Как мотивировать сотрудников в быстро меняющемся мире: опыт экспертов Asana и Swedbyte
Мотивация – одна из важнейших движущих сил в работе любого предприятия. Замотивированный сотрудник трудится плодотворно и эффективно, ценит свое время и умеет им управлять. Однако в быстро меняющемся мире постоянно сохранять фокус на работе бывает непросто. В чем конкретно заключаются проблемы мотивации в современных компаниях, как поддерживать настрой у сотрудников – своим опытом делятся эксперты Asana и Swedbyte.
Проблемы мотивации
Сегодня сотрудники хотят видеть, как их ежедневные рабочие процессы влияют на организацию, коллег и даже мир за пределами офиса. По данным PwC, 83 % менеджеров младшего и среднего звена называют «значимость повседневной работы» одним из главных приоритетов на рабочем месте.
Задача руководства – использовать это стремление, связать его с бизнес-миссией, создать общее для всех ощущение движения к цели. Однако на этом пути компании сталкиваются с серьезными проблемами. К таковым эксперты Asana относят:
- Время и усилия, необходимые для того, чтобы все работали согласованно, увеличиваются по мере роста команд или усложнения процессов.
- Сотрудники тратят много времени на переписку по электронной почте и обмен сообщениями, чтобы убедиться, что у всех есть актуальная информация. Из-за этого они отвлекаются от важной стратегической работы.
- Слишком большое количество различных инструментов приводит к путанице и дублированию работы. При огромных объемах разрозненной информации сотрудникам трудно правильно расставить приоритеты в задачах и связать свою личную деятельность с тем, чего пытается достичь команда.
- Гибридные рабочие модели – часть персонала в офисе, часть на удаленке – затрудняют командную работу. Сотрудникам сложно поддерживать связь и согласовывать цели.
Когда персонал разрывается между перегруженными каналами связи, теряется понимание, как задачи соотносятся друг с другом. Это может привести к разочарованию и разъединению, снижению мотивации и продуктивности.
В это же время есть системы, которые устанавливают четкие связи между индивидуальными задачами, командными проектами и результатами. Они помогают людям понять, какой вклад в достижение общих целей вносит их работа. Наглядным примером является модель Work Graph от Asana. Она дает каждому сотруднику целостную картину – целей, задач, проектов и многого другого.
Рассмотрим несколько аспектов с точки зрения экспертов Asana и Swedbyte.
Вовлеченность в работу и мотивация
Если компания вкладывает ресурсы в то, чтобы помочь сотрудникам увидеть отдачу от работы, она получает два больших преимущества:
- сотрудники чувствуют себя более целеустремленными;
- улучшаются результаты бизнеса.
Что говорят эксперты Asana
В отчете McKinsey 70 % опрошенных сотрудников заявили, что их целеустремленность определяется работой. В это же время только 18 % сотрудников заявили, что работа дает им тот уровень целеустремленности, на который они надеялись.
Это несоответствие может быть вызвано тем, что сотрудники тратят не так много времени, как им хотелось бы, на работу, которая их удовлетворяет. Вместо этого они занимаются рутинными делами. Например, отправляют по электронной почте сообщения, отслеживают внутренние материалы, передают данные между рабочими приложениями.
Эти негативные тенденции подтверждает доклад «Работа: взгляд изнутри 2022» Asana, согласно которому работник в среднем:
- тратит 23 часа в неделю на рутинные задачи;
- получает 32 электронных письма в день;
- мог бы сэкономить 257 часов в год, если бы процессы были улучшены.
Опрос Strategy& показывает зависимость между вовлеченностью и мотивацией. Респонденты отметили: когда их работа имеет ценность, они чувствуют мотивацию, удовлетворение и гордость за свою деятельность.
Если компания найдет способ продемонстрировать связь приложенных усилий и полученных результатов, она сможет:
- расширить возможности сотрудников;
- улучшить их благосостояние;
- получить преимущество перед конкурентами;
- добиться достижения самых амбициозных бизнес-целей;
- занять лидирующие позиции на рынке.
По данным iCIMS, 92 % бизнес-лидеров говорят, что их организация не сможет достичь поставленных целей, если они не найдут талантливых и вдохновленных сотрудников. А согласно исследованию McKinsey, компании, которые хорошо управляют талантами, в шесть раз чаще сообщают акционерам о более высокой общей прибыли, чем их конкуренты.
Как Swedbyte помогает своим сотрудникам почувствовать вовлеченность
Для этой цели в Swedbyte ввели несколько практик.
- Рабочая рутина как игра
Мы ставим глобальные цели компании в сервисе Asana. Там же отслеживаем прогресс по их достижению, собираем результаты и оптимизируем работу, если это необходимо. За каждую выполненную цель выдаются баллы – так мы реализуем тренд геймификации рабочей рутины.
Когда команда накапливает определенное количество баллов, мы организуем company trip либо корпоративный праздник. Плюсы такого подхода:
- сотрудники понимают, в каком направлении движется компания;
- у них появляется мотивация в своей ежедневной работе ориентироваться на цели компании.
- Количество рабочей нагрузки контролируется
Команда Swedbyte по техническому сопровождению всегда вела портфель с крупными проектами. При этом никто не отслеживал единичные вебинары и консультации. Сотрудникам было сложно контролировать нагрузку, из-за чего возникали ошибки в работе.
Специалист по техническому сопровождению команды Валерия Рябец:
Однажды мой рабочий день полностью состоял из встреч. Писать важное письмо пришлось буквально на ходу, поэтому я допустила опечатку. Это стало поводом для того, чтобы пересмотреть нагрузку“.
Стало понятно, что необходима полная картина всех рабочих процессов. Для этого в Asana мы создали отдельный проект для единичных и недолгосрочных инициатив. Это позволило распределить нагрузку и посмотреть на контекст, в котором происходит трудовая деятельность. За счет этого сотрудники стали лучше понимать свой work-life баланс, замечать переработки и спокойнее воспринимать ошибки. Что, в свою очередь, помогло сохранять мотивацию и выполнять задачи более эффективно.
Руководитель отдела по работе с клиентами Виктория Виноградова:
Такая практика полезна и далеко не так очевидна, как может показаться на первый взгляд. Многим кажется, что таск-трекер нужен, чтобы вести текущие задачи, при этом работники часто забывают смотреть на уже выполненные. А Asana может стать прекрасной основой для рефлексии“.
- Достижения видны всем
До пандемии, когда все сотрудники собирались в офисе, в Swedbyte была традиция бить в гонг каждый раз, когда закрывалась крупная сделка. Однако когда компания перешла на гибридный формат работы, практика Sales Gong стала неэффективной. Ведь нужно было не только фиксировать результат работы, но и обсуждать его.
Чтобы установить связь между офисными и удаленными работниками, Swedbyte создала в Asana отдельный чат для обсуждения достижений. Туда можно писать, чтобы, например, рассказать о статье, которой особенно гордишься, или о крупном проекте. Со временем компания настроила автоматизацию с CRM, чтобы уведомления о закрытых сделках приходили прямо в чат. Так получилось создать живое пространство: коллеги комментируют сообщения, поздравляют друг друга, ставят реакции.
Здоровая атмосфера и мотивация
Есть моменты, которые объединяют членов команды, создают здоровую и дружелюбную атмосферу.
Что говорят эксперты Asana
Когда люди обсуждают свою работу в команде или один на один, каждый человек может увидеть, как его индивидуальная деятельность вписывается в прогресс группы.
И наоборот. Когда есть непонимание, как различные задачи согласуются в проекте, становится труднее увидеть, какой вклад в достижение целей команды вносит каждый отдельный человек. Это снижает моральный дух в коллективе, сотрудники чувствуют себя изолированными. Все это может привести к истощению рабочих ресурсов.
Как Swedbyte поддерживает здоровую атмосферу в коллективе
Для этого в Swedbyte применяют три практики.
- Еженедельные созвоны с командой (team syncs)
Во время общих созвонов каждый сотрудник может высказать свои мысли о текущей работе. При этом все говорят по очереди. Так каждый чувствует, что его слышат, его вклад заметен команде.
- Разговоры один на один раз в полгода
Потратив время и усилия на то, чтобы выслушать о личных и рабочих проблемах сотрудника, руководители могут выявить симптомы эмоционального выгорания и устранить его причины.
- Коммуникация в Asana
С помощью Asana мы поддерживаем комфортную атмосферу в команде.
Руководитель отдела по работе с клиентами Виктория Виноградова:
Желание человека вести Asana, как правило, соответствует его вовлеченности в командную деятельность. Если сотрудник работает изолированно, команде нужно приложить усилия, чтобы понять, как продвигаются его задачи. Это приводит к напряжению в коллективе и недовольству коллег. При этом на заполнение Asana (например, обновление статуса по задачам) уходит совсем немного времени. Никому не приходится испытывать неловкость, в очередной раз напоминая коллеге о дедлайне“.
Сфокусированная работа и мотивация
Часто именно во время важной сосредоточенной работы сотрудники осознают, что вносят свой вклад в достижение целей компании.
Что говорят эксперты Asana
При сфокусированной работе сотрудники чувствуют себя наиболее вовлеченными. Однако время, которое персонал мог бы потратить на эту важную деятельность, сокращается из-за совещаний и «работы ради работы».
Вот данные из «Индекса анатомии работы»:
- 24 % респондентов заявили, что слишком большое количество встреч приводит к срыву сроков.
- Респонденты тратили в среднем 58 % рабочего дня на «работу ради работы».
- 33 % выполняли свои прямые обязанности.
- 9 % работали непосредственно над достижением главной цели.
Даже когда появляется время для основной работы, препятствием становится сложная система используемых инструментов. У сотрудников может не быть четкого представления о том, что делают их товарищи по команде и как это соотносится с их деятельностью. Со временем это разъединение может подорвать целеустремленность. Что в итоге приведет к падению морального духа, низкой производительности, выгоранию и истощению.
Как Swedbyte фокусируют сотрудников на работе
Для этого мы:
- Добавляем в календарь focus time
Сотрудники выделяют время в течение дня, чтобы сосредоточиться на одном конкретном проекте. При этом коллеги видят статус и понимают, что в этот момент человека лучше не беспокоить.
- Избавляемся от уведомлений во внерабочее время
Лишние сообщения вечером или на выходных не позволяют в полной мере отвлечься от работы и набраться сил для новой недели. Это приводит к выгоранию.
- Постепенно сокращаем количество встреч
В самые напряженные периоды на встречи может уходить до 23 часов от 40-часовой рабочей недели. Если своевременно вносить все задачи в Asana, часть встреч можно провести быстрее либо совсем отменить. Становится видно, что где-то достаточно письменного отчета о статусе, 15-минутного стендапа или онлайн-сверки.
Заключение
Бизнес растет и крепнет, когда работа каждого сотрудника связана с общими целями организации.
Когда сотрудники видят, что их труд стал частью общего результата, они чувствуют удовлетворение от деятельности, гордятся своей причастностью.
Со стороны руководства важно обеспечить эту связь с помощью мотивационных методик и удобных систем по управлению проектами. Asana давно зарекомендовала себя как одно из продвинутых и интуитивно понятных решений. Если вы заинтересованы в том, чтобы повысить мотивацию и вовлеченность сотрудников, обратитесь в компанию Swedbyte. Мы – привилегированный сертифицированный партнер Asana, досконально знаем все возможности платформы, поможем с ее внедрением и настройкой.