Как Asana окупается для бизнеса: исследование IDC
Современные компании испытывают острую потребность в специальных решениях по управлению проектами, которые повышают производительность команд и автоматизируют рутинные процессы. При этом такие платформы должны быть простыми, понятными, доступными и выгодными в долгосрочной перспективе.
Одной из самых популярных платформ по управлению проектами сегодня является Asana, преимущества которой оценили многие предприятия по всему миру. В 2021 году консалтинговая компания IDC провела глобальный опрос среди крупных компаний и выяснила, как именно внедрение Asana помогло им оптимизировать работу над проектами и получить от этого выгоду.
Какие задачи по управлению проектами предстояло решить
В опросе IDC приняли участие компании с общим штатом более 5,5 тысячи сотрудников. К наиболее характерным потребностям компаний эксперты отнесли:
- Доступ к единому источнику информации и плану проекта, чтобы обеспечить эффективность повседневной работы сотрудников.
- Необходимость распределения работы по нескольким портфелям проектов с возможностью гибкой настройки каждого проекта.
- Необходимость автоматизировать отчеты для получения наглядных данных по каждому этапу проекта в режиме реального времени.
- Качественную и надежную техподдержку для сотрудников, работающих с платформой.
В целом, весь спектр специфических задач сводился к единой цели – повысить продуктивность сотрудников.
Почему компании выбрали Asana
Asana – это гибкий и легко настраиваемый инструмент, который позволяет в одной системе управлять проектами, задачами, подзадачами, согласованиями, портфелями проектов и глобальными целями компании. С помощью Asana команда координирует и организует свою работу за счет наглядной визуализации и четкого контроля каждого этапа проекта.
Чтобы управление проектом было максимально удобным с точки зрения использования, настройки и получения отчетов, в Asana предусмотрен ряд продвинутых функций:
- интеграция с Jira, Microsoft Teams, Zoom, Salesforce, Slack и Adobe;
- универсальная отчетность в режиме реального времени с помощью автоматизированной визуализации данных;
- графики выполнения работ на основе графовой базы данных, где все элементы являются связанными друг с другом единицами информации;
- видеосообщения с автоматической транскрипцией – ИИ Asana сохраняет их в системе и применяет при построении графика выполнения работ.
Asana позволяет разгрузить сотрудников, чтобы те смогли сосредоточиться на наиболее важной работе, выполнять проекты в поставленные сроки и улучшать показатели удовлетворенности клиентов.
Как Asana увеличивает повседневную продуктивность сотрудников
Неэффективные процессы, процедуры и инструменты – все это препятствует производительности сотрудников. Если взять стандартный 8-часовой рабочий день, то по факту время продуктивной работы из-за потерь в производительности может сократиться вдвое.
Когда производительность труда снижается, компания тратит деньги впустую. И наоборот, ясность, слаженность в работе, регламентированность и фокус на наиболее важных задачах позволяют эффективно контролировать операционные расходы.
Как изменилась полезная нагрузка в компаниях
Как отметили респонденты, Asana позволяет отслеживать все поставленные задачи и грамотно планировать, что необходимо сделать в конкретный день. При этом сотрудники видят работу друг друга и понимают, что конкретно здесь и сейчас каждый из них может сделать для достижения общей цели.
Насколько в компаниях снизилась бесполезная нагрузка, можно увидеть на приведенных ниже графиках. Так, Asana позволила снизить в среднем процент времени, которое тратится на рутинные задачи, с 42 % до 27 %. Тогда как показатель времени на творческую работу увеличился с 24 % до 42 %.
Таким образом, компаниям в среднем удалось сэкономить для продуктивной работы почти полный рабочий день – около 7 дополнительных часов в неделю. А за год отлаженные процессы экономят почти 290 часов.
Как снизилось время на рутинные рабочие процессы
По мнению респондентов, «убийцами» продуктивной работы обычно являются рутинные процессы: встречи, совещания, переписка по электронной почте, поиск информации. Причем встречи в этом перечне занимают главенствующую роль.
Конечно, никто не отрицает важность деловых встреч для работы. Однако эффективность таких процессов снижается в разы, если участники совещаний не видят в них смысла, не обладают общими знаниями о целях и ходе проекта. Одна нерезультативная встреча влечет за собой другую, в это время работа простаивает, а компания зря тратит свои деньги.
Asana позволила сделать деловые совещания конструктивнее и уменьшить их частоту. Так, многие вопросы, которые ранее требовали встречи, теперь решаются непосредственно в системе управления проектами.
Статистические данные по результатам опросов показывают, насколько Asana позволила сократить время на главные рутинные процессы:
- Количество встреч – на 18 %.
- Административная работа – на 34 %.
- Проверка e-mail – на 33 %.
- Поиск информации – на 55 %.
График ниже показывает, что общее количество сэкономленного времени благодаря Asana составляет более 11 часов – почти полтора рабочих дня в неделю!
Примечательно, что преимущества от использования Asana отмечаются одновременно в нескольких отделах. Так, одна компания заявила, что инструменты системы позволили отделу маркетинга сократить время реализации проектов почти в два раза. А в другой отмечают двойное сокращение жалоб, которые принимает отдел клиентского сервиса.
IDC оценивают средний рост производительности для различных отделов так:
- команды продаж – 90 %;
- отделы маркетинга – 24 %;
- отделы поддержки – 40 %;
- отделы разработки – 15 %.
Как Asana оптимизирует работу с проектами
Один из ключевых факторов для успешного и конкурентоспособного бизнеса – эффективное выполнение проектов в установленные сроки. Что этому препятствует:
- недостаточно четкая коммуникация;
- расплывчатое распределение ответственности;
- недостаточная ясность процессов;
- отсутствие прозрачности в команде.
В этом контексте Asana позволила предприятиям сократить сроки выполнения и увеличить число проектов, сданных вовремя. Главную роль здесь сыграла возможность автоматизации большинства рутинных процессов. В этом контексте наиболее полезными инструментами Asana респонденты называют:
- автоматическое создание и назначение задач с помощью интерактивных форм данных;
- простые автоматизированные шаблоны;
- автоматизацию и стандартизацию проектных требований.
Многие компании подключили в Asana не только проектную работу. С помощью автоматизированной системы в отделах проводят адаптацию новых сотрудников, разрабатывают коммерческие стратегии, регистрируют новых клиентов, выставляют счета и проводят закупки.
В качестве конкретных факторов оптимизации работы над проектами участники опроса отмечают следующее:
- Больше возможностей отследить прогресс проекта – у каждого сотрудника есть цели на квартал, так что все точно знают, какие задачи в проекте для них самые важные.
- Гибкие инструменты для отображения прогресса проекта – Asana позволяет легко обновлять статус проекта или планировать его ход от старта и до завершения, чтобы это было видно всем сотрудникам.
- Прозрачность проектов – Asana позволяет настраивать иерархию проектов и задач так, чтобы все участники команды видели четкую последовательность этапов в реальном времени.
- Эффективное выполнение крупных проектов – вся коммуникация ведется в Asana, где участники проекта отмечают выполненные задачи. За счет этого команде достаточно лишь одного совещания в неделю для решения наиболее срочных вопросов.
Насколько эффективно удалось оптимизировать проектную работу, показывают количественные данные:
- Время на выполнение проекта – сократилось на 13 %.
- Количество завершенных проектов – выросло на 34 %.
- Завершение бизнес-процессов – на 42 % быстрее.
- Количество выполненных бизнес-процессов – на 40 % больше.
Как утверждают респонденты, общий эффект от внедрения Asana таков: эта система помогает укладываться в сроки ведения проектов и тем самым экономить бюджет.
Как Asana повлияла на показатели удовлетворенности сотрудников и клиентов
Достигнутый с помощью Asana рост продуктивности работы напрямую повлиял и на удовлетворенность как сотрудников предприятий, так и их клиентов. Конкретные данные роста удовлетворенности такие:
- сотрудники: +11 %;
- клиенты: +72 %.
На графике ниже отображен рост удовлетворенности по шкале от 0 до 10, где 10 – наибольшая степень удовлетворенности:
Окупаемость Asana
Рост производительности, автоматизация рутинных задач, сокращение времени на ведение проектов и увеличение числа успешно выполненных проектных работ – все эти факторы приводят к значительной экономической выгоде компаний, инвестирующих в Asana.
Эксперты IDC приводят следующие данные по экономии средств за 3 года использования Asana:
Показатели | Среднее значение на организацию-респондента | Среднее значение на 100 пользователей Asana |
Дисконтированные инвестиции | $1,16 млн | $150 700 |
Чистый дисконтированный доход | $5,07 млн | $658 200 |
Дисконтированная выгода | $6,22 млн | $808 900 |
Трехлетняя окупаемость | 437 % | 437 % |
Достижение точки безубыточности | 6 месяцев | 6 месяцев |
Таким образом, работа с системой Asana не только повышает производительность сотрудников, но и в конечном итоге улучшает финансовые показатели. Анализ опрошенных компаний показал, что предприятия экономят в среднем $341 700 за год на каждые 100 ежедневных пользователей Asana. Это позволяет достигнуть трехлетней окупаемости в 437 % за счет более высокого оборота и экономии на операционных расходах.