Как настроиться на работу с помощью Google Workspace

При работе одновременно с несколькими программами бывает очень сложно сфокусироваться на своих задачах. Из-за этого снижается продуктивность, падает качество работы. В итоге негативные последствия ощущает на себе не только сам сотрудник, но и вся команда. В этой статье поговорим о том, как без лишних усилий сконцентрироваться на работе — в том числе с помощью платформы облачных сервисов Google Workspace.

Создать почасовой план работы

Одна из основных причин, по которой большинство людей теряет концентрацию, — отсутствие четкого плана задач. Когда человек хаотично хватается за дела, он тратит много усилий впустую.

Оставаться в рабочем потоке помогает планирование задач по часам. По сути, таким образом вы структурируете свой рабочий день. Благодаря плану вы точно знаете, когда и что нужно сделать. При этом вы еще можете расставлять приоритеты. Например, назначать задачи, которые требуют максимум внимания, на утренние часы — в это время вы еще полны сил и энергии.

Адаптировать рабочие привычки к внешней среде

Когда вы работаете из дома, трудно переключать мыслительные процессы. С другой стороны, на удаленке мы можем адаптировать работу нашего мозга к так называемым настройкам внешней среды. 

Для этого нужно приучить себя выполнять одни и те же задачи в определенных местах для лучшей концентрации. Например, составлять отчеты, сидя на диване, или отвечать на электронные письма за столиком в любимом кафе. Такие же трюки, кстати, работают и в офисе. 

Концентрация внимания на уровне команды

Руководитель команды может создать условия для концентрации внимания не только для отдельных сотрудников, но и для всех ее участников. Для этого необходимо определить условия, которые облегчают или затрудняют выполнение поставленных задач. А затем — установить командные нормы для наилучших способов общения и совместной работы. Например, это может быть запрет на деловые совещания по пятницам или отказ от отправки электронных писем в выходные дни. 

Кроме того, для команды можно подобрать платформы, которые лучше всего подходят для решения конкретных задач. Так, корпоративный чат — использовать только для срочных запросов. А видеоконференции — только для обсуждения промежуточных результатов проекта.

Как концентрироваться на работе с помощью Google Workspace

Google Workspace — это не просто гибкий, универсальный и мощный набор облачных решений для совместной работы. Ряд простых настроек этой платформы помогут сотрудникам сосредоточиться на важных задачах. Например, вы можете:

• отключить уведомления по электронной почте в общих документах, таблицах и слайдах;
• настроить фильтры и ярлыки для писем, чтобы не тратить время на их сортировку;
• создавать списки задач и систематизировать информацию в сервисе Keep.

Разберем еще несколько простых настроек Google Workspace, которые позволят вам сконцентрироваться на работе.

Статус «Не беспокоить» в Google Chat

Если вам нужно отложить обмен сообщениями в Google Chat на более позднее время, включите статус «Не беспокоить». Вы по-прежнему продолжите получать сообщения от коллег, но система не будет отвлекать вас уведомлениями о них. 

Как настроить статус:

1. Откройте Google Chat.
2. Нажмите на кнопку статуса в правом верхнем углу.
3. Выберите «Не беспокоить».
4. Установите продолжительность периода без уведомлений: 30 минут, 1 час, 2 часа, 4 часа, 8 часов, 24 часа или до определенного времени. Последний вариант позволяет вам выбрать любую конкретную дату и время в будущем, чтобы возобновить уведомления Google Chat.

Запланированная отправка писем в Gmail

Переписка по электронной почте — стандартный процесс во время работы над проектом. Однако бывают ситуации, когда отправка писем и необходимость ответа на сообщения может отвлечь вас от рабочего потока. В таких случаях вам поможет опция отправки писем по расписанию. Gmail будет сохранять ваши письма и отправлять их в точно назначенное время. 

Как настроить расписание отправки:

1. Откройте Gmail.
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Укажите получателя.
4. Создайте содержимое письма.
5. Нажмите на треугольник на кнопке «Отправить».
6. Выберите команду «Запланировать отправку».
7. Укажите дату и время отправки электронной почты.

В режиме запланированной отправки вы можете выбрать одну из предложенных опций времени и даты либо настроить их самостоятельно. До указанной даты и времени ваша электронная почта остается в категории «Запланированные» в том же списке, что и ваши «Входящие», «Помеченные», «Отложенные», «Важные» и «Отправленные» письма.

Вы можете отредактировать и настроить как содержимое вашего электронного письма, так и запланированную дату и время отправки в любой момент до того, как ваше электронное письмо будет отправлено. При этом в выбранное время вам не обязательно быть в сети — система отправит запланированное электронное письмо автоматически.

Редактирование документов, таблиц и слайдов в автономном режиме

Хотя совместная работа остается одной из лучших и наиболее полезных функций Google Workspace, иногда имеет смысл работать в автономном режиме. Так вы сможете редактировать срочный документ и не отвлекаться на согласование с коллегами.

Как настроить автономный доступ в Google Drive:

1. Откройте Google Disk:
2. Выберите «Настройки» в правом верхнем углу страницы. 
3. Установите галочку в разделе «Офлайн-доступ».

По умолчанию система масштабирует автономный доступ на все документы в Google Drive. Однако вы можете настроить офлайн-режим для конкретного файла, будь то таблица, документ или презентация. Для этого:

1. Выберите нужный вам файл на Диске.
2. Нажмите на пункт «Другие раздел» (кнопка в виде трех точек в верхнем меню).
3. Нажмите на пункт «Да».

Обратите внимание, что может потребоваться некоторое время для синхронизации данных элемента с вашей локальной системой.

Заключение

Концентрация на работе имеет решающее значение для продуктивности отдельного сотрудника и всей команды. В идеале менеджер проекта должен тщательно отслеживать, насколько его подчиненные фокусируются на работе, и принимать соответствующие меры. Для этого можно использовать удобные и гибкие настройки Google Workspace.

Если вам нужен мощный и универсальный инструмент для командной работы, который также поможет с концентрацией внимания, обратитесь в Swedbyte. Мы сотрудничаем с Google с 2011 года и уже помогли десяткам тысяч бизнес-пользователей с работой в облачных сервисах Workspace. Наши эксперты помогут с внедрением и настройкой платформы, а также проконсультируют вас по любым тонкостям работы с сервисом.