Какие функции Asana упрощают работу с проектами

Asana — гибкий инструмент, который можно использовать для управления любыми бизнес-процессами. Проекты, совещания, маркетинг и коммуникации, разработка продукта, адаптация персонала — возможности сервиса поистине безграничны. При этом каждый пользователь Asana может настроить сервис под себя так, чтобы управлять работой наиболее удобным способом. 

За несколько лет работы в таск-трекере специалисты Swedbyte особенно полюбили некоторые функции. Мы попросили коллег рассказать о своих любимых лайфхаках в Asana. Они будут особенно полезны, если вы работаете в кросс-функциональной команде.

Настройка правил

Одна из ключевых возможностей Asana — автоматизация процессов. В том числе реализовать эту опцию можно через правила, которые позволяют экономить время на рутинных процессах. Достаточно задать триггер и действие на нужную задачу — она будет выполняться автоматически. Тогда как у сотрудника появится больше времени для более сложных стратегических задач.

Сотрудники, которые уходят в отпуск, ставят статус «Out of Office» в Asana. При этом они могут настроить в разделе «Мои задачи» правило, которое переназначает задачи на коллег. Так отдельные задачи не повиснут, даже если кого-то нет на работе. В то же время не нужно тратить время, чтобы вручную перераспределить нагрузку на заместителей.

Мария Ипатова, тимлид Swedbyte Asana

Короткое, но наглядное название для задач и проектов

В Asana предусмотрен оптимизированный интерфейс, который не отображает полное название проектов в соответствующем меню. Из-за этого бывает сложно понять, о чем конкретный проект. 

Мы в Swedbyte используем такой лайфхак: не дублируем слова из названия команды в названии проекта — например, «Asana Маркетинг Календарь». Вместо этого мы даем лаконичное, но наглядное название — например, «Календарь Q1». Также для удобства можно использовать общепринятые сокращения, вроде «КАЛЕНД 4КВ».

Правила для подзадач

Если после изменения какого-то параметра (кастомного поля) в задаче требуется выполнить еще несколько действий, можно создать поле «Что сделано?» и привязать к нему правила. Это опять же ускоряет рутинные процессы.

Я используют этот лайфхак для ведения счетов и продлений. Например, когда счет отправлен, нужно выполнить три шага: поменять его статус, изменить срок выполнения задачи (30 дней на оплату этого счета) и оповестить заинтересованных (бухгалтерию и сейлз-менеджера). Тогда у нас в проекте появляется поле «Что сделано?» с тремя вариантами. Как только это поле заполняется, применяются три правила: изменить статус, изменить дедлайн, написать комментарий с отметкой сотрудников.

Мария Ипатова, тимлид Swedbyte Asana 

Автоматизированный раздел для выполненных тасков в конце «Моих задач»

В процессе работы над проектом неизбежно копится список дел, которые приходится разбирать вручную — отделять выполненные от невыполненных. Чтобы оптимизировать этот процесс, можно подключить простое правило. 

Оно автоматически будет переносить выполненные задачи в отдельный раздел. Так каждый участник команды будет четко видеть текущее состояние проекта — что сделано, а над чем еще предстоит работать.

Single- и multi-select функции в проектах

В Asana вы можете создавать настраиваемые поля с одним или множественным выбором для задач и проектов. Например, если вы управляете рекламной кампанией в соцсетях, через функцию multi-select отметьте все задействованные платформы. Так вы увидите, как проходит работа по каждой из них. 

Я использую функции single- и multi-select для разметки типа консультационных услуг, которые заказал клиент. Например, делаю пометку «Вебинар» — это позволяет мне за считанные секунды понять, что на подготовку потребуется лишь 10 минут. Ведь вебинары проводятся по заранее определенному регламенту. Если ставится метка «Консультация», мне сразу видно — нужно предварительно ознакомиться с предоставленной документацией, а значит, на подготовку понадобится больше времени. Такая детализация в проектах повысит скорость всей компании.

Валерия Рябец, специалист по техническому сопровождению

Виджет «Закрытый блокнот»

Этот виджет находится на главной странице Asana. С его помощью сотрудники могут быстро добавить заметку в процессе работы. В Word всегда есть риск забыть сохранить записанное, а в почте — нечаянно отправить черновик. В случае с Asana такие неприятности исключены.

С помощью виджета вам не нужно переключаться между приложениями. Более того, готовую запись даже не придется сохранять отдельной кнопкой — содержимое заметки сейвится автоматически. Как отмечают сотрудники Swedbyte, с помощью виджета им проще формулировать письма клиентам. Сообщения стали более красивыми и аккуратными, что значительно повышает престиж компании.

Функция Multihoming

Multihoming — это опция множественной адресации задач. С ее помощью вы можете задать типовые задачи сразу в несколько проектов, чтобы не назначать их каждый раз вручную.

Функция Multihoming не создает дубликат, а сохраняет исходную задачу в разных проектах. Так нам проще вести работу по отслеживанию статусов договоров и оплат. Часто это отдельные проекты, но с одинаковыми данными — например, номерами договоров и названиями компаний клиентов. Мне не приходится каждый раз руками заполнять одни и те же данные — достаточно сформировать одну задачу и распространить ее через Multihoming.

Виктория Бакушева, аккаунт-менеджер

Подробней о том, как работает опция Multihoming, мы рассказали в этом материале.

Теги и лайки

Зачастую в разделе «Входящие» и «Мои задачи» копятся таски, из-за чего бывает сложно расставить для них приоритеты. Теги помогают визуально маркировать самые важные и срочные задачи, которые обязательно нужно выполнить в срок.

Кроме того, для экономии времени мы используем лайки. Эта опция нужна не только для того, чтобы показать свое отношение к идеям коллег. С помощью лайков вы быстро покажете, что ознакомились с замечаниями или согласны с предложенным планом действий.

Заключение

Перечисленные выше лайфхаки — далеко не все возможности платформы Asana. Свяжитесь с нами, если хотите узнать больше о том, какие полезные фичи этой облачной системы вы можете использовать для экономии времени и автоматизации работы над проектами.