Новые способы работы с файлами Microsoft Office на Google Диске

Google Диск помогает хранить данные и предоставлять доступ к файлам в облаке так, что вы можете безопасно взаимодействовать с командой и клиентами из любой точки мира. Очевидно, что сотрудники должны иметь возможность работать со всеми типами файлов и инструментов. Поэтому Google делает возможным комментирование различных типов файлов, включая файлы Microsoft Office, файлы в формате PDF и изображения, не конвертируя их предварительно в Google Документы, Таблицы или Презентации.

При ведении важных переговоров, взаимодействии с разными компаниями, работе с клиентами или поставщиками вполне вероятно что вы будете иметь дело с файлами различного формата. С данным обновлением вы сможете оставлять комментарии к файлам на Диске таким же образом, как в Google Документах. В Drive preview pane комментируйте, назначайте задачи, упоминайте коллег и те, с кем вы работаете, смогут ответить, даже если они не используют G Suite. Давайте представим, что ваша коллега открывает файлы на своем ноутбуке с системой Windows с помощью MS Word – она не только увидит ваш комментарий, но и сможет ответить.

Комментируя в Drive preview не нужно использовать другие инструменты. Просто откройте файлы в MS Word, Excel или PowerPoint с помощью Drive preview и оставьте комментарий, а затем возвращайтесь к работе.

AODocs, компания, занимающаяся внедрением решений для управления документацией и автоматизации бизнес-процессов, протестировала новую функцию комментирования файлов на Google Диске. AODocs часто имеет дело с различными лицензионными ПО.

«Мы часто используем функцию комментирования в Google Документах и Слайдах при подготовке технических требований, работе с предложениями по проектам и разработке рекламных материалов», говорит Стефан Донзе, главный исполнительный директор и основатель AODocs. «С функцией комментирования, доступной с помощью Drive Preview мы сможем работать над процессами вместе, просматривая и проверяя файлы Microsoft Office, PDF-файлы и изображения».

Возможность оставлять комментарии с помощью Drive preview mode — лишь один из примеров интеграции G Suite и Microsoft Office. Можно также использовать Drive plug-in для Outlook – он поможет прикрепить файлы, которые хранятся на Google Диске в сообщения для отправки из Outlook и сохранить вложения из писем в Outlook на Google Диске. Больше информации о том, как установить плагин Google Диска для Microsoft Office доступно в Центре поддержки.

Наконец, возможно конвертировать файлы Microsoft Office в Google Документы, Таблицы или Презентации. Для этого кликните Файл > Скачать как и выберите необходимый тип файла. Возможно вносить правки в файлы Microsoft не конвертируя их с помощью Office Compatibility Mode (OCM).

С G Suite можно работать в комфортном для вас формате.

Дополнительная информация для администраторов G Suite

Google также изменил настройки для пользователей с правом доступа «Просмотр» файлов MS Office. Это делает Google Диск еще ближе к Microsoft Office и другими популярными приложениями. Что же изменилось?

• Пользователи с правами просмотра файлов  MS Office теперь смогут увидеть комментарии, добавленные после выхода данного обновления, но  не смогут ответить на комментарии или создать новые.
• Файлы MS Office с комментариями, добавленными до выхода обновления (работающие по API Google Диска или с устаревшей версией) не будут затронуты.
• Комментарии, инструкции и правки в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Рисунках будут по-прежнему оставаться невидимыми для пользователей с правом  доступа «Просмотр».

Помимо комментирования и ответа на комментарий при просмотре файла с помощью Google Drive Preview, пользователи смогут создавать новые, встроенные, комментарии, следующим образом:

• Нарисуйте прямоугольник в PDF-файле, файле MS PowerPoint (.pptx) или изображении и оставьте комментарий.
• Выберите предложение в MS Office Word (.docx) или PowerPoint (.pptx) или файл PDF и оставьте комментарий (аналогично комментариям в Документах Google).
• Выберите ячейку в файле MS Office Excel (.xlsx) и оставьте комментарий.

Данная функция также поддерживает импорт и экспорт комментариев в основной файл для определенных форматов файлов OOXML, таких как форматы файлов MS Office (.docx, .xlsx, .pptx) и файлы PDF. Это означает, что существующие комментарии, доступные в этих форматах файлов, будут импортированы и отображены в Preview Drive. Кроме того, комментарии, сделанные в Preview Drive, будут экспортированы в базовый файл, так что при открытии файла с использованием локального клиентского приложения вы сможете увидеть комментарии, сделанные в Drive Preview.

Источник: New ways to comment on Microsoft files (and more) in Google Drive