Как операционный план помогает в бизнесе

Чтобы оставаться продуктивным, бизнесу необходимо планирование. И не только в долгосрочной, но и в краткосрочной перспективе. Текущую деятельность компании описывает операционный план, который помогает подготовиться к конкретному проекту. Что такое операционный план, чем он отличается от стратегического планирования, как его составить — давайте разбираться.

Что такое операционный план?

Операционный или оперативный план — это подробный документ, в котором четко изложены проекты и деятельность компании по достижению поставленных целей и задач. На основе операционного плана формулируют ежедневные и ежемесячные задачи, чтобы каждый сотрудник в команде знал и понимал свои обязанности.

Операционный план обычно связан со стратегическим планированием. Тем не менее, между ними есть существенная разница по направленности и срокам.

Стратегический план описывает долгосрочный план компании и перечисляет конкретные шаги, которые компания может предпринять для его достижения. При этом объём стратегического плана может быть достаточно широк, поскольку описывает потребности всей компании. Как правило, стратегический план затрагивает 4 направления деятельности:

1. Работу с клиентами.
2. Финансирование.
3. Отношения с персоналом.
4. Взаимодействие с поставщиками и партнерами.

Операционные планы больше связаны с краткосрочными целями компании. Как правило, операционное планирование фокусируется на конкретном отделе или команде и описывает приоритеты работы на определенный период до года. 

Стратегический план разрабатывает руководство высшего звена. Тогда как операционный план находится в ведении менеджеров среднего звена — руководителей команд и подразделений.

Элементы и особенности операционного плана

Конкретное содержание операционного плана зависит от специфики бизнеса. Тем не менее, при оперативном планировании следует опираться на следующие ключевые элементы: 

• Цели — это основное видение вашей команды или отдела. Поставленные цели измеримы и назначаются на конкретные сроки. Например, это может быть разработка продукта, количество произведенных товаров, заключенных сделок, увеличение дохода на определенный процент и так далее.
• Назначенные задачи — их сотрудники выполняют во время бизнес-операций. Каждая задача должна соотноситься с целью планирования.
• Сроки — назначаются под задачу, проект или действие. Временная шкала при планировании также обеспечивает порядок и структуру для различных проектов отдела.
• Бюджет и ресурсы — то, что необходимо для проекта команды. 
• Потенциальные риски и ограничения — то, что может негативно повлиять на решение задачи или ход проекта.

Ключевая особенность операционного плана — его подробность. В нем должно быть четко прописано, кто и за что отвечает. Например, операционный план покажет ежедневные задачи для IT-отдела: разработку продукта, необходимый бюджет, адаптацию новых сотрудников, общие встречи команды и так далее.

В чем преимущества операционного плана

Операционный план помогает:

• Управлять ресурсами — правильно их распределять, готовить команду к задачам и фокусировать сотрудников на конкретной деятельности.
• Следить за финансовым состоянием бизнеса — команда может тестировать и контролировать свою продуктивность при грамотном расходовании бюджета.
• Готовить планы на случай непредвиденных обстоятельств и управлять рисками — планирование позволяет команде разработать адекватную реакцию на чрезвычайную ситуацию. Например, если часть подразделения придется перевести на удаленную работу.
• Обеспечить устойчивость бизнеса — операционное планирование помогает компании реализовать стратегические планы, чтобы бизнес оставался продуктивным.
• Направлять команду — каждый сотрудник в отделе знает свои обязанности и задачи.
• Поощрять подотчетность — операционное планирование гарантирует, что члены команды несут ответственность за свою роль в общем успехе компании.
• Стимулировать командную работу — членам команды проще сотрудничать, опираясь на план, чтобы слаженно выполнять поставленные задачи.
• Повысить продуктивность — операционные планы способствуют производительности сотрудников.

Как написать оперативный план

Создание операционного плана обычно включает 9 шагов:

1. Пересмотреть стратегический план

Ваш операционный план — это инструмент, который позволяет вам выполнить стратегические цели. С его помощью вы можете разделить цели и задачи бизнес-стратегии на отдельные элементы, чтобы сделать их более практичными и достижимыми. 

2. Установить цели и задачи

На этом этапе необходимо оценить производительность и приоритеты команды, после чего сравнить их с видением компании. Руководитель отдела может разработать определенные цели после обсуждения с командой. 

Здесь важно не распылять масштабы плана. Главное в операционном плане — конкретика. Поэтому при операционном планировании следует фиксировать конкретные задачи для конкретной команды. Например, для каждой команды в отделе маркетинга должен быть определенный набор функций: дизайн, маркетинг продукта, продвижение в социальных сетях и в интернете.

3. Спланировать бюджет и распределить ресурсы

Бюджетирование помогает ответственному за план понять, какие задачи выполнимы в ближайшем будущем. При этом бюджет и ресурсы необходимо распределять между сотрудниками на основе их обязанностей. 

4. Использовать опережающие индикаторы

Запаздывающие индикаторы смотрят назад, опережающие индикаторы смотрят в будущее. Это можно представить в виде конструктивных элементов автомобиля. Зеркало заднего вида — запаздывающий индикатор, лобовое стекло — опережающий.

В роли опережающего индикатора может выступать новый продукт, более высокий уровень удовлетворенности клиентов или новые рынки. Тогда как запаздывающий индикатор — количество лидов за последние полгода или ежемесячные операционные расходы конкретных отделов.

5. Определить ключевые допущения и риски

Ни один план не исключает возможных проблем. Поэтому важно, чтобы вы определили риски и продумали, как их можно снизить. Это поможет вашим сотрудникам быть готовыми к потенциально чрезвычайным ситуациям и иметь возможность справиться с ними без риска для проекта.  

6. Согласовать план с командой

Встречи и совещания крайне важны при составлении плана. Мнения сотрудников помогут в распределении задач и сроков. При этом вы будете знать, что команда понимает и принимает ваши идеи. Кроме того, общение с сотрудниками поможет информировать их об изменениях при реализации плана.

7. Продумать систему отчетности

Эффективность операционного плана зависит от отчетности. Она покажет прогресс команды и каждого отдельного сотрудника в ходе выполнения проекта. Так руководитель отдела будет видеть деятельность участников проекта и понимать, какие задачи выполнены, каким следует уделить приоритетное внимание, как при необходимости перераспределить бюджет.

8. Документировать прогресс

Документирование шагов сделает выполнение плана максимально прозрачным и наглядным. Кроме того, это позволит получить информацию, которую вы можете использовать для рассмотрения и написания вашего оперативного плана на предстоящий год. 

9. Поделиться операционным планом и регулярно обновлять его

Готовый операционный план необходимо донести до сведения всех заинтересованных лиц. Это необходимо для того, чтобы каждый понимал цели, задачи и ход работ.

Как Asana помогает с выполнением операционного плана

Для того чтобы все детали операционного плана были в общем доступе у команды, компании необходим удобный и гибкий инструмент. Таким инструментом может стать платформа Asana. С ее помощью удобно собирать элементы плана, информировать о нем сотрудников, отслеживать прогресс, вести отчетность — и все это в режиме реального времени.

В Asana вы можете ежедневно фиксировать ход работы по проекту по командам или отдельным ее участникам. Здесь же сотрудники могут обмениваться мнениями по проекту и согласовать свои действия между собой. Если в проекте возникают изменения, достаточно зафиксировать их в Asana и настроить оповещения для команды. Так никто не пропустит важную информацию и не выбьется из процесса.

Если вашей компании нужно мощное и удобное решение для операционного планирования, обратитесь в Swedbyte, единственному в России партнеру платформы Asana. Мы поможем с внедрением и настройкой системы под задачи вашего бизнеса, а также проконсультируем по мере ее использования.