Microsoft Word vs Google Docs: сравниваем возможности платформ

С 30 сентября корпорация Microsoft прекращает поддержку своего продукта в России. Рассказываем, как компании могут получать те же функции в Google Docs.

MS Word — привычная многим программа для создания и редактирования текстов со знакомыми возможностями. Однако с уходом Microsoft бизнесу нужна альтернатива. И отличным выбором может стать облачный сервис Google Docs. Какие возможности предлагает платформа и в чем превосходит своего конкурента — разбираем в статье.

Доступность для пользователей

Современным пользователям важно получать быстрый доступ к файлам с любого устройства. Google Docs предлагает простое, функциональное и эффективное решение — облако. Вы можете просматривать и редактировать документы из любого браузера и любого устройства — нужно лишь войти в свою учетную запись Gmail. Пользователю не нужно устанавливать дополнительные программы, чтобы работать в Google Docs. 

Microsoft Word также доступен с любого устройства, однако для работы с документами нужно предварительно установить программу из пакета Microsoft Office. Доступ к MS Word можно получить и в интернете через Microsoft Office Online, но некоторые функции могут быть ограничены по сравнению с десктоп-версией.

Удобство интерфейса

Google Docs прост и удобен в использовании за счет минималистичного интерфейса, который позволяет сосредоточить внимание на контенте. 

Основные компоненты платформы включают в себя:

• Строка меню — расположена в верхней части страницы и содержит параметры для создания, форматирования и редактирования документа. В строке меню есть вкладки «Файл», «Редактировать», «Просмотр», «Вставка», «Формат», «Таблица», «Инструменты» и «Справка».
• Панель инструментов — расположена чуть ниже строки меню и содержит параметры форматирования: стиль, размер и форматирование  шрифта и т. д.
• Область документа — здесь вы можете создавать и редактировать документ, электронную таблицу, презентацию или форму. 
• Опция совместной работы — находится в правом верхнем углу экрана. Здесь вы можете назначить доступ к документу, отслеживать историю изменений и видеть, кто еще в данный момент редактирует документ.
• Боковая панель — в правой части экрана можно получить доступ к дополнительным параметрам и инструментам в зависимости от типа документа, с которым вы работаете. Например, если вы работаете над презентацией, на боковой панели есть возможность добавить слайд, изменить тему и т. д.

Интерфейс Microsoft Word также содержит инструменты и функций, которые помогают создавать и редактировать документы:

• Лента — расположена в верхней части экрана и содержит вкладки по созданию и форматированию документа. Например, через «Вставку» вы можете добавить таблицу или фигуру, в «Макете» настроить внешний вид документа, а в «Рецензировании» создать примечание.
• Панель быстрого доступа — расположена над лентой и содержит часто используемые команды «Сохранить», «Отменить» и «Повторить». Вы можете настроить эту панель инструментов, включив в нее любую команду.
• Область документа — занимает большую часть экрана и служит для создания и редактирования документа. В ней есть линейка, которую можно использовать для настройки полей и табуляции в документе.
• Панель навигации — расположена в левой части экрана и помогает передвигаться по документу, искать нужный контент и получать доступ к заголовкам, странице и комментариям.
• Параметры совместной работы и обмена — в правом верхнем углу экрана вы можете получить доступ к параметрам совместного использования документа.

Решение от Microsoft предлагает широкий спектр возможностей для форматирования и настройки документа, но одновременно с этим рабочее пространство выглядит перегруженным. 

Напротив, интерфейс Google Docs имеет более минималистичный дизайн. Это упрощает навигацию и использование сервиса, особенно для тех, кто плохо знаком с редактированием документов. 

Автоматическое сохранение и организация файлов

Поскольку Google Docs – облачное решение, оно зависит от подключения к интернету. Но работать с документами вы можете и в режиме офлайн, для этого достаточно настроить автономный доступ.

Microsoft Word всегда доступен вам даже без подключения к интернету. При этом вы можете синхронизировать свои файлы на нескольких устройствах через облака Microsoft OneDrive и Office 365.

Однако, при работе с Word есть большой риск потерять документы. Дело в том, что Microsoft Word периодически сохраняет ваши изменения только при подключении к вашей учетной записи или при включенной функции автосохранения. Автосейв не включен по умолчанию. Если вы забыли активировать эту опцию, вы потеряете важные данные.

В Google Docs автосохранение работает автоматически и каждые несколько секунд сохраняет документ на Google Диске. Пользователи всегда могут получить доступ к своим файлам независимо от того, какой браузер они используют или с какого устройства входят в систему. Не нужно беспокоиться о том, чтобы носить с собой флэшку или отправлять файлы себе по электронной почте. Кроме того, ИТ-администраторы могут настраивать групповые диски и папки в соответствии с должностными функциями, отделом, проектной командой и прочим.

Совместная работа

В обоих приложениях у вас есть возможности для совместной работы, в том числе, в онлайн-режиме. Однако в реализации этой опции заметна существенная разница.

В Office 365 Microsoft внедрила систему общих папок, где пользователи могут обмениваться документами и проектами. Однако для работы онлайн все должны быть подписаны на Office 365. Причем подключение зависит от 3 факторов:

1. На каком устройстве работает каждый пользователь.
2. Являются ли все пользователи частью одной организации.
3. Где хранится документ, над которым ведется работа.

В Google Docs есть 2 способа совместной работы. И оба они простые:

1. Делиться общим доступом с другими пользователями. Для этого введите адреса электронной почты других пользователей в разделе «Поделиться».  Google отправит им приглашения для доступа к документу.
2. Отправлять ссылку другим пользователям. Выберите «Копировать ссылку» и отправьте ее вручную.

Google Docs могут отслеживать изменения в документе в режиме онлайн без учета места хранения файлов или устройства. При этом один пользователь может одновременно открыть один и тот же документ на нескольких устройствах.

Пользователь может видеть историю правок, пользоваться подсказками при написании текста, исправлять, форматировать под определенные виды документов. И все это можно делать вместе с коллегами.

Оплата

Microsoft Word – полностью платное решение. Без оплаты вы не сможете получить легальный доступ к этому программному обеспечению. Покупка Microsoft Word как отдельного продукта обойдется вам в $139,99. Кроме того, вы можете подписаться на Office 365 за $99,99 долларов в год или $9,99 в месяц.

Google Docs — бесплатное решение. Оно доступно любому пользователю с браузером и подключением к интернету. Со временем место на вашем Google Диске будет уменьшаться, и вам придется платить за дополнительное место для хранения. Однако тарифы Google более простые и выгодные.

Google предлагает премиум-версию Google Workspace, которая включает в себя дополнительные функции — например, расширенный контроль безопасности, настраиваемые адреса электронной почты и больше места для хранения. Цена на Google Workspace начинается от $6 за пользователя в месяц для плана Business Starter и достигает $18 — для плана Business Plus.

Обратите внимание — через Swedbyte вы можете даже в текущих условиях легко оплачивать сервисы Google с расчетного счета. В текущей ситуации, когда платежи за пределы России с карт Visa и Mastercard недоступны, вы можете воспользоваться возможностью перевода стоимости услуг за подписку Google Workspace через Swedbyte. Деньги поступят на счет в течение 1 дня.

Заключение

Microsoft Word — это часть Microsoft 365, которая изначально разрабатывалась как десктоп-приложение. Даже сегодня пользователи Word устанавливают приложения Microsoft 365 на свои локальные устройства. Хоть Microsoft также делает Word доступным через веб-браузер, в этой версии нет части функции, включая расширенный режим совместной работы. 

Сервис Google Docs, как и остальная часть Google Workspace, полностью ориентирован на облако. Документы доступны с любого устройства и с помощью любого современного веб-браузера.  Помимо этого, облачный документ имеет и другие плюсы:

1. Пользователи Microsoft могут устанавливать Word только на 5 устройств. Тогда как Google позволяет пользователям получать доступ к документам и остальным инструментам Google Workspace на неограниченном количестве устройств.
2. Google Docs также облегчает жизнь ИТ-администраторам организации. Обновления сервиса автоматически обрабатываются в Google. Администраторам и пользователям не нужно ничего делать, чтобы всегда использовать самую последнюю версию. 
3. Google Docs позволяет полноценно пользоваться облачной инфраструктурой, не требует установки дополнительных программ и предлагает максимально обширный функционал для совместной работы.

Swedbyte — авторизованный партнер Google с 2011 года. Если вам нужен мощный и гибкий текстовый редактор в сочетании с другими облачными решениями Google, обратитесь в нашу компанию. Эксперты Swedbyte помогут с внедрением и настройкой облачных сервисов под бизнес-задачи любой сложности.