Как определить объем проекта за 9 шагов

Когда ваша команда получает новый проект, появляется желание сразу же приступить к нему, а разобраться во всем – уже по ходу работы. Однако такой подход влечет за собой серьезные риски. Может оказаться, что команда вообще не знает направление движения по проекту. Или еще хуже – движется в разных направлениях.

Поэтому перед началом работы крайне важно создать четкий и подробный план, который наглядно покажет объем проекта. Это позволит уложиться в сроки и бюджет – и не перегрузить сотрудников избыточными задачами. Как определить объем проекта – давайте разбираться.

Что такое объем проекта и зачем он нужен?

По своей сути объем проекта – это документ, который содержит в себе ключевые правила выполнения работы. Основная цель документа – стать основой для всех задач, связанных с проектом. План по объему проекта должен содержать в себе основные пункты:

• Цель проекта – с какой проблемой столкнулась команда и чего она хочет достичь. 
• График проекта – сроки начала и завершения с прописанными этапами, по которым можно отслеживать и измерять прогресс.
• Индивидуальные задачи – кто и что в команде должен сделать, чтобы прийти к ожидаемому результату.  
• Ожидания от продукта – что команда собирается получить в конце проекта. Это может быть готовый макет верстки сайта, код приложения, шаблоны для сборки видеоролика и так далее.  
• Бюджет – сколько будет стоить проект, как финотдел будет оплачивать работу команды.
• Ожидаемые результаты – ответ на формулировку проблемы в виде реализуемой бизнес-цели. Например, это может быть увеличение трафика, конверсий или продаж.

Объем проекта используется не только при работе с внутренней командой, но и с внешними подрядчиками. Поэтому документ должен быть написан максимально четко и понятно.

Хороший план проекта позволяет избежать самых серьезных ловушек проектной работы:

• путаницы, недопонимания и споров о масштабах, целях и задачах;
• неверного толкования ожиданий и потребностей;
• выпадения этапов, о которых попросту забыли;
• необходимости дорогостоящих переделок.

В конечном итоге работа с четко определенным объемом проекта обеспечивает компании следующие преимущества:

• позволяет всем заинтересованным сторонам быть в курсе особенностей проекта, сводя к минимуму вероятность ошибок;
• предлагает действенную структуру, которую менеджеры могут использовать для назначения задач команде;
• позволяет команде сосредоточиться на конкретных шагах и целях, что не дает проекту потерять фокус и превратиться во что-то отдаленное от ожиданий;
• помогает улучшать проект по мере его развития.

Чтобы содержание проекта функционировало правильно, требуется хорошая коммуникация между менеджерами и их командами. Крайне важно, чтобы все понимали свои роли и то, как они влияют на каждый этап разработки проекта. Это может быть выгодно только в том случае, если объем проекта правильно спланирован. Для этого необходимо пройти 9 шагов.

Шаг 1: Определить все заинтересованные стороны

В вашем проекте есть несколько заинтересованных сторон, и не все из них будут в курсе всех деталей работы. Заинтересованные стороны проекта – это:

• компания-заказчик;
• компания-исполнитель и ее руководство;
• конечные пользователи продукта;
• команда, работающая непосредственно над проектом.

В зависимости от роли у каждого должен быть прямой доступ к информации о проекте. Удобнее всего это делать через инструменты управления проектной работой.

В зависимости от характера проекта заинтересованными сторонами могут стать подрядчики извне – их также необходимо указать в плане.

Шаг 2: Установить цели проекта

На этом этапе ответьте на вопрос: каких результатов ваш бизнес должен достичь при выполнении проекта. При формулировке ответа можно пользоваться удобным руководством – SMART-критериями:

• S (specific) – конкретный – помогает вам убедиться, какой аспект бизнеса выиграет от завершения проекта.
• M (measurable) – измеримый – помогает выбрать один или несколько ключевых показателей эффективности.
• A (achievable) – достижимый – направляет вас к постановке целей.
• R (relevant) – релевантный – постановка целей должна соответствовать задачам и миссии вашей компании.
• T (time-bound) – временные рамки – сколько времени есть у команды для достижения целей.

Шаг 3: Составить список задач

Разбивка объема проекта на более детализированные действия – лучший способ убедиться в том, что все понимают, что нужно сделать. Здесь следует помнить, что задачи не являются результатами. Каждая задача должна объяснять конкретное действие. Если задача получается слишком масштабной, ее разбивают на этапы. Главное – добиться максимальной прозрачности. 

Шаг 4: Распределить роли и обязанности

На этом этапе необходимо определить основные навыки и компетенции, необходимые для проекта. Когда у вас есть этот список, вы можете назначить роли и распределить обязанности между отдельными заинтересованными сторонами. 

При этом важно помнить, что роль – это не то же самое, что человек. Один человек может выполнять несколько ролей. Например, ведущий программист берет на себя также роль экстренного контакта для чрезвычайных ситуаций в команде разработки. В этом случае необходимо учесть добавленные к расписанию конкретного сотрудника рабочие часы.

Типичные роли:

• спонсор проекта;
• менеджер проекта;
• член команды; 
• ответственный за связи с поставщиками;
• ответственный за контакт с заказчиком.

Шаг 5: Учесть ограничения проекта

Здесь важно определить, как те или иные факторы в компании повлияют на результат проекта. Это означает, что возможные ограничения не должны стать препятствием к достижению цели.

Хорошим подспорьем на этом этапе станет SWOT-анализ. Это матрица, которая включает в себя 4 позиции:

• сильные стороны;
• слабые стороны;
• возможности;
• угрозы.

Учитывая все эти факторы, вы будете знать, как они повлияют на возможность успешно завершить проект. Так, сильные стороны покажут основные преимущества компании по сравнению с конкурентами. Слабые стороны показывают, что ставит вашу компанию в невыгодное положение. В возможностях вы должны указать среду, в которой можете использовать свои сильные стороны. А в угрозах – те ситуации, в которых проявятся слабости. 

Шаг 6: Установить график проекта

График проекта охватывает не только даты начала и окончания. Это возможность наметить, когда, где, как и кем будет выполняться работа. Время часто является одним из наиболее важных решающих факторов, когда дело доходит до ценообразования проекта. Поэтому вам нужно заранее четко определить ожидания. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

• Сколько времени займет проект и каковы его этапы?
• Есть ли у проекта конкретные и заранее определенные даты? 
• Будет ли работа над проектом происходить в течение определенного периода времени (например, не более 6 месяцев со старта). 
• Нужно ли приурочить дату окончания проекта к какому-либо событию, которое повлияет на бизнес-модель (например, вступление в силу нового закона, связанного с государственным регулированием компаний)?

Помните, что у плана проекта не должно быть открытого графика – без конечной даты. Если график нужно сделать более гибким, стоит предусмотреть для каждого этапа возможность без долгих согласований изменить его срок на определенное количество часов или дней.

Кроме того, важно учитывать, где будет проходить проектная работа – в офисе или на удаленке. В зависимости от этого вы можете вносить в график даты и места регулярных встреч для обсуждения промежуточных итогов.

Шаг 7: Определить ресурсы и бюджет

Здесь нужно ответить на вопрос, какой объем ресурсов необходим для достижения целей с помощью проекта. Ответом станут точные цифры: сколько будет стоить работа и какой бюджет компания готова выделить.

Бюджет проекта должен быть достаточным для его успешного завершения в рамках запланированных характеристик. Это значит, что конкретную сумму необходимо продумать для каждого этапа.

Шаг 8: Продумать контроль изменений

В сложном проекте при многочисленной команде всегда есть вероятность корректировок этапов проекта и их составляющих. Главное, чтобы изменения не вносились хаотично и кем попало.

На этом этапе важно тщательно продумать процедуру изменений: как будут подаваться заявки на корректировки и в чей адрес. Возможно, стоит предусмотреть некую унифицированную форму заявок, которые будет рассматривать строго определенный круг лиц. Если изменение важное, оно вносится в план. При этом необходимо гибко перестроить приоритеты задач. В противном случае объем работы неизбежно будет разрастаться.

Шаг 9: Провести стартовое совещание

Стартовая встреча включает в себя возможности:

• уведомить все заинтересованные стороны о плане проекта:
• составить видение проекта, которое может поддержать каждый;
• установить продуктивные рабочие отношения.

Стартовое совещание задает тон проекту и помогает наладить стабильные каналы связи между всеми участниками.

Что поможет создать эффективный план проекта

Чтобы план проекта стал максимально прозрачным и понятным, ему нужна детализация, которая должна включать 5 компонентов:

1. Явные детали – предположения о конкретных действиях, времени и ресурсах.
2. Визуализация – везде, где это возможно, показывайте то, о чем вы говорите, а не пытайтесь это объяснить. Визуализации, изображения и примеры помогут донести ваши цели и потребности.
3. Расшифровка любой терминологии – важно соблюдать золотое правило планирования – «не предполагай». Если в плане есть специфические термины или аббревиатуры, их необходимо объяснить. 
4. Даты промежуточных совещаний – план так или иначе представляет собой обоснованные догадки. Убедитесь, что в расписании проекта есть место обсудить промежуточные результаты, корректировки и изменения приоритетов.
5. Определение успеха – важно, чтобы с целью проекта были согласны всего его участники.

Заключение

Независимо от того, создаете вы новый продукт с нуля или проводите его редизайн, план проекта – это мощный инструмент, позволяющий выполнять поставленные задачи. Может показаться, что на старте придется проделать много работы. Но чем больше вы сможете прояснить заранее, тем быстрее будет продвигаться остальная часть проекта.