Как обновленные шаблоны Asana упрощают рабочие процессы и экономят время сотрудников

Независимо от направления своей деятельности, все компании задействуют одни и те же бизнес-процессы: разрабатывают новые продукты, получают обратную связь от клиентов, нанимают новых сотрудников и прочее. В таких случаях готовые шаблоны экономят время и позволяют быстро создать согласованную стартовую точку каждого процесса. 

Одним из популярных инструментов визуализации бизнес-процессов сегодня является платформа Asana. В 2022 году разработчики значительно расширили возможности продукта – в рабочую среду добавились новые шаблоны, которые можно применить практически к любому проекту: от разработки и ведения творческого проекта до клиентской поддержки. Рассказываем, как работают обновленные опции. 

Что такое шаблоны проектов Asana

Когда вы создаете канбан-доску в Asana, вам не нужно заполнять ее с нуля. Достаточно применить шаблон, который включает в себя все необходимые разделы для работы команды. По сути, шаблон – это конструктор из готовых блоков, который позволяет стандартизировать рабочие процессы. При этом каждый шаблон можно настроить под конкретные задачи проекта.

Пользоваться обновленными шаблонами могут следующие подразделения:

• маркетинг;
• операционный отдел;
• дизайн;
• разработка продуктов;
• продажи;
• сопровождение клиентов;
• инженерный отдел;
• IT;
• отдел кадров.

Отдельный шаблон позволяет управлять кроссфункциональными проектами, в которых задействованы несколько подразделений. 

Библиотека шаблонов в Asana – это фактически архив интеллектуальных достижений. При разработке готовых шаблонов разработчики Asana использовали наработки ведущих предприятий мира. При этом каждая компания может добавлять свои уникальные рабочие процессы, сочетая глобальный и индивидуальный опыт ведения проектов.

Рассмотрим на нескольких примерах, как применять обновленные шаблоны в Asana.

Шаблоны для творческих компаний

Представим компанию, которая занимается производством мультимедийного контента. Основная масса проектов находится в ведении отделов дизайна, монтажа и пост-продакшена. При этом каждый месяц компания разрабатывает креативные сайты, рекламные ролики, презентации, контент для блогеров и так далее.

При традиционном методе управления проектами команды ведут творческие процессы с помощью электронных таблиц и email. Но такие решения не позволяют четко отслеживать компоненты каждого проекта – от ответственных лиц до сроков старта и запуска. 

Оптимизировать все многообразие творческих проектов помогут шаблоны из раздела «Дизайн». Здесь командам доступны следующие опции:

• запросы на творческую работу;
• исследование среди пользователей;
• шаблоны для дизайнеров;
• план дизайнерского проекта;
• планирование целей и задач группы;
• веб-дизайн;
• веб-разработка;
• процесс запроса предложения;
• работа с агентствами;
• ежедневные совещания «на ходу»;
• отзывы и согласования по творческим материалам;
• план тестирования удобства использования.

Например, команда получает заказ на разработку сайта. С помощью шаблона она заполняет заявку, прикладывает к нему техническое задание, создает план проекта, назначает ответственных, тестирует готовый продукт и собирает по нему обратную связь от заказчика. И все это – в единой визуальной среде.

Шаблоны для проведения маркетинговых кампаний

При разработке и ведении рекламных кампаний отделы маркетинга должны быстро реагировать на постоянно меняющиеся требования целевой аудитории. В этом помогут шаблоны из раздела «Маркетинг». С их помощью команды могут планировать и управлять мероприятиями по продвижению продукта – от создания проекта до его реализации. 

Какие шаблоны доступны маркетологам:

• редакционный календарь;
• запросы на творческую работу;
• запуск кампании по маркетингу продуктов;
• календарь публикаций в соцсетях;
• план проекта маркетинга;
• план продвижения мероприятия;
• планирование мероприятий;
• планирование целей и задач группы;
• веб-дизайн;
• веб-разработка;
• процесс запроса предложения;
• работа с агентствами;
• ежедневные совещания «на ходу»;
• план маркетинговой кампании;
• маркетинговая стратегия.

Допустим, производитель детского питания планирует запустить новую продуктовую линейку. С помощью шаблонов команда отдела маркетинга создает план продвижения проекта, составляет бюджет, подключает интеграции почтовых приложения для взаимодействия с поставщиками, назначает график периодических совещаний. При этом руководитель отдела отслеживает ход кампании в реальном времени, за счет чего может своевременно корректировать тот или иной этап без ущерба для качества.

Шаблоны для найма сотрудников

На крупных предприятиях HR-отделы должны контролировать найм сотрудников для нескольких десятков департаментов. При этом нужно разработать анкеты, продумать сценарии собеседования, контролировать адаптацию новичков и многое другое. Шаблоны «Отдела кадров» помогут контролировать все HR-процессы так, чтобы четко знать, на каком этапе находится каждый кандидат.

Здесь доступны следующие шаблоны:

• адаптация новых сотрудников;
• заявки на работы;
• общее собрание компании;
• отслеживание работы с кандидатами;
• план проекта по работе с кадрами;
• планирование целей и задач группы;
• процесс запроса предложения;
• ежедневные совещания «на ходу»;
• цели и задачи компании;
• повестка конференции;
• запросы технических ресурсов;
• вопросы для собеседования.

С помощью шаблонов сотрудники HR могут оперативно заполнять вакансии, четко соблюдая план по найму. При этом в единой среде Asana отдел кадров отслеживает, какие действия выполняют конкретные сотрудники – от подачи заявки на трудоустройство до завершения периода адаптации.

Шаблоны для работы с клиентами

Обратная связь от клиентов позволяет оперативно улучшать продукт, соблюдать план по прибыли и планировать новые запуски в долгосрочной перспективе. Не допустить разрозненности в работе с аудиторией помогут шаблоны раздела «Сопровождения клиентов»:

• контрольный список действий по новым сотрудникам для руководителей;
• обратная связь от клиентов;
• отслеживание клиентов;
• планирование целей и задач группы;
• повестка совещания;
• повестка совещания по квартальному обзору результатов деятельности;
• подготовка рекомендаций;
• предпродажная поддержка сделки;
• цели и задачи компании.

С помощью шаблонов отделы по работе с клиентами могут собирать типовые сведения и задавать приоритеты по их обработке. Шаблоны Asana позволяют не только централизованно накапливать клиентские отзывы, предложения и рекомендации, но и превращать их в конкретные задачи для отделов разработки и качества продукта.

Заключение

Таким образом, шаблоны Asana становятся эффективным инструментом повышения производительности. С их помощью команды любого размера могут работать более продуктивно, отслеживая каждый процесс с минимальными усилиями. В конечном итоге шаблоны помогают экономить время и бюджет предприятия, позволяют максимально сосредоточиться на выполнении бизнес-плана и увеличении прибыли.