Как Asana окупается для бизнеса: исследование IDC

Современные компании испытывают острую потребность в специальных решениях по управлению проектами, которые повышают производительность команд и автоматизируют рутинные процессы. При этом такие платформы должны быть простыми, понятными, доступными и выгодными в долгосрочной перспективе.

Одной из самых популярных платформ по управлению проектами сегодня является Asana, преимущества которой оценили многие предприятия по всему миру. В 2021 году консалтинговая компания IDC провела глобальный опрос среди крупных компаний и выяснила, как именно внедрение Asana помогло им оптимизировать работу над проектами и получить от этого выгоду.

Какие задачи по управлению проектами предстояло решить

В опросе IDC приняли участие компании с общим штатом более 5,5 тысячи сотрудников. К наиболее характерным потребностям компаний эксперты отнесли:

• Доступ к единому источнику информации и плану проекта, чтобы обеспечить эффективность повседневной работы сотрудников. 
• Необходимость распределения работы по нескольким портфелям проектов с возможностью гибкой настройки каждого проекта.
• Необходимость автоматизировать отчеты для получения наглядных данных по каждому этапу проекта в режиме реального времени.
• Качественную и надежную техподдержку для сотрудников, работающих с платформой.

В целом, весь спектр специфических задач сводился к единой цели – повысить продуктивность сотрудников.

Почему компании выбрали Asana

Asana – это гибкий и легко настраиваемый инструмент, который позволяет в одной системе управлять проектами, задачами, подзадачами, согласованиями, портфелями проектов и глобальными целями компании. С помощью Asana команда координирует и организует свою работу за счет наглядной визуализации и четкого контроля каждого этапа проекта.

Чтобы управление проектом было максимально удобным с точки зрения использования, настройки и получения отчетов, в Asana предусмотрен ряд продвинутых функций:

• интеграция с Jira, Microsoft Teams, Zoom, Salesforce, Slack и Adobe;
• универсальная отчетность в режиме реального времени с помощью автоматизированной визуализации данных;
• графики выполнения работ на основе графовой базы данных, где все элементы являются связанными друг с другом единицами информации;
• видеосообщения с автоматической транскрипцией – ИИ Asana сохраняет их в системе и применяет при построении графика выполнения работ. 

Asana позволяет разгрузить сотрудников, чтобы те смогли сосредоточиться на наиболее важной работе, выполнять проекты в поставленные сроки и улучшать показатели удовлетворенности клиентов. 

Как Asana увеличивает повседневную продуктивность сотрудников

Неэффективные процессы, процедуры и инструменты – все это препятствует производительности сотрудников. Если взять стандартный 8-часовой рабочий день, то по факту время продуктивной работы из-за потерь в производительности может сократиться вдвое. 

Когда производительность труда снижается, компания тратит деньги впустую. И наоборот, ясность, слаженность в работе, регламентированность и фокус на наиболее важных задачах позволяют эффективно контролировать операционные расходы. 

Как изменилась полезная нагрузка в компаниях

Как отметили респонденты, Asana позволяет отслеживать все поставленные задачи и грамотно планировать, что необходимо сделать в конкретный день. При этом сотрудники видят работу друг друга и понимают, что конкретно здесь и сейчас каждый из них может сделать для достижения общей цели. 

Насколько в компаниях снизилась бесполезная нагрузка, можно увидеть на приведенных ниже графиках. Так, Asana позволила снизить в среднем процент времени, которое тратится на рутинные задачи, с 42 % до 27 %. Тогда как показатель времени на творческую работу увеличился с 24 % до 42 %. 

Таким образом, компаниям в среднем удалось сэкономить для продуктивной работы почти полный рабочий день – около 7 дополнительных часов в неделю. А за год отлаженные процессы экономят почти 290 часов. 

Как снизилось время на рутинные рабочие процессы

По мнению респондентов, «убийцами» продуктивной работы обычно являются рутинные процессы: встречи, совещания, переписка по электронной почте, поиск информации. Причем встречи в этом перечне занимают главенствующую роль.

Конечно, никто не отрицает важность деловых встреч для работы. Однако эффективность таких процессов снижается в разы, если участники совещаний не видят в них смысла, не обладают общими знаниями о целях и ходе проекта. Одна нерезультативная встреча влечет за собой другую, в это время работа простаивает, а компания зря тратит свои деньги.

Asana позволила сделать деловые совещания конструктивнее и уменьшить их частоту. Так, многие вопросы, которые ранее требовали встречи, теперь решаются непосредственно в системе управления проектами.

Статистические данные по результатам опросов показывают, насколько Asana позволила сократить время на главные рутинные процессы:

• Количество встреч – на 18 %. 
• Административная работа – на 34 %.
• Проверка e-mail – на 33 %.
• Поиск информации – на 55 %.

График ниже показывает, что общее количество сэкономленного времени благодаря Asana составляет более 11 часов – почти полтора рабочих дня в неделю!

Примечательно, что преимущества от использования Asana отмечаются одновременно в нескольких отделах. Так, одна компания заявила, что инструменты системы позволили отделу маркетинга сократить время реализации проектов почти в два раза. А в другой отмечают двойное сокращение жалоб, которые принимает отдел клиентского сервиса.

IDC оценивают средний рост производительности для различных отделов так:

• команды продаж – 90 %;
• отделы маркетинга – 24 %; 
• отделы поддержки – 40 %;
• отделы разработки – 15 %.

Как Asana оптимизирует работу с проектами

Один из ключевых факторов для успешного и конкурентоспособного бизнеса – эффективное выполнение проектов в установленные сроки. Что этому препятствует:

• недостаточно четкая коммуникация;
• расплывчатое распределение ответственности;
• недостаточная ясность процессов;
• отсутствие прозрачности в команде.

В этом контексте Asana позволила предприятиям сократить сроки выполнения и увеличить число проектов, сданных вовремя. Главную роль здесь сыграла возможность автоматизации большинства рутинных процессов. В этом контексте наиболее полезными инструментами Asana респонденты называют:

• автоматическое создание и назначение задач с помощью интерактивных форм данных;
• простые автоматизированные шаблоны;
• автоматизацию и стандартизацию проектных требований.

Многие компании подключили в Asana не только проектную работу. С помощью автоматизированной системы в отделах проводят адаптацию новых сотрудников, разрабатывают коммерческие стратегии, регистрируют новых клиентов, выставляют счета и проводят закупки.

В качестве конкретных факторов оптимизации работы над проектами участники опроса отмечают следующее:

• Больше возможностей отследить прогресс проекта – у каждого сотрудника есть цели на квартал, так что все точно знают, какие задачи в проекте для них самые важные. 
• Гибкие инструменты для отображения прогресса проекта – Asana позволяет легко обновлять статус проекта или планировать его ход от старта и до завершения, чтобы это было видно всем сотрудникам.
• Прозрачность проектов – Asana позволяет настраивать иерархию проектов и задач так, чтобы все участники команды видели четкую последовательность этапов в реальном времени. 
• Эффективное выполнение крупных проектов – вся коммуникация ведется в Asana, где участники проекта отмечают выполненные задачи. За счет этого команде достаточно лишь одного совещания в неделю для решения наиболее срочных вопросов.

Насколько эффективно удалось оптимизировать проектную работу, показывают количественные данные:

• Время на выполнение проекта – сократилось на 13 %.
• Количество завершенных проектов – выросло на 34 %.
• Завершение бизнес-процессов – на 42 % быстрее.
• Количество выполненных бизнес-процессов – на 40 % больше.

Как утверждают респонденты, общий эффект от внедрения Asana таков: эта система помогает укладываться в сроки ведения проектов и тем самым экономить бюджет.

Как Asana повлияла на показатели удовлетворенности сотрудников и клиентов

Достигнутый с помощью Asana рост продуктивности работы напрямую повлиял и на удовлетворенность как сотрудников предприятий, так и их клиентов. Конкретные данные роста удовлетворенности такие:

• сотрудники: +11 %;
• клиенты: +72 %.

На графике ниже отображен рост удовлетворенности по шкале от 0 до 10, где 10 – наибольшая степень удовлетворенности:

Окупаемость Asana

Рост производительности, автоматизация рутинных задач, сокращение времени на ведение проектов и увеличение числа успешно выполненных проектных работ – все эти факторы приводят к значительной экономической выгоде компаний, инвестирующих в Asana.

Эксперты IDC приводят следующие данные по экономии средств за 3 года использования Asana:

Показатели	Среднее значение на организацию-респондента	Среднее значение на 100 пользователей Asana
Дисконтированные инвестиции	$1,16 млн	$150 700
Чистый дисконтированный доход	$5,07 млн	$658 200
Дисконтированная выгода	$6,22 млн	$808 900
Трехлетняя окупаемость	437 %	437 %
Достижение точки безубыточности	6 месяцев	6 месяцев

Таким образом, работа с системой Asana не только повышает производительность сотрудников, но и в конечном итоге улучшает финансовые показатели. Анализ опрошенных компаний показал, что предприятия экономят в среднем $341 700 за год на каждые 100 ежедневных пользователей Asana. Это позволяет достигнуть трехлетней окупаемости в 437 % за счет более высокого оборота и экономии на операционных расходах.