Корпоративное управление проектами или EPM: что это такое?

Когда команда реализует различные проекты, то во главе их работы стоит проджект-менеджер, который следит за тем, чтобы проект был осуществлен в соответствии с ожиданиями заказчика и целями компании. Крупные организации, выполняющие одновременно несколько проектов, расширяют этот менеджмент до уровня корпоративного управления проектами. 

Переход к корпоративному управлению проектами всегда означает новый уровень развития компании. Чтобы вы решили, необходим вам этот переход или нет, в этой статье разобрали, как такой вид управления влияет на процессы, в чем его преимущества, а также как можно внедрить его и улучшить взаимодействие внутри проектных команд.

Что такое управление корпоративными проектами?

EPM (от английского enterprise project management – корпоративное управление проектами) – это менеджмент сразу всех проектов, которые выполняет компания.

Главная цель такого управления — чтобы все текущие проекты были максимально связаны с глобальными целями и задачами компании, а ресурсы, которыми располагает организация, были распределены грамотно. Кроме того, это помогает увидеть взаимозависимые элементы между несколькими командами и управлять ими так, чтобы все работы были выполнены в рамках бюджета и в срок. 

Конечно, команды, работающие над определенным продуктом, могут обладать собственной уникальной структурой. Однако офис управления корпоративными проектами (от английского enterprise project management office – EPMO) входит в иерархию всей компании на уровне стратегического планирования. Важно, чтобы за результаты своей деятельности люди, занимающиеся корпоративным управлением проектов, отвечали перед главным операционным директором или непосредственно руководителем.

Помимо управления проектами EPMO может обеспечивать:

• Наставничество для руководителей проектов.
• Соответстветствие выполняемых работ бизнес-целям более высокого уровня.
• Надзор за командами и координацию их работы.
• Решение проблем в проектах.
• Регулярные обзоры проектов.
• Разработку руководящих принципов и подборку лучших практик для управления командами.
• Более рациональное управление ресурсами.

По сути, целью EPM является повышение качества и эффективности управления проектами в масштабах компании, чтобы они приносили только пользу.

Элементы управления корпоративными проектами

PMI (Project Management Institute) – всемирная некоммерческая организация по управлению проектами – говорит о том, что модель корпоративного управления состоит из семи элементов. Многие из них вытекают из традиционного менеджмента, но есть и уникальные, присущие только EPM.

1. Анализ рисков

Необходимо всегда соотносить количество и масштаб рисков, которые могут угрожать каждому из проектов компании. Все это нужно для того, чтобы вовремя принять соответствующие меры, которые могли бы их снизить или полностью исключить. В начале работы над проектом должны быть: составлены планы по смягчению последствий, разработан метод оценки рисков и установлены показатели, которые отражают их уровень.

Анализ такого рода весьма сложен, ведь он требует досконального изучения каждого проекта в портфеле компании, однако это очень важная часть EPMO. Задача команды корпоративного управления определить, какой риск следует принять во внимание при сопоставлении с доходностью проекта.

2. Оценка проекта

Включает в себя оценку общей стоимости, количества ресурсов и продолжительности выполнения. EPM устанавливает ее стандарты непосредственно для руководителей проектов и обучает, как именно провести оценку. Например, если команда выполняет типовые проекты, то для руководителя может быть определен стандартный жизненный цикл и подобраны референсы реализации типовых задач из уже имеющегося портфеля выполненных работ. 

3. Проверка портфеля проектов

Проверки проектов могут быть направлены на 4 его составляющих: соответствие техническому заданию (ТЗ), прогресс, проблемы и завершение. Один из подходов к результатам таких обзоров – определение составляющим проекта цветовых отображений ситуации на текущий момент: все идет соответственно плану – зеленый, есть сложности – желтый, срочно требуется вмешательство – красный. Таким образом можно сразу обозначить важные вопросы, которые необходимо как можно быстрее разобрать в ходе совещания с руководством.

4. Наставничество по управлению проектами

Корпоративное управление отвечает за обучение руководителей проектов, чтобы помочь им развить технические и управленческие навыки, необходимые для работы. Причем можно это делать как собственными силами, так и при помощи экспертов, привлеченных извне.

Кроме того, команда EPM выделяет наставников для помощи в составлении планов, принятии важных решений и реализации исправлений возникающих в ходе работы проблем. 

5. Решение обострившихся ситуаций

Проблемы, возникающие в ходе работы, требуют пристального внимания корпоративного управления. Команда EPM отвечает за разработку общих правил поведения в случае эскалации проблем, которые применяются во всех подразделениях.

Кроме того, составляя список проблем, корпоративное управление выделяет причины их возникновения, выдвигает предложения по необходимым ведомственным, системным или организационным изменениям и доносит до руководства необходимость перемен и принятия решений.

6. Контроль сроков выполнения

Время имеет существенное значение в реализации проектов. Должна быть выстроена четкая система по отслеживанию сроков выполнения, именно за это и отвечает команда корпоративного управления. Все это необходимо для разработки принципов планирования и оценки будущих проектов.

7. Внедрение и использование специальных сервисов

Нет смысла внедрять корпоративное управление, если вы не можете собрать все ресурсы и результаты деятельности в единой системе. Отследить взаимосвязи и приоритетные задачи будет сложнее в огромное количество раз, если нужно будет свести воедино разные системы, в которых могут работать команды. 

В помощь EPM необходимы гибкие сервисы, внутри которых смогут работать все команды. Причем необходимо, чтобы была возможность не просто наблюдать за их деятельностью, но максимально отчетливо видеть аналитику работы всех и сразу. Идеально, если можно визуализировать результаты. 

Процессы сбора проектных данных, включающие мониторинг затрат, создание структуры работ для визуализации результатов и отслеживание процесса, ведут к разработке стратегий повышения эффективности проектов. Это то, что помогает повысить продуктивность не только отдельно взятой команды, но и компании в целом. 

А: Команда знакомится с проектом

Т: Вместо того, чтобы отдельно рассматривать каждый проект вручную, соберите все в единую систему в рамках одного сервиса

Разница между традиционным управлением и корпоративным заключена в том, что если в первом случае главная цель – выполнить эффективно проект, то во втором – выполнить проект с максимальным результатом для компании в целом. В отличие от обычного проджект-менеджера, менеджер корпоративного управления не только должен владеть основами руководства, планирования, коммуникации, различными стилями управления, но и уметь сопоставлять цели проекта с глобальными целями компании. 

Как внедрить управление корпоративными проектами

Прежде чем переходить к EPM, необходимо актуализировать ситуацию в компании на настоящий момент. Определиться со структурой бизнес-процессов, выявить возможные препятствия с точки зрения внедрения и решить, насколько эффективным решением станет переход к уровню корпоративного управления. Далее необходимо провести интеграцию, четко следуя следующим четырем шагам. 

Шаг 1. Актуализируйте необходимость перехода к корпоративному управлению

Ответьте на ряд вопросов, которые помогут вам определить будущую структуру корпоративного управления:

• Каковы обязанности команды корпоративного управления проектами?
• Какие ресурсы требуются для осуществления этого шага?
• Как EPM будет способствовать достижению стратегических целей компании?
• Кто должен быть в команде?

На основе ответов необходимо описать состав будущей команды корпоративного управления проектами и обязанности, которые они будут выполнять. 

Шаг 2. Вовлечение заинтересованных сторон

Следующий этап включает в себя доведение вашего плана до всех заинтересованных сторон или генерального директора. Главная задача: объяснить преимущества перехода к такой системе и как именно он будет осуществляться.

Шаг 3. Внедрение EPM

Пошагово пропишите план внедрения корпоративного управления проектами. Подробно укажите грядущие изменения в командах, технологиях и обучении и согласуйте с заинтересованными сторонами. Кроме того, запланируйте необходимые дополнительные ресурсы: оборудование, сервис, обучение персонала. Можно вводить новшества постепенно, а можно сразу установить срок, к которому вы окончательно перейдете к EPM.

Шаг 4. Контроль внедрения корпоративного управления

Не нужно забывать во время внедрения регулярно проводить контроль. Необходимо обращать внимание на то, как происходит коммуникация нового управления с проектными менеджерами, а также какие проблемы уже появились в процессе перехода. Все это поможет внести необходимые коррективы в план развертывания EPM.

Вместо вывода: в чем преимущества EPM 

Главное достоинство внедрения EPM – значительное улучшение методов управления проектами и соответствие стратегическим целям компании.

Кроме того, команда корпоративного управления проектами возьмет на себя ответственность за распределение ресурсов. Это прекрасная возможность обратить внимание на проекты с хорошим потенциалом, но недостаточным финансированием или выявить неэффективные продукты, подход к которым необходимо изменить, чтобы сократить потери.

Переход к корпоративной системе управления проектами – большой шаг для компании, который ведет за собой неминуемую реструктуризацию имеющихся процессов и повышает эффективность управления проектами во всей компании.