Как получать обратную связь от сотрудников (полезные советы и примеры)

Если вы умеете давать и получать обратную связь, производительность вашей команды вырастет, а подход к управлению станет эффективнее. Ведь ваша цель как руководителя и заключается в том, чтобы вести компанию к успеху и обеспечить безопасную и честную коммуникацию между людьми. Научитесь приемам, которые помогут поощрять обратную связь от сотрудников на всех уровнях – от межличностного до уровня всей организации.    

Почему обратная связь от сотрудников важна?

Обратная связь от сотрудников важна на всех уровнях в организации, из которых принято выделять три: индивидуальный уровень, уровень команды и уровень всей организации.

• Индивидуальная обратная связь: это обратная связь при общении в формате 1:1 между руководителем и сотрудником. Эффективная индивидуальная обратная связь может повысить уровень доверия в организации и улучшить взаимоотношения руководителя и сотрудников. 
• На уровне команды: это обратная связь от сотрудников (и между ними) в рамках более широкого коллектива. Сбор такой обратной связи поможет понять динамику команды и оптимизировать взаимоотношения.
• На уровне организации: как руководитель вы можете не принимать участия в сборе обратной связи на уровне компании, но поощрять участие своего коллектива в этом процессе – и затем поделиться результатами, если вы их получите. Сбор обратной связи на уровне организации и оглашение результатов опроса способствуют прозрачности и развитию эффективной корпоративной культуры.   

Когда просить сотрудников дать обратную связь

Наилучшее время для получения обратной связи зависит от ее уровня. В зависимости от уровня может меняться и подход.

Ниже мы расскажем, когда лучше собирать каждый из типов обратной связи.

• Индивидуальная обратная связь: наилучшее время, чтобы попросить об индивидуальной обратной связи, – сразу после того, как вы сами дали обратную связь сотруднику. Цель руководителя – выстроить хорошие взаимоотношения, правильно задавать вопросы и выслушать сотрудника одновременно с тем, как вы даете собственную обратную связь.   
• Обратная связь на уровне команды/отдела: собирайте эту обратную связь при завершении какого-то важного этапа. Лучше всего это делать в конце или в начале отчетного периода – например при подведении итогов в конце квартала или в конце года.
• Обратная связь на уровне организации: собирайте эту обратную связь согласно предварительно установленному, удобному для всех графику, например, дважды в год. Обычно этим занимается отдел кадров или руководители подразделений.     

Доверие, которое вы как руководитель создадите на индивидуальном и командном уровнях, позволит вашим сотрудникам чувствовать себя более уверенно и комфортно и обеспечит честную обратную связь на уровне организации. 

Сотрудники не всегда будут готовы дать обратную связь при прямом общении. Помимо ответов на ваши вопросы при индивидуальных встречах предложите им возможность дать обратную связь анонимно, заполнив вопросник позже. Так сотрудникам будет проще высказать свое мнение.  

4 совета для успешного сбора обратной связи

Трудно понять, правдиво ли люди отвечают на ваши вопросы, когда вы просите их дать обратную связь. Нижеприведенные советы помогут создать приятную для общения атмосферу, основанную на взаимном уважении.

1. Установите доверие

Сотрудники, доверяющие вам, скорее всего будут честно отвечать на ваши вопросы. Однако, для установления доверия нужно время, поэтому запаситесь терпением, выстраивая доверительные отношения. Доверие сотрудников проще всего завоевать, когда ваши слова не расходятся с вашими делами. Пусть с самого начала все знают, что вы планируете быть честным с ними, и побуждайте сотрудников в ответ быть честными с вами. 

2. Предлагайте анонимный вариант

Анонимность служит защитным средством для сотрудников, которые нервничают или стесняются высказать свое мнение. Даже те, кто доверяет вам, могут испытывать дискомфорт, предлагая конструктивную критику, потому что не уверены в себе или не могут сразу найти подходящую формулировку. Предложите сотрудникам дополнительную возможность дать обратную связь анонимно, чтобы у них было время обдумать и сформулировать то, что они чувствуют. 

3. Правильно задавайте вопросы

От того,  как вы сформулируете вопросы, зависит, получите ли вы много полезных ответов или вообще никакой обратной связи. Сравните следующие сценарии:

Сценарий 1: Вы при личной встрече хотите получить обратную связь от сотрудника. При этом единственный вопрос, который вы задаете: «А есть ли у вас какие-то замечания и предложения?» Большинство людей ответят на это: «Да сразу ничего не приходит в голову» или «Нет, я думаю, вы все правильно делаете».  

Сценарий 2: Вы получаете обратную связь от сотрудника с помощью подробного вопросника. Вы включаете в него конкретные вопросы, такие как: «Каким образом можно было бы улучшить взаимоотношения в вашей команде?» и «Что укрепило бы взаимодействие с вашим начальником?» Тогда вы получаете конкретные ответы на каждый заданный вопрос. 

В первом сценарии вы никак не направляете сотрудников, пытаясь получить от них обратную связь. Во втором сценарии вы запрашиваете конкретную информацию, и людям легче отвечать на такие вопросы.

4. Претворяйте обратную связь в действие

Ваши сотрудники должны знать, что вы серьезно относитесь к их замечаниям и предложениям. Если в полученной вами обратной связи прослеживается тенденция, значит, на это стоит обратить внимание. Например, если многие сотрудники говорят, что им трудно запустить проект, возможно, им нужна более активная помощь на стадии планирования.

В подобной ситуации сообщите сотрудникам, что вы услышали их опасения и планируете необходимые изменения.  Когда сотрудники увидят, что вы осуществляете эти изменения, они почувствуют, что их ценят и уважают.

4 примера получения обратной связи от сотрудников

Существует много способов сбора обратной связи. Предложите сотрудникам различные возможности для высказывания мнения, и вы получите подробные ответы. Несколько примеров ниже могут вдохновить вас на собственные идеи о том, как собирать обратную связь.

Анкеты для новых сотрудников

После того, как у сотрудника завершится период адаптации и план работы на 30-60-90 дней, запросите обратную связь о полученном опыте. В идеале это будет анкета, содержащая конкретные вопросы о процессе адаптации. Анкеты как раз хорошо подходят для новых сотрудников, с которыми еще, возможно, не выстроены тесные взаимоотношения.

Пример вопросов:

• Что вам понравилось в процессе адаптации? Что можно было бы улучшить?
• Какой аспект вашей работы вам особенно интересен? Какие аспекты вас беспокоят?
• Что бы вы хотели обсудить отдельно на встрече с руководителем?
• О какой стороне работы компании вы хотели бы больше узнать?

Опрос о вовлеченности сотрудников

Опрос – это прекрасный инструмент не только для того, чтобы оценить вовлеченность, но и чтобы получить честную обратную связь. С его помощью можно узнать, как сотрудник относится к своей роли, своей команде и организации в целом.

Ответы позволяют сделать выводы о работе руководителя и чувствах сотрудников. Опрос дает людям возможность высказаться, что в конечном итоге способствует укреплению вашей организации.

Пример вопросов:

• Считаете ли вы, что ваша работа в [организации] имеет смысл?
• Чувствуете ли вы, что [ваш руководитель] заинтересован в вашем успехе?
• Есть ли у вас четкий план карьерного роста в [организации]?
• Как можно улучшить руководство [организацией]?

Оценка эффективности работы сотрудников

Оценка эффективности работы сотрудников дает обеим сторонам возможность дать и получить обратную связь. Организуйте открытый диалог во время собрания с сотрудниками. После обратной связи, которую сообщите вы, попросите сотрудников высказать их мнение.  

Пример вопросов:

• Каких целей вы достигли за этот [период времени]? Какие задачи не удалось выполнить?
• Какими достижениями за этот [период времени] вы больше всего гордитесь? 
• Какой из достигнутых за этот [период времени] результатов вас меньше всего устраивает? Почему?  
• На каких целях вы сконцентрируетесь в следующий [период времени]?

Собеседования в связи с увольнением

Собеседование при увольнении – ценный инструмент для получения эффективной обратной связи от сотрудника. Когда человек уходит из компании, запланируйте такое собеседование в последний день работы. Уходящий сотрудник, скорее всего, будет откровенно отвечать на вопросы.   

Пример вопросов:

• Какова основная причина вашего ухода из [организации]?
• Каковы положительные стороны работы в [организации]? Что можно было бы улучшить?   
• Какую поддержку мы могли бы вам оказать, чтобы вы продолжили работать [должность]?
• Каким образом можно улучшить обучение и повышение квалификации в [организации]?

Совершенствуйте свои навыки руководителя

Сотрудники работают лучше, когда вы удовлетворяете их запросы. Чтобы улучшить производительность и взаимоотношения в коллективе, спрашивайте сотрудников об их замечаниях и предложениях и, что еще более важно, слушайте их.

Получение обратной связи – это первый шаг. Как только вы получили обратную связь, необходимо действовать  в соответствии с ее содержанием. Используйте программы для управления задачами и проектами, чтобы записать ответы и начать действовать. Asana предоставляет прозрачную среду для управления задачами, так что все члены коллектива видят изменения, которые вы осуществляете, в режиме реального времени. Когда сотрудники знают, что вы цените их обратную связь, они в ответ будут ценить вашу.