Как организовать работу распределенных команд в Google Workspace

Распределенные команды – один из главных трендов организации рабочего места. Сокращение расходов, доступ к лучшим специалистам, повышение производительности – эти преимущества ни у кого не вызывают сомнений. Тем более что современные облачные решения позволяют получить максимальную отдачу от такой организации труда. Одним из популярных инструментов для распределенной работы является Google Workspace. Как этот сервис делает команды более продуктивными – в нашем материале.

Совещания в Google Meet

Meet – это инструмент для видеоконференций Google Workspace. В нем есть несколько функций, разработанных специально для гибридных команд. С помощью этих опций сотрудники могут работать четко и слаженно, даже если все они находятся в разных часовых поясах.

Местоположение в приглашении

Когда вы подтверждаете свое участие в видеоконференции, вы можете сообщить всем, будете ли вы присутствовать в офисе или присоединитесь виртуально. Знание того, где находятся люди, помогает выступающим организовать встречу, чтобы все могли участвовать в ней в равной степени.

Режим компаньона 

Гибридные конференции часто выглядят так, будто происходят две разные встречи – одна в офисе и одна онлайн. Режим компаньона позволяет присоединиться к собранию в офисе с личного устройства, используя при этом аудио- и видеосистемы в комнате для совещаний. Режим компаньона также позволяет каждому участнику в офисе отправлять сообщения в чат и голосовать в опросах.

Как ИИ в Meet улучшает качество видеоконференции

В Meet предусмотрены технологии машинного обучения, которые улучшают качество картинки при проведении видеосозвона, делают ее более комфортной для просмотра:

• Portrait restore – метод улучшения качества видео, основанный на технологии Google AI. Например, если вы находитесь в комнате с плохим освещением или скорость интернета слишком низкая, Portrait restore автоматически сделает картинку более четкой и контрастной.
• Портретный свет – эта функция имитирует студийное освещение в видеопотоке, используя машинное обучение. Умные алгоритмы могут не только «поправить» свет, но и установить оптимальное положение и яркость «источников света».
• De-reverberation – устраняет эхо в небольших помещениях, когда звук постоянно отражается от близко расположенных друг к другу стен.
• Прямая трансляция – синхронизирует содержимое встречи Google Meet, чтобы участники могли без задержек обмениваться файлами мультимедиа. 
• Summary в Spaces – дайджест встречи в виде коротких описаний.
• Автоматизированная расшифровка совещаний Google Meet – текстовое описание встречи на основе технологии распознавания речи.
• Автоматические оповещения в Google Slides, Docs и Sheets о фишинговых ссылках или вредоносном ПО.

Google Jamboard

Jamboard – это виртуальная доска, которая позволяет сотрудникам совместно проводить мозговые штурмы. С помощью этого инструмента команда может обмениваться идеями и информацией в режиме реального времени.

Пространства (ранее называвшиеся «Комнаты» в Google Chat) – это центральное место для совместной деятельности команд в Google Workspace. Они поддерживают все инструменты рабочей области, такие как Meet, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides и Tasks.

Совместная работа в Spaces

Spaces – это центральный сервис Google Workspace для совместной работы. Он тесно интегрирован с такими инструментами, как Gmail, Calendar, Chat, Drive и Meet. Поэтому коллеги могут работать над проектами в цифровом формате, делиться идеями и даже лучше общаться на личном уровне. Участники имеют возможность готовиться к собраниям, параллельно просматривая документы и презентации.

Работать над проектом в Spaces в режиме реального времени можно как в команде, так и самостоятельно. Все обсуждения, контекст и контент в Spaces сохраняются для дальнейшего использования, поэтому члены команды могут подключаться к проекту и выходить из него, когда им это удобно. 

Планирование с помощью Calendar

Календарь Google спроектирован так, чтобы обеспечить необходимую для гибридной работы гибкость. Этот сервис показывает, где вы будете работать в определенные дни – в офисе, коворкинге или из дома. 

Вы также можете назначить в «Календаре» свою доступность в определенные часы – например с 10:00 до 14:00. В остальное время коллеги не будут вас беспокоить, чтобы вы смогли сосредоточиться на своих собственных проектах или заняться личными делами.

Как организовать совместную работу в Google Workspace

Совместную работу в Google Workspace можно разделить на три этапа: планирование, проведение и завершение.

Планирование встреч

Для этого этапа используйте Calendar. Выберите даты и время, удобные для большинства сотрудников. В «Календаре» можно планировать глобальные мероприятия для команд в отдаленных часовых поясах, а также назначать регулярные встречи для тех, кто находится в одном часовом поясе.

Добавьте повестку дня в приглашение. Сообщите сотрудникам как минимум за 24 часа, о чем будет встреча, например: «Эта встреча будет успешной, если мы уйдем с четырьмя отличными идеями после мозгового штурма», чтобы участники могли подготовиться. И не забывайте, что вы можете запланировать отправку повестки дня прямо перед собранием или в нужное время для участников из разных часовых поясов.

Поощряйте ответы на вопросы о местоположении. Попросите участников сообщить, будут ли они присутствовать в комнате для совещаний или присоединятся виртуально.

Один человек может чередовать роли посредника и ведущего встречи. Это позволит снизить нагрузку на сотрудника и даст каждому участнику совещания возможность проявить себя.

Проведение встречи

Гибридные встречи проходят одновременно в комнате совещаний и виртуально. Чтобы синхронизировать оба этих режима, воспользуйтесь нашими советами:

• Помогите членам виртуальной команды подключиться и убедитесь в том, что они на связи – уделите этому пять минут до начала встречи.
• Сохраняйте заметки о встрече и делитесь ими – вы можете использовать предварительно загруженный в «Календарь» шаблон для записи. Заметки помогут быть в курсе событий тем, кто по той или иной причине не смог принять участие в собрании.
• Работайте в режиме второго экрана – режим Companion в Google Meet позволяет присоединяться к встрече с доступом к чату, совместному просмотру экрана, опросам. При этом Companion автоматически отключает камеру и микрофон на втором устройстве, чтобы не создавать визуальных помех и эха.

Завершение встречи

После встречи отправьте коллегам записку с благодарностью за участие. Попросите поделиться замечаниями, записями и решениями. Вы также можете публиковать информацию о собрании в соответствующих пространствах Spaces, чтобы отсутствующие члены команды внесли свой вклад в общее дело. 

После нескольких спринтов и совещаний соберите отзывы коллег. Сделать этом можно с помощью опросников в Google Forms. Опросы могут быть даже анонимными. Главное – получить фидбэк о том, как сделать совместную работу еще более продуктивной.