Как обновленные шаблоны Asana упрощают рабочие процессы и экономят время сотрудников
Независимо от направления своей деятельности, все компании задействуют одни и те же бизнес-процессы: разрабатывают новые продукты, получают обратную связь от клиентов, нанимают новых сотрудников и прочее. В таких случаях готовые шаблоны экономят время и позволяют быстро создать согласованную стартовую точку каждого процесса.
Одним из популярных инструментов визуализации бизнес-процессов сегодня является платформа Asana. В 2022 году разработчики значительно расширили возможности продукта – в рабочую среду добавились новые шаблоны, которые можно применить практически к любому проекту: от разработки и ведения творческого проекта до клиентской поддержки. Рассказываем, как работают обновленные опции.
Что такое шаблоны проектов Asana
Когда вы создаете канбан-доску в Asana, вам не нужно заполнять ее с нуля. Достаточно применить шаблон, который включает в себя все необходимые разделы для работы команды. По сути, шаблон – это конструктор из готовых блоков, который позволяет стандартизировать рабочие процессы. При этом каждый шаблон можно настроить под конкретные задачи проекта.
Пользоваться обновленными шаблонами могут следующие подразделения:
- маркетинг;
- операционный отдел;
- дизайн;
- разработка продуктов;
- продажи;
- сопровождение клиентов;
- инженерный отдел;
- IT;
- отдел кадров.
Отдельный шаблон позволяет управлять кроссфункциональными проектами, в которых задействованы несколько подразделений.
Библиотека шаблонов в Asana – это фактически архив интеллектуальных достижений. При разработке готовых шаблонов разработчики Asana использовали наработки ведущих предприятий мира. При этом каждая компания может добавлять свои уникальные рабочие процессы, сочетая глобальный и индивидуальный опыт ведения проектов.
Рассмотрим на нескольких примерах, как применять обновленные шаблоны в Asana.
Шаблоны для творческих компаний
Представим компанию, которая занимается производством мультимедийного контента. Основная масса проектов находится в ведении отделов дизайна, монтажа и пост-продакшена. При этом каждый месяц компания разрабатывает креативные сайты, рекламные ролики, презентации, контент для блогеров и так далее.
При традиционном методе управления проектами команды ведут творческие процессы с помощью электронных таблиц и email. Но такие решения не позволяют четко отслеживать компоненты каждого проекта – от ответственных лиц до сроков старта и запуска.
Оптимизировать все многообразие творческих проектов помогут шаблоны из раздела «Дизайн». Здесь командам доступны следующие опции:
- запросы на творческую работу;
- исследование среди пользователей;
- шаблоны для дизайнеров;
- план дизайнерского проекта;
- планирование целей и задач группы;
- веб-дизайн;
- веб-разработка;
- процесс запроса предложения;
- работа с агентствами;
- ежедневные совещания «на ходу»;
- отзывы и согласования по творческим материалам;
- план тестирования удобства использования.
Например, команда получает заказ на разработку сайта. С помощью шаблона она заполняет заявку, прикладывает к нему техническое задание, создает план проекта, назначает ответственных, тестирует готовый продукт и собирает по нему обратную связь от заказчика. И все это – в единой визуальной среде.
Шаблоны для проведения маркетинговых кампаний
При разработке и ведении рекламных кампаний отделы маркетинга должны быстро реагировать на постоянно меняющиеся требования целевой аудитории. В этом помогут шаблоны из раздела «Маркетинг». С их помощью команды могут планировать и управлять мероприятиями по продвижению продукта – от создания проекта до его реализации.
Какие шаблоны доступны маркетологам:
- редакционный календарь;
- запросы на творческую работу;
- запуск кампании по маркетингу продуктов;
- календарь публикаций в соцсетях;
- план проекта маркетинга;
- план продвижения мероприятия;
- планирование мероприятий;
- планирование целей и задач группы;
- веб-дизайн;
- веб-разработка;
- процесс запроса предложения;
- работа с агентствами;
- ежедневные совещания «на ходу»;
- план маркетинговой кампании;
- маркетинговая стратегия.
Допустим, производитель детского питания планирует запустить новую продуктовую линейку. С помощью шаблонов команда отдела маркетинга создает план продвижения проекта, составляет бюджет, подключает интеграции почтовых приложения для взаимодействия с поставщиками, назначает график периодических совещаний. При этом руководитель отдела отслеживает ход кампании в реальном времени, за счет чего может своевременно корректировать тот или иной этап без ущерба для качества.
Шаблоны для найма сотрудников
На крупных предприятиях HR-отделы должны контролировать найм сотрудников для нескольких десятков департаментов. При этом нужно разработать анкеты, продумать сценарии собеседования, контролировать адаптацию новичков и многое другое. Шаблоны «Отдела кадров» помогут контролировать все HR-процессы так, чтобы четко знать, на каком этапе находится каждый кандидат.
Здесь доступны следующие шаблоны:
- адаптация новых сотрудников;
- заявки на работы;
- общее собрание компании;
- отслеживание работы с кандидатами;
- план проекта по работе с кадрами;
- планирование целей и задач группы;
- процесс запроса предложения;
- ежедневные совещания «на ходу»;
- цели и задачи компании;
- повестка конференции;
- запросы технических ресурсов;
- вопросы для собеседования.
С помощью шаблонов сотрудники HR могут оперативно заполнять вакансии, четко соблюдая план по найму. При этом в единой среде Asana отдел кадров отслеживает, какие действия выполняют конкретные сотрудники – от подачи заявки на трудоустройство до завершения периода адаптации.
Шаблоны для работы с клиентами
Обратная связь от клиентов позволяет оперативно улучшать продукт, соблюдать план по прибыли и планировать новые запуски в долгосрочной перспективе. Не допустить разрозненности в работе с аудиторией помогут шаблоны раздела «Сопровождения клиентов»:
- контрольный список действий по новым сотрудникам для руководителей;
- обратная связь от клиентов;
- отслеживание клиентов;
- планирование целей и задач группы;
- повестка совещания;
- повестка совещания по квартальному обзору результатов деятельности;
- подготовка рекомендаций;
- предпродажная поддержка сделки;
- цели и задачи компании.
С помощью шаблонов отделы по работе с клиентами могут собирать типовые сведения и задавать приоритеты по их обработке. Шаблоны Asana позволяют не только централизованно накапливать клиентские отзывы, предложения и рекомендации, но и превращать их в конкретные задачи для отделов разработки и качества продукта.
Заключение
Таким образом, шаблоны Asana становятся эффективным инструментом повышения производительности. С их помощью команды любого размера могут работать более продуктивно, отслеживая каждый процесс с минимальными усилиями. В конечном итоге шаблоны помогают экономить время и бюджет предприятия, позволяют максимально сосредоточиться на выполнении бизнес-плана и увеличении прибыли.