Как сделать командную работу эффективнее: полный гайд по менеджменту ресурсов

Результат командной работы над проектом зависит от многих факторов, например профессионализма, мотивации, доверия между членами команды. Не последнюю роль играет и правильное распределение ресурсов. Сюда относится все, что имеет отношение к проекту и влияет на его успех: кадры, оборудование, программное обеспечение, финансы. И правило «больше вкладываешь – больше получаешь» в отношении ресурсов срабатывает не всегда. Напротив, наращивание бизнес-ресурсов на тех этапах, где это нецелесообразно, часто приводит к стагнации командной работы. Задач и инструментов для их решения становится так много, что сотрудники не знают, за что хвататься. Это и есть настоящая проблема.

Решение – системное управление ресурсами. Это стратегия, которая помогает оптимизировать работу в команде и увеличить ее эффективность. Когда каждый сотрудник выполняет нужные задачи в нужное время с помощью нужных инструментов, КПД каждого ресурса максимальный. 

Виктория Виноградова
Менеджер по техническому сопровождению клиентов Swedbyte

“У всех моих друзей, работающих в совершенно разных сферах, совершенно одинаковая проблема – разные менеджеры не видят задания, которые выдают они сами и их коллеги, в едином контексте, из-за чего человек, нагруженный одним менеджером сверхприоритетными задачами, получает жалобы от другого, что он ничего не делает. То, что эта проблема всем знакома, для меня в очередной раз доказывает, что это один из основных челлнеджей.

У этой проблемы есть и другая сторона, менеджерская: быстро ответить на вопрос “Когда это будет сделано?” просто невозможно, и это само по себе тоже важный и неприятный момент. Когда речь идёт только о тебе, ответить на него полегче – можно посмотреть список своих задач, а если таковой не ведёшь, по памяти примерно прикинуть, сколько их. Когда речь заходит о привлечении команды – сразу же этот вопрос становится в разы сложнее. Допустим, ты отвечаешь, что “Завтра”, потому что задача приоритетная, а потом выясняется, что у другого коллеги, от которого выполнение этого задания зависит, сейчас ещё несколько таких же приоритетных задач от других твоих коллег.

Иметь воронку работы, пайплайн – это жизненно необходимо. Мы привыкли думать о воронках как о какой-то черте процесса продаж, но на самом деле это полезно для любого процесса. Необязательно, чтобы это была классическая воронка в виде канбана – это должен быть обозримый список дел, открытый для всех, кто ставит задачи, где сразу видно, кто над чем работает, какой у задач срок и какой приоритет. В воронку каждой команды могут добавляться задачи из совершенно разных проектов и направлений – главное, чтобы они были объеденены в едином интерфейсе.

Воронки задач и запросов для операционных команд в Asana удобно вести в канбане, в который эти запросы поступают из разных проектов (у нас, кстати, есть об этом видео), а если команда проектная, то воронка проектов отлично разместится в портфеле – получится такой вертикальный канбан.“

Все идет по плану

«Дорожной картой» ресурсного менеджмента выступает план управления ресурсами, где обозначены пути и инструменты достижения нужных целей. Чтобы рационально распределить ресурсы, важно знать ответы на 4 вопроса.

• Насколько доступен тот или иной ресурс?
• Сколько времени займет реализация каждой цели?
• Сколько ресурсов потребует каждая задача?
• Кто из команды лучше всех выполнит ту или иную задачу?

Разумеется, составление такого плана требует времени и усилий. Но преимущества, которые дает планирование ресурсов, с лихвой оправдывают затраченное. 

Вы сможете:

• Ставить реалистичные цели. Завышенные ожидания от командной работы – бич многих проектов. Перманентный режим горящих дедлайнов отнюдь не способствует продуктивной работе, напротив, отнимает эмоциональные ресурсы, которые не менее важны, чем материальные.

• Выстроить график работ: разделить проект на этапы, выставить для каждого тайминг. Так вы сможете объективно оценить общий прогресс и выявить моменты, где нужно ускориться, а где можно сделать паузу и распределить ресурсы в другое русло.

• Равномерно распределить нагрузку между членами команды. Это несложно, если вы знаете сильные и слабые стороны каждого сотрудника. Для этого нужно:
  • держать связь с командой (брифинги, круглые столы, неформальное общение);
  • дать возможность каждому сотруднику раскрыться, проявить себя.

• Сплотить команду. Каждый сотрудник осознает свою роль в проекте и знает, чем занимаются остальные. Это исключает многие рабочие конфликты, которые также съедают немало ресурсов.

Распределять ресурсы по будущим проектам нужно еще до их старта. Скилл ресурс-менеджмента очень быстро качается. Единожды составив план «по уму», в следующий раз вы потратите на это гораздо меньше времени.

Как и где составить план управления ресурсами

В теории это можно сделать в таблице Excel или даже на листке бумаги. Но гораздо удобнее пользоваться специально созданными для этого инструментами. Идеальным выбором, на наш взгляд, станет облачный сервис Asana. Помимо множества опций, направленных на эффективное управление проектами, здесь есть удобные решения именно для ресурс-менеджмента. Вот лишь несколько примеров таких решений:

• My Tasks. Незаменимый инструмент тимлида. Помогает грамотно распределить рабочие задачи между членами команды и держать перед глазами текущую нагрузку. Это позволяет реалистично оценивать, сколько еще задач команда может взять работу и к какому сроку выполнить. В My Tasks есть сортировка задач по разным критериям, режимы «Список», «Доска» и «Календарь» и множество других функций, которые делают работу с задачами простой и удобной. 
• Portfolios. Помогает отслеживать прогресс по результатам работы, срокам и исполнителям в реальном времени. С его помощью можно легко оценить как общую картину, так и конкретный этап. Все проекты команды отображаются в одном окне, им можно присваивать статус.
• Workload. Помогает эффективно распределить нагрузку между сотрудниками, предотвратить выгорание и скуку в команде. 

С Asana не нужно переключаться между таблицами, электронной почтой и другими инструментами. Все ресурсы по проекту находятся в одном месте.

Женя Смирнова
Руководитель группы продаж и внедрения облачных сервисов

“Долгое время для меня большой проблемой была приоритизация собственных задач и управление временем. Как тимлид я взаимодействую со многими командами и вовлечена в самые различные процессы. Очень часто возникало впечатление, что ты полностью теряешь контроль над собственной загрузкой, а список задач казался таким большим, что непонятно было с чего начинать – ведь все очень важное и очень срочное и такое разное.

My Tasks я делю на 2 секции. В одной хранятся задачи, связанные непосредственно с продажами: фоллоу апы, подготовка документов, обсуждение КП и т. д. Эти задачи всегда приоритетнее. Вторая секция включает остальные задачи: партнерства, подготовка контента, решение внутренних операционных вопросов.

Каждую неделю я начинаю с того, что просматриваю задачи на Today и Upcoming, то есть те, выполнение которых запланировано на текущую неделю. Очень удобно, что они подтягиваются в нужные разделы автоматически. Еще в My Tasks есть теги. Тегом Urgent я отмечаю 2–3 задачи, которые обязательно необходимо выполнить в конкретный день – это самые важные и срочные дела. 

С My Tasks у меня всегда есть четкий лог выполненных за конкретный день работ. Благодаря этому у меня не бывает дней, ушедших непонятно на что. Каждую минуту, отведенную на выполнение задач, моя команда расходует с пользой.

Очень важно ставить приоритеты в задачах. Помимо продаж сотрудники нашей команды занимаются созданием контента, ведением разных инициатив для привлечения новых лидов и поддержкой клиентов. Важно, чтобы всем было ясно, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь. Для этого цели команды можно прописать в Goals, а на еженедельных встречах при разборе воронки задач выставлять приоритеты в соответствии со взятым вектором и поставленными целями.“

7 советов по менеджменту ресурсов

1. Фиксируйте таймфреймы – время, которое уходит на выполнение часто повторяющихся задач. В дальнейшем это поможет вам с планированием сроков.
2. Ставьте дедлайны для всех, даже самых мелких задач. Дела без срока выполнения – потенциальные «висяки», которые напоминают о себе в самые неподходящие моменты.
3. Составьте перечень полезных навыков каждого сотрудника. Ориентируйтесь не на резюме, а на личный опыт и ощущения. 
4. Стройте не только общий, но и промежуточные графики по этапам проекта. Основные ресурсы направляйте на решение первоочередных задач.
5. По-максимуму исключите действия с низким или нулевым КПД. В этом поможет непрерывный мониторинг рабочего процесса в течение как минимум одного дня. Он вскроет все действия, которые можно убрать из процесса без ущерба результату. 
6. Корректируйте план управления ресурсами согласно промежуточным результатам. Задачи и сроки могут меняться, дополняться, исключаться. Главное, чтобы изменения не сводили на нет текущий прогресс: это очень демотивирует.
7. Закладывайте время на решение незапланированных задач – они есть в любом крупном долгоиграющем проекте.

Мария Ипатова
Специалист по продукту, Swedbyte

“Часто бывает, что наши профессиональные преимущества без должного контроля или необходимых инструментов превращаются в недостатки. Для меня это точно работает. Я – человек-вдохновение, довольно часто мне в голову приходят идеи разной степени адекватности, которые мне жизненно необходимо реализовать здесь и сейчас. И, конечно, большинство из них требуют вовлеченности моей команды или коллег из других отделов. 

Как вы можете догадаться, у людей с бурной фантазией всегда хватает проблем с приоритезацией задач, оценкой их трудоёмкости, планированием конкретных шагов и сбором данных, необходимых для их выполнения. 

Таким образом, я еженедельно, если не сказать ежедневно, сталкиваюсь с многослойной проблемой: во-первых, мне нужна площадка, где я могла бы выражать свои новаторские мысли и предположения, чтобы они не потерялись, иначе у меня пропадёт мотивация; во-вторых, я понимаю, что прежде, чем отвлечь внимание коллег, необходимо привести идею в удобоваримый вид, хотя бы минимально её оценить по нескольким критериям; в-третьих, если из моего вдохновения родилась конкретная задача, и на неё уже тратятся ресурсы, я бы хотела довести её до конца, каждый день делая хотя бы маленький шаг к цели. 

Сейчас эту проблему мы с командой решаем следующим образом:

• Для сбора идей и фантазий создан отдельный проект (как доска в pinterest, только полезная).
• К этому проекту привязана динамическая форма (т.е., например, последующие поля зависят от выбранного типа идеи). Задачи (=идеи) в этот проект можно добавлять через заполнение формы и только через неё. Это позволяет стандартизировать предложения, заставляет авторов заранее собрать нужную информацию и трижды подумать над валидностью выдвигаемой идеи.   
• Впоследствии, после внутреннего обсуждения и оценки, задача может быть взята в работу. В таком случае она добавляется в другие проекты при помощи функции multihoming (хранение одной задачи в нескольких проектах). К примеру, задача “Статья для блога про цифровизацию бизнеса” отправляется ещё и в проект “Контент для сайта” команды Маркетинг, что позволяет отследить процесс воплощения идеи в жизнь и адекватно вписать её в пайплайн маркетологов. 

Мне кажется, что требование работать в одной системе, соблюдать правила постановки задач и открыто вести их на всех этапах – это не столько про контроль со стороны руководства, сколько про заботу о себе и своих близких (коллегах). Просто представьте, сколько времени и нервов мы можем сэкономить, если не придется больше никогда держать в голове дедлайны, выпрашивать друг у друга данные и распределять задачи в бесконечных чатах, где рабочие вопросы перемежаются с «посмотрите, как прикольно лежит мой кот». В общем, в моем идеальном мире существует инструмент, благодаря которому я могу из сумасшедшего шляпника превратиться в исполнительного, ответственного сотрудника, не отказываясь от своей оригинальности. Он называется Asana.“