Новые опции Asana: что нас порадовало в 2022 году и что мы активно планируем использовать в 2023-м

Платформа Asana постоянно пополняется новыми функциями. Это значительно отличает ее от многих конкурентов с более тяжеловесными инструментами, которые сложнее адаптировать под потребности пользователей.

Разработчики Asana не только регулярно собирают обратную связь от пользователей сервиса, но и своевременно реагируют на нее. При этом таск-трекер учитывает тренды в управлении проектами. 

В 2022 в Asana появилось множество опций. Какими-то активно пользовались мы сами, какие-то особенно полюбили наши клиенты. Рассказываем о главных обновлениях 2022 года, которыми мы активно продолжим пользоваться в 2023-м. 

Тайм-трекинг

Тайм-трекер Asana позволяет автоматизировать учет рабочего времени как отдельного сотрудника, так и всего отдела

Ранее для учета рабочего времени в Asana была предусмотрена мощная интеграция с сервисом Everhour. Она позволяла отслеживать время, которое каждый участник команды затрачивает на ту или иную задачу. При этом синхронизация проектов происходила автоматически. Когда вы добавляли новый проект в Asana, он сразу попадал в Everhour. Также тайм-трекер сам обновлял все изменения в задачах.

В конце 2022 года в Asana внедрили собственный инструмент для тайм-трекинга. Он находится в разделе «Настройки» в правом верхнем углу на странице проекта.

Какие опции доступны в тайм-трекере:

  • Учет расчетного и фактического времени.
  • Время для каждого исполнителя.
  • Время для группы сотрудников, работающих по проекту.
  • Фактическое время по секциям задачи — если нужно учитывать работу поэтапно.
  • Учет времени по подразделениям компании.
  • Значения времени по задаче и ее подзадачам.
  • Поддержка шаблонов для отслеживания времени — вы можете один раз настроить расчетное и фактическое время, после чего переносить этот шаблон на другие проекты.
  • Импорт и экспорт отчетов по тайм-трекингу в формате CSV.

Просмотр проекта

Эту функцию особенно оценили наши клиенты, которым необходимо показывать заказчикам статус проектов в Asana. Опция реализована в виде ссылок доступа к общедоступному проекту. При этом проект можно отобразить с помощью разных визуализаций: хронологии, списком, календарем или доской с задачами. Что особенно важно, каждое представление отображает актуальное состояние проекта в реальном времени.

Как получить ссылку:

  • Нажать иконку «Создать» в хронологии проекта.
  • Выбрать пункт «Копировать ссылку» — появится индикатор активной ссылки.
  • Выбрать действие: просмотр, поделиться, деактивировать.

Обратите внимание: поделиться ссылкой просмотра вы можете даже с теми пользователями, которые не являются пользователями Asana.

Правила

С помощью правил вы легко автоматизируете рутинные и повторяющиеся задачи. Для этого нужно установить триггер, например срок выполнения задачи, после чего правило автоматически запускает действие.

В 2022 году в Asana добавили большое количество таких правил, которые теперь можно использовать даже в подзадачах. Эта опция доступна пользователям версий Enterprise и Business. 

Кроме того, разработчики добавили опцию редактирования правил. Например, если руководитель команды установил автоматические действия, он может включить запрет на их изменения для своих подчиненных. Нужно, чтобы менеджеры смогли настроить правило для себя? Для этого достаточно включить разрешение.

Мы в Swedbyte активно используем интеграцию Gmail и Asana. С ее помощью совершать действия с задачами можно прямо из почтового сервиса. При этом созданные в Gmail задачи можно так же запускать с помощью правил.

Видеосообщения и видеокомментарии

В 2022 году в Asana появилась удобная интеграция с видеосервисом Vimeo. Теперь вам не нужно создавать длинные и подробные описания задач или созывать сотрудников на совещание для ознакомления с проектом. Достаточно подготовить короткое видео и прикрепить его к таску. При этом в ролике можно записать не только говорящего, но и его экран.

В чем преимущества такой опции:

  • Живая и эмоциональная речь лучше доносит суть информации до пользователей, чем сухое текстовое описание.
  • В ролике можно отобразить актуальную информацию о работе над продуктом — его дизайн, функции, варианты использования.
  • Видеосообщения можно использовать для личного приветствия новых сотрудников — это позволит их расположить к компании с самого старта адаптации. 

Галерея шаблонов проектов и настраиваемые шаблоны

На скриншоте — пример шаблона для адаптации сотрудников, которым пользуются в HR-отделе

Шаблоны — один из самых популярных инструментов для автоматизации в Asana. В 2022 году разработчики платформы значительно расширили галерею готовых шаблонов, а также предусмотрели еще более удобные опции для их создания и настройки. 

С помощью шаблонов вы можете настроить и адаптировать под задачи вашей компании любые рабочие процессы — планирование проекта, творческое производство, адаптацию сотрудников, разработку ПО, agile-методики и многое другое.

Как создать шаблон в Asana:

  1. Создать новый проект — можно продублировать уже готовый и очистить его содержимое.
  2. Установить порядок регулярных задач.
  3. Настроить для них атрибуты — сроки, ответственных, файлы для работы.
  4. Нажать на пункт «Преобразовать в шаблон». 

Далее при создании проекта вам останется добавить созданный шаблон кнопкой «+» на панели управления.

Обновленные формы

Команды Swedbyte активно использует формы для самых разнообразных целей: от сбора информации о предпочтениях коллег при выборе меню для корпоратива до маркетинговых исследований. Подключить форму можно к любому проекту в Asana — она будет отображаться как новая задача в проекте, с которым она связана.

В 2022 году разработчики Asana сделали опцию форм еще удобнее. Теперь, если сотрудник заполняет форму, система автоматически добавляет его в список тех, кто может отслеживать ее статус. Например, человек через форму заполняет запрос на отпуск. Ему не нужно постоянно обращаться к ней, чтобы проверить подтверждение — любые изменения с формой отображаются в его аккаунте Asana.

Заключение

Swedbyte — единственный в России партнер Asana с наивысшим статусом Elite Solutions Partner. Мы будем рады помочь вашей команде повысить продуктивность и проконсультируем по всему многообразию опций, которые предусмотрены в этом сервисе для управления проектами.

Tags:

Здорово, что вы решили
связаться с нами!

    Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «Сведбайт».