды проблемы с выстраиванием связей. 

1. Слишком много созвонов

Долгие и пустые созвоны – бич удаленной работы. Как показывает практика, для рядовых сотрудников достаточно одного созвона в день с руководителем и коллегами из отдела, а также одного созвона в неделю со всей командой. О многих моментах можно просто написать. Прежде чем назначить встречу, подумайте, не потратите ли вы время зря.

Также для звонков стоит установить лимит по времени: это не позволит рабочей встрече превратиться в нудное шестичасовое переливание из пустого в порожнее. Чтобы созвоны были продуктивными, они должны иметь четкую структуру, а повестка дня не даст отклоняться от темы. Постарайтесь отправлять повестку до собрания, чтобы сотрудники могли подготовиться.

Общие созвоны команды – основной инструмент коммуникации на удаленке. Постарайтесь не превращать их в многочасовые заседания

2. Члены команды не участвуют в беседе во время созвона

Наверняка вы замечали, что на созвонах в основном говорят одни и те же люди, а другие преимущественно молчат. Это может быть признаком плохого общения в команде. Вероятно, кто-то из сотрудников чувствует себя некомфортно из-за того, что его перебили, или не может найти подходящий момент, чтобы вступить в дискуссию. Следует поговорить с ним об этом и выяснить, в чем дело. С другой стороны, важно помнить, что некоторые люди по своей природе немногословны, и их молчаливость не является проблемой. 

Как вариант улучшения данной ситуации – круговой опрос на встрече: спокойно высказаться сможет каждый участник.

3. Ваши работники не сотрудничают друг с другом 

Как руководитель проекта вы можете отслеживать взаимодействие между коллегами. Сотрудничают ли они друг с другом или выполняют работу самостоятельно, а общие вопросы решают через вас? Отсутствие коммуникаций может означать как низкий уровень вовлеченности людей в командную работу (это исправляется тимбилдингом), так и отсутствие адекватного рабочего пространства. 

Важно подобрать такой сервис, чтобы он был интуитивно понятным и удобным как для вертикального (начальник – сотрудник), так и для горизонтального (сотрудник – сотрудник) общения. 

Например, в Asana задачи могут добавлять и редактировать не только руководители, но и сами сотрудники: это сильно упрощает взаимодействие. Вместо того чтобы писать на электронную почту с какой-либо просьбой, ваш работник может просто поставить коллеге задачу, не отвлекаясь на долгие переписки. Кроме того, интеграция со множеством сервисов еще больше повысит эффективность сотрудничества.

4. Команда общается исключительно о работе

Само собой, в рабочем чате должна обсуждаться в первую очередь работа – но все-таки немного неформального общения не помешает. Если ваши сотрудники в течение дня не перекидываются шутками или не общаются на отвлеченные темы, это может быть признаком плохой коммуникаций внутри команды. Конечно, не стоит забывать, что все люди разные, и кому-то попросту неохота в рабочее время говорить на личные темы.

В качестве компромисса можно создать в рабочем пространстве чат-флудилку: он позволит работникам делиться радостными моментами и обсуждать наболевшее. Так они почувствуют себя не безликими винтиками в машине, а членами слаженной команды.

5. Во время конфликтов к вам обращаются слишком часто или очень редко

Если сотрудники по несколько раз в неделю обращаются к вам с просьбой разрешить их разногласия, скорее всего, они никак не могут наладить общение между собой: или не слышат друг друга, или не хотят прийти к компромиссу. С другой стороны, если вы наблюдаете конфликты между коллегами, но никто из них не привлекает вас как третью сторону, это может означать, что сотрудники вам не доверяют. 

Оба случая – явный признак неэффективной коммуникации. Чтобы решить проблему, можно собрать встречу с участниками конфликта и обсудить ситуацию в спокойной обстановке: метод «просто поговорить» очень хорошо работает. Если же конфликт разгорается, можно применить другую тактику, о которой мы писали в этой статье.

6. Не установлены нормы общения

Даже если в вашей команде принят неформальный и дружеский формат общения, определенные нормы и правила поведения все же должны соблюдаться. 

Это касается не только лексики и сетевого этикета, но и многих других моментов. Например, у всех могут быть определены четкие часы работы и перерывов. Их можно занести в единый календарь, а если рабочее пространство позволяет – указывать в текущих статусах, например «На связи», «Не беспокоить», «Перерыв». Так каждый сможет увидеть, доступен ли сейчас нужный ему человек.

Еще одна полезная фишка – документ «Как со мной работать», или «Инструкция по работе со мной». В таком файле каждый сотрудник описывает свои навыки, привычки и особенности в работе: сильные и слабые стороны, часы наивысшей эффективности (жаворонок или сова), предпочитаемый стиль общения и т. д.

Есть два варианта использования таких инструкций. Первый: инструкции есть только у менеджера, который с их помощью сможет эффективно распределить задачи, например, поставить на групповой проект людей с одинаковыми предпочтениями в работе. Во втором варианте документы «Как со мной работать» сотрудники загружают в общее рабочее пространство, чтобы каждый мог ознакомиться с ними. Это удобно в небольших коллективах, когда действительно есть возможность узнать и учитывать особенности товарищей по команде.

7. Люди в вашей команде не ценят друг друга

Установление дружеских или как минимум приятельских связей имеет первостепенное значение для общения. Само собой, ваши сотрудники не обязаны становиться лучшими друзьями, но такие банальные вещи, как поздравления с днем рождения, могут сильно поднять общее настроение в команде. 

Будучи руководителем вы можете отслеживать праздники и отправлять поздравительные открытки. Как вариант – просто настроить автоматическую рассылку (но лучше все-таки делать это лично и искренне).

Попробуйте искренне поздравить своих сотрудников с Новым Годом – и вы увидите, что команда станет чуточку ближе друг к другу

Кроме того, постарайтесь почаще говорить «спасибо». Выражение благодарности – отличный способ восстановить силы и создать безопасное пространство в своей команде.

8. Менеджеры переделывают работу членов команды

Чаще всего руководители переделывают работу подчиненных потому, что переделать проще, чем объяснить, где была ошибка. Но единственный способ избежать этой проблемы – общаться, общаться и еще раз общаться. Иначе сотрудник попросту не узнает, что делает что-то плохо, и не исправится. 

Неплохим вариантом станет все та же работа над ошибками – но уже вдвоем. 

Подведем итоги

К перечисленным выше «звоночкам» можно также добавить высокий уровень текучести кадров в команде. 

Если вы наблюдаете только некоторые из указанных выше признаков, не спешите делать печальные выводы: вероятно, дело в особенностях ваших сотрудников. Однако если ярко проявляются сразу большое количество, стоит принять меры. Это сэкономит время, силы и нервы как вам, так и вашим сотрудникам.