Как инструменты Google Workspace помогают продуктивной работе

На работе люди хотят быть продуктивными. При этом легко потеряться в ворохе различных приложений. Работа превращается в жонглирование инструментами, из-за чего трудно отслеживать свой прогресс в выполнении задач. Компания Google предлагает удобное и современное решение – облачную платформу Google Workspace. Она включает в себя приложения для продуктивной работы: почту, календарь, облачное хранилище, таблицы и прочее. Подробнее обо всех сервисах – в нашем материале. 

Почта Gmail

В основе Google Workspace лежит Gmail, приложение для личной или профессиональной электронной почты. Интерфейс версии Gmail для Google Workspace включает в себя несколько расширенных функций. Помимо возможности использовать адрес электронной почты с вашим собственным доменом, к ним относятся:

• Возможность читать и составлять электронные письма в автономном режиме.
• Возможность создавать групповые адреса электронной почты.
• Включение уведомлений о прочтении.
• Разрешение использовать Gmail в других почтовых клиентах (например, Outlook).
• Разрешение пользователям делегировать доступ к почтовому ящику другим.
• Шифрование S/MIME.

В приложении Gmail вы также можете получить доступ к Google Meet для видеозвонков.

Google Docs

Google Docs – облачный сервис, который позволяет создавать и редактировать тексты с помощью простых встроенных опций. Этот инструмент отличается минималистичным дизайном, чтобы даже новичку было легко и удобно с ним работать. В Google Docs нет такого обилия функций, как в MS Word. Однако сервис с лихвой компенсирует это возможностью совместного доступа.

Созданным документом можно поделиться с коллегами в режиме просмотра или редактирования. При этом с одним файлом могут одновременно работать до 100 человек – комментировать, вносить правки, оставлять метки примечаний. И все это – в режиме реального времени. Если в компании работает мультиязычная команда, это не станет препятствием для совместной работы с документом – в Google Docs предусмотрен встроенный переводчик.

Google Sheets

Google Sheets – аналог MS Excel, в котором пользователи создают электронные таблицы. Как и в случае с Google Docs, ключевая фишка Google Sheets – возможность совместной работы с таблицами. Достаточно поделиться ссылкой с коллегами, после чего несколько пользователей могут работать с файлом в режиме реального времени.

Google Sheets – легкий в освоении инструмент за счет интуитивно понятного интерфейса и минималистичного дизайна. Здесь также есть система комментирования. А при необходимости пользователи могут быстро вернуться к предыдущим версиям файла – Google Sheets сохраняет весь процесс работы.

Google Slides

В онлайн-конструкторе Google Slides можно создавать наглядные презентации с помощью слайдов, анимаций и мультимедийного контента. В этом сервисе не столь много функций, как в MS Powerpoint. Зато Google Slides позволяет конструировать презентации в совместном режиме. 

Меню Google Slides продумано так, что сервис освоит даже тот, кто никогда ранее не работал с конструкторами презентаций. Здесь все просто и лаконично – есть основной слайд в центре экрана и эскизы слайдов слева. Сверху – панель с инструментами, которые помогут создать интересную и красивую презентацию.

Собирать слайды можно как с нуля, так и с помощью готовых шаблонов. При этом каждый шаблон можно редактировать, добавлять в него текст, графику, видео, диаграммы и таблицы.

Google Keep

Google Keep – приложение для создания заметок и ведения списков. Сервис работает как записная книжка, куда удобно вносить важную информацию и напоминания. 

В отличие от Docs, Sheets и Slides делиться ссылками в Google Keep нельзя. Однако созданную заметку можно переслать по электронной почте для дальнейшего совместного редактирования. Простой редактор позволяет настроить цвет и формат текста для каждой заметки, чтобы разделять личные и рабочие записи, а также назначать пользовательские метки. 

Google Drive

Google Drive – это мощный инструмент, который позволяет хранить файлы в облаке и легко получать к ним доступ через веб-браузер, рабочий стол или с мобильных устройств. 

С помощью Google Drive пользователи могут легко получать доступ к файлам для совместного редактирования и обмениваться ими. Настройками общего доступа управляют администраторы. Например, они могут закрыть возможность обмена файлами с пользователями за пределами компании. Удобный бонус – файлы сервисов Docs, Sheets и Slides не расходуют лимит хранилища.

Google Meet и Chat

Meet – это инструмент для видеоконференций Google Workspace, который позволяет заранее планировать видеозвонки, а Chat – это инструмент для бизнес-чата (похожий на Slack).

За счет интеграции Meet и Chat в Gmail вы можете использовать эти инструменты прямо из электронной почты без необходимости доступа к отдельному приложению. В обоих инструментах предусмотрено совместное управление файлами. Chat поддерживает до 28 языков, а Meet – календарь и функции презентации, имеет возможность прямой трансляции (доступно в плане Enterprise). 

Google Currents

На электронной доске объявлений Google Currents коллеги вывешивают сообщения для членов команды. Если Chat – это решение для общения один на один, то Currents создан для общих дискуссий на рабочем месте. Здесь находятся важные уведомления для команды, файлы в общем доступе и обсуждения по проектам. 

В пространстве Currents дискуссии можно распределить по тематическим потокам. Также участников обсуждения можно разделять на группы с доступом к определенным веткам обсуждений.

Google Forms

Google Forms позволяют быстро создать опрос или онлайн-викторину для коллег по команде. При этом сервис предусматривает неограниченное количество вопросов и участников. Администратор сервиса может использовать несколько типов вопросов, раскрывающиеся списки и вопросы с кратким ответом. При необходимости к опросу можно подключить загрузку файлов. 

Как и большинство сервисов Google, Forms позволяет работать с опросами в совместном режиме. Пользователи Forms автоматически получают доступ к Google Sheets, поэтому ответы на опросы легко изучить более подробно. Здесь можно создавать таблицы и визуализировать данные с помощью графиков и диаграмм. Кроме того, данные опроса можно экспортировать в Excel. 

Весь интерфейс Forms сосредоточен вокруг конструктора вопросов. Вы создаете опрос с помощью нескольких кнопок – добавить, копировать или редактировать вопрос. Google Forms интегрирован с Google Drive, поэтому все изменения в опросе автоматически сохраняются в облаке.

Google Calendar

Calendar от Google Workspace разработан так, чтобы пользователи могли легко обмениваться событиями, встречами, задачами и напоминаниями друг с другом. Отдельная полезная функция – «Найти время», которая позволяет просматривать календари нескольких пользователей, чтобы найти свободные слоты. Календарь позволяет импортировать внешние календари, такие как Outlook и iCal, а также синхронизируется с календарями Exchange.

Google Vault

Это приложение для архивации позволяет управлять данными, которые хранятся в Google Workspace, включая электронные письма, чаты и файлы на Google Drive. Он может выполнять поиск, экспортировать и хранить данные, чтобы соответствовать любым нормативным требованиям, применимым к вашей организации. 

Google Cloud Search

Google Cloud Search – облачный поисковик, который ищет данные среди приложений Workspace. По сути, это цифровой помощник, который за считанные секунды найдет нужную заметку, письмо или файл. 

Преимущества Google Workspace

• Удобство

Все инструменты для повышения производительности офиса в одном месте. С Google Workspace переключение между электронной почтой, документами, календарями и чатом происходит без проблем, что позволяет сэкономить значительное количество времени и усилий.

• Простота использования

Продукты Google Workspace легко адаптируются под текущие задачи. 

• Совместная работа

С одним и тем же документом одновременно могут работать несколько членов команды, обмениваясь файлами между собой. 

• Облачное решение

Все приложения Google Workspace работают без веб-браузеров, а изменения в документах автоматически сохраняются и вносятся в режиме реального времени.

• Диапазон приложений

Набор инструментов для повышения производительности и совместной работы Google Workspace закрывает подавляющее большинство потребностей.

• Обширное хранилище

В планах Business и Enterprise пользователи получают от 30 ГБ до неограниченного объема хранилища. Кроме того, файлы, созданные в Google Docs, Sheets, Slides и т. д., не расходуют лимит хранилища.

• Доступна бесплатная версия

Многие инструменты (Gmail, Docs, Drive и т. д.) доступны для бесплатного использования с некоторыми ограничениями на объем хранилища и адресом электронной почты @gmail.com. Однако при регистрации в Google Workspace вы получаете бесплатную 14-дневную пробную версию, чтобы настроить профессиональный адрес электронной почты и попробовать дополнительные функции, например консоль администратора.

• Интеграции 

Google Workspace предусматривает огромное, постоянно растущее количество интеграций (CRM, веб-разработка, креатив, бухгалтерский учет и финансы и т. д.). Это позволяет Google Workspace легко встраиваться в существующие рабочие процессы.