Как конструктор рабочих процессов Asana помогает координировать задачи и экономить время сотрудников

Согласно исследованию Asana, проведенному среди организаций со штатом 5000+ человек, 63 % времени сотрудников занимает «работа ради работы». Это значит, что менеджеры в отделах больше занимаются координацией задач, а не их решением. При этом сотрудники в среднем используют 14 различных инструментов в течение дня, переключаясь между ними не менее 30 раз в день.

Для решения проблемы согласованности действий в масштабах компании в Asana создали комплексное решение – Asana Flow. Это конструктор рабочих процессов, который позволяет автоматизировать, координировать и отслеживать выполнение задач в режиме реального времени. Рассказываем, как это работает.

Как Asana Flow упрощает взаимодействие в командах

На многих предприятиях действуют так называемые матричные механизмы управления. Руководители команд отслеживают задачи в электронных таблицах или приложениях для управления проектами. При этом бывает сложно создать единую картину того, как вся работа согласуется между командами. Обычно для этого приходится проводить совещания, которые отнимают массу времени.

Кроме того, действия команд на предприятии сложно согласовать из-за изолированности рабочих процессов. Каждая команда работает со своими инструментами и ведет свою отчетность. Зачастую это приводит к тому, что сотрудники попросту дублируют работу друг друга. Единая платформа Asana Flow решает задачу контроля над рабочими процессами.

Конструктор рабочих процессов – это набор функций, основанный на методе управления графическими данными point-and-click. С помощью конструктора пользователь видит все шаги по каждому проекту и отслеживает производительность – не только в рамках одной команды, но и между подразделениями.

Гибкая платформа позволяет сократить время на координацию задач и согласовать действия между группами. В одной визуальной среде Asana Flow управлять рабочими процессами можно сразу на нескольких уровнях:

• Отдельные сотрудники – видят свои задачи и понимают, как они вписываются в общий процесс выполнения проекта.
• Команды – выстраивают работу по каждому процессу от начала до конца.
• Руководители – получают информацию о ходе проекта в реальном времени и могут быстро принимать решения об оптимизации рабочих процессов.

Какие возможности есть у пользователей Asana Flow:

• Систематизировать идеи – команды могут загружать на платформу заявки и запросы, которые помогают выстроить сотрудничество как между отдельными сотрудниками, так и целыми подразделениями.
• Автоматизировать задачи – с помощью платформы можно создавать правила по каждому процессу. Например, назначить задачу, обновить ее статус, создать отчет по завершении и прочее.
• Интегрировать инструменты – к Asana Flow можно подключить около сотни самых популярных рабочих приложений. Например, Google Диск, Trello, Slack, Canva, Figma, Freshdesk и прочие.
• Создавать отчеты по каждому этапу работы – эта функция делает рабочий процесс максимально прозрачным для принятия управленческих и организационных решений.
• Создавать шаблоны – с помощью специальной библиотеки сотрудники могут сохранять и делиться рабочими процессами, которые ускорят работу над похожими проектами.

Для управления средой Asana Flow не нужно прописывать сложные коды и вообще владеть даже минимальными навыками программирования. Метод point-and-click позволяет сотрудникам создавать визуализацию рабочих процессов с помощью несколько кликов мышью.

Рассмотрим наиболее значимые опции Asana Flow для управления проектами.

Библиотека шаблонов в Asana

Функция позволяет создавать в рамках платформы общее пространство с лучшими рабочими процессами. Библиотека шаблонов – это архив, куда команды могут загружать материалы и ресурсы, делиться ими с коллегами и использовать повторно в новых проектах. 

Кроме того, разработчики Asana использовали передовой опыт ведущих предприятий и добавили в библиотеку несколько сотен готовых шаблонов для различных департаментов:

• маркетинг;
• дизайн;
• разработка продуктов;
• продажи;
• сопровождение клиентов;
• инженерный отдел;
• IT;
• отдел кадров.

Библиотека не только улучшает взаимодействие между сотрудниками, но и значительно экономит рабочее время. Например, отделу разработки не нужно с нуля продумывать дорожную карту продукта. Достаточно выбрать готовый шаблон Asana Flow, применить к нему визуализацию и приспособить под конкретный проект. И все это – за считанные минуты.

Настройка приоритетов

Для четкого контроля над рабочими процессами на главной странице Asana Flow предусмотрена опция приоритетов. Здесь каждый пользователь может визуализировать данные по проектам, задачам и исполнителям. На главной странице можно видеть, как выполняется каждая задача и как она влияет на весь рабочий процесс в целом.

Для каждой задачи на панели приоритетов можно назначать подзадачи и распределять их между членами команды. Это упрощает работу над процессом и дает каждому сотруднику конкретную, понятную и прозрачную зону ответственности.

Кроме того, на главной странице можно создать уникальную стартовую панель с помощью виджетов, которые упростят управление проектами и приоритетами. С помощью умных фильтров все компоненты панели мониторинга можно отсортировать по дате выполнения, в алфавитном порядке или по цветовому маркеру.

Отчеты по рабочим процессам

Чтобы статичные рабочие процессы не тормозили ход выполнения проектов, в Asana Flow появилась функция динамических отчетов. С их помощью ответственный за проект видит, как выполняется каждая задача, есть ли зоны риска, нужно ли пересмотреть ход работ или добавить новых исполнителей и так далее.

В конечном итоге динамические отчеты позволяют увеличить производительность работы по проектам и экономят время для принятия организационных решений. В режиме реального времени руководитель проекта видит ресурсы своей группы и может эффективно достичь запланированных результатов.

Заключение

Таким образом, конструктор рабочих процессов Asana объединяет в себе широкий спектр возможностей по управлению задачами. Платформа гибко настраивается под каждую команду и ее потребности. Возможность настроить приоритеты, использовать готовые шаблоны, автоматизировать рутинные функции, настроить пошаговую отчетность – все это позволяет эффективно использовать каждую минуту рабочего времени для достижения наилучших результатов.