Как обновленные шаблоны Asana упрощают рабочие процессы и экономят время сотрудников

Независимо от направления своей деятельности, все компании задействуют одни и те же бизнес-процессы: разрабатывают новые продукты, получают обратную связь от клиентов, нанимают новых сотрудников и прочее. В таких случаях готовые шаблоны экономят время и позволяют быстро создать согласованную стартовую точку каждого процесса. 

Одним из популярных инструментов визуализации бизнес-процессов сегодня является платформа Asana. В 2022 году разработчики значительно расширили возможности продукта – в рабочую среду добавились новые шаблоны, которые можно применить практически к любому проекту: от разработки и ведения творческого проекта до клиентской поддержки. Рассказываем, как работают обновленные опции. 

Что такое шаблоны проектов Asana

Пример воронки продаж, созданной с помощью шаблонов Asana

Когда вы создаете канбан-доску в Asana, вам не нужно заполнять ее с нуля. Достаточно применить шаблон, который включает в себя все необходимые разделы для работы команды. По сути, шаблон – это конструктор из готовых блоков, который позволяет стандартизировать рабочие процессы. При этом каждый шаблон можно настроить под конкретные задачи проекта.

Пользоваться обновленными шаблонами могут следующие подразделения:

  • маркетинг;
  • операционный отдел;
  • дизайн;
  • разработка продуктов;
  • продажи;
  • сопровождение клиентов;
  • инженерный отдел;
  • IT;
  • отдел кадров.

Отдельный шаблон позволяет управлять кроссфункциональными проектами, в которых задействованы несколько подразделений. 

Библиотека шаблонов в Asana – это фактически архив интеллектуальных достижений. При разработке готовых шаблонов разработчики Asana использовали наработки ведущих предприятий мира. При этом каждая компания может добавлять свои уникальные рабочие процессы, сочетая глобальный и индивидуальный опыт ведения проектов.

Рассмотрим на нескольких примерах, как применять обновленные шаблоны в Asana.

Шаблоны для творческих компаний

Шаблон Asana для креативной студии

Представим компанию, которая занимается производством мультимедийного контента. Основная масса проектов находится в ведении отделов дизайна, монтажа и пост-продакшена. При этом каждый месяц компания разрабатывает креативные сайты, рекламные ролики, презентации, контент для блогеров и так далее.

При традиционном методе управления проектами команды ведут творческие процессы с помощью электронных таблиц и email. Но такие решения не позволяют четко отслеживать компоненты каждого проекта – от ответственных лиц до сроков старта и запуска. 

Оптимизировать все многообразие творческих проектов помогут шаблоны из раздела «Дизайн». Здесь командам доступны следующие опции:

  • запросы на творческую работу;
  • исследование среди пользователей;
  • шаблоны для дизайнеров;
  • план дизайнерского проекта;
  • планирование целей и задач группы;
  • веб-дизайн;
  • веб-разработка;
  • процесс запроса предложения;
  • работа с агентствами;
  • ежедневные совещания «на ходу»;
  • отзывы и согласования по творческим материалам;
  • план тестирования удобства использования.

Например, команда получает заказ на разработку сайта. С помощью шаблона она заполняет заявку, прикладывает к нему техническое задание, создает план проекта, назначает ответственных, тестирует готовый продукт и собирает по нему обратную связь от заказчика. И все это – в единой визуальной среде.

Шаблоны для проведения маркетинговых кампаний

Шаблон для маркетинговой кампании
Управление рекламной кампанией в Asana

При разработке и ведении рекламных кампаний отделы маркетинга должны быстро реагировать на постоянно меняющиеся требования целевой аудитории. В этом помогут шаблоны из раздела «Маркетинг». С их помощью команды могут планировать и управлять мероприятиями по продвижению продукта – от создания проекта до его реализации. 

Какие шаблоны доступны маркетологам:

  • редакционный календарь;
  • запросы на творческую работу;
  • запуск кампании по маркетингу продуктов;
  • календарь публикаций в соцсетях;
  • план проекта маркетинга;
  • план продвижения мероприятия;
  • планирование мероприятий;
  • планирование целей и задач группы;
  • веб-дизайн;
  • веб-разработка;
  • процесс запроса предложения;
  • работа с агентствами;
  • ежедневные совещания «на ходу»;
  • план маркетинговой кампании;
  • маркетинговая стратегия.

Допустим, производитель детского питания планирует запустить новую продуктовую линейку. С помощью шаблонов команда отдела маркетинга создает план продвижения проекта, составляет бюджет, подключает интеграции почтовых приложения для взаимодействия с поставщиками, назначает график периодических совещаний. При этом руководитель отдела отслеживает ход кампании в реальном времени, за счет чего может своевременно корректировать тот или иной этап без ущерба для качества.

Шаблоны для найма сотрудников

Шаблоны Asana для HR
Шаблоны Asana в разы упрощают работу HR-департамента

На крупных предприятиях HR-отделы должны контролировать найм сотрудников для нескольких десятков департаментов. При этом нужно разработать анкеты, продумать сценарии собеседования, контролировать адаптацию новичков и многое другое. Шаблоны «Отдела кадров» помогут контролировать все HR-процессы так, чтобы четко знать, на каком этапе находится каждый кандидат.

Здесь доступны следующие шаблоны:

  • адаптация новых сотрудников;
  • заявки на работы;
  • общее собрание компании;
  • отслеживание работы с кандидатами;
  • план проекта по работе с кадрами;
  • планирование целей и задач группы;
  • процесс запроса предложения;
  • ежедневные совещания «на ходу»;
  • цели и задачи компании;
  • повестка конференции;
  • запросы технических ресурсов;
  • вопросы для собеседования.

С помощью шаблонов сотрудники HR могут оперативно заполнять вакансии, четко соблюдая план по найму. При этом в единой среде Asana отдел кадров отслеживает, какие действия выполняют конкретные сотрудники – от подачи заявки на трудоустройство до завершения периода адаптации.

Шаблоны для работы с клиентами

Шаблон работы с клиентами
С помощью Asana все клиентские отзывы хранятся и обрабатываются в единой среде

Обратная связь от клиентов позволяет оперативно улучшать продукт, соблюдать план по прибыли и планировать новые запуски в долгосрочной перспективе. Не допустить разрозненности в работе с аудиторией помогут шаблоны раздела «Сопровождения клиентов»:

  • контрольный список действий по новым сотрудникам для руководителей;
  • обратная связь от клиентов;
  • отслеживание клиентов;
  • планирование целей и задач группы;
  • повестка совещания;
  • повестка совещания по квартальному обзору результатов деятельности;
  • подготовка рекомендаций;
  • предпродажная поддержка сделки;
  • цели и задачи компании.

С помощью шаблонов отделы по работе с клиентами могут собирать типовые сведения и задавать приоритеты по их обработке. Шаблоны Asana позволяют не только централизованно накапливать клиентские отзывы, предложения и рекомендации, но и превращать их в конкретные задачи для отделов разработки и качества продукта.

Заключение

Таким образом, шаблоны Asana становятся эффективным инструментом повышения производительности. С их помощью команды любого размера могут работать более продуктивно, отслеживая каждый процесс с минимальными усилиями. В конечном итоге шаблоны помогают экономить время и бюджет предприятия, позволяют максимально сосредоточиться на выполнении бизнес-плана и увеличении прибыли.