Кейс: как Azur Games создают игры мирового уровня с помощью Asana
Об Azur Games
Azur Games — международный разработчик и издатель мобильных игр. В портфолио компании более 100 запущенных free-to-play проектов в разных сеттингах. Ежедневно в игры Azur Games играют более 20 миллионов пользователей, а сама компания входит в топ-10 издателей мобильных игр по всему миру по загрузкам.
Уже некоторое время Azur Games управляют проектами в Asana. Их по праву можно назвать Asana-чемпионами: в таск-трекере успешно работают все команды – от разработчиков до бухгалтерии. Это значит, что в компании есть единый источник истины, задачи не теряются в мессенджерах и письмах, а для коммуникации между различными отделами не нужно использовать дополнительные инструменты.
В прошлом мы уже беседовали с коллегами из Azur Games. Тогда Head of IT and Procurement Сергей Кузнецов рассказал нам, как проходило внедрение Asana и поделился первыми впечатлениями от работы в таск-трекере.
В этом году мы решили вернуться к кейсу разработчиков, чтобы узнать подробнее, как они построили различные процессы в Asana, какие функции оказались особенно полезными, а также какой философией компания руководствуется в работе с инструментом. Обо всем этом нам рассказала менеджер процессов Людмила Чернышова.
Как новые сотрудники начинают работу в Asana
Один из основных элементов онбординга новых работников в Azur Games – демонстрация Asana. Это интуитивно понятный инструмент, в котором легко начать работу, поэтому для рядовых сотрудников достаточно одной welcome-встречи, чтобы освоить главные функции. При этом всегда можно обратиться к Людмиле, если появляются дополнительные вопросы.
Когда проходит онбординг проджект-менеджера или руководителя отдела, одной встречей в компании не ограничиваются. В таком случае Людмила помогает детально настроить процессы. Например, если ранее человек работал в другом инструменте для управления проектами и привык к определенной системе, Людмила подскажет, как это видение можно реализовать в Asana.
Помимо обучения с наставником, каждый сотрудник может самостоятельно ознакомиться с внутренними мануалами по Asana. В Azur Games они появились не сразу, но стали важным и полезным дополнением к процессу адаптации новичков. К примеру, в компании есть инструкции, как составить техническое задание для арт-команды, отправить запрос на отпуск в HR-отдел, сформулировать реквест моушн-дизайнерам и многие другие.
Подача запросов
Благодаря Asana отделы, где требуются четкие ТЗ, стали тратить меньше времени на реквесты. Этот процесс автоматизировали двумя способами.
Первый – с помощью шаблонов проектов и задач. Например, по шаблону создается одна вышестоящая задача, которая содержит в себе несколько подзадач. Эти подзадачи автоматически направляются в разные проекты: художникам, сценаристам, сотрудникам видео-продакшна. Не нужно тратить время на распределение задач вручную.
Другой способ – подача заявок через формы. Благодаря ветвлению форм сотрудники экономят время, заполняя только относящиеся к задаче поля.
Автоматизация процессов
Большинство команд в Azur Games работают спринтами. В основном они организуют задачи в виде канбан-доски с тремя секциями: “Новые задачи”, “В работе” и “Завершенные”. Для экономии ресурсов перемещения между секциями, проектами и исполнителями настраивают с помощью правил Asana.
Автоматизации используют и для интеграций. Например, команды настроили автоматическую отправку уведомлений о новых задачах, комментариях, сроках из Asana в Slack.
Если компании нужны специфические автоматизации, которых нет в исходной версии продукта, пишутся индивидуальные скрипты. Так, Azur Games заказывали разработку в Swedbyte. Наши коллеги создали программу, которая позволяет отслеживать активность сотрудников в Asana.
Аналитика и отчетность
Аналитикой занимаются проджект-менеджеры и руководители отделов. Как правило, им требуются данные по работе конкретного исполнителя: какие задачи были выполнены, какие находятся в работе, какие планируются на ближайшую неделю. Для этого в Asana есть расширенный поиск по задачам. В поиске можно отфильтровать задачи по большому количеству параметров – от даты начала и завершения работы до их уровня. Все эти данные можно выгрузить в формате CSV-файла, чтобы, к примеру, в дальнейшем построить графики в Instagantt.
Кроме того, аналитические графики можно строить прямо в Asana. Для этого нужно перейти во вкладку “Отчеты” в меню на панели слева. С помощью этой функции можно составить отчет по задачам, а еще создать график по метаданным проектов.
Интеграции
Azur Games стараются вести всю работу в Asana. Чтобы специалисты имели доступ к необходимым инструментам и при этом могли работать из единого пространства, ни на что не отвлекаясь, команды интегрируют Asana с другими платформами.
В компании уже настроены интеграции со Slack, Google Workspace, Flowsana и другими приложениями. О некоторых интеграциях Людмила рассказала подробнее.
Интеграцию с Google Workspace используют во всем коллективе, но особенно она полезна для видео-продакшна. Все видео-материалы хранятся на Google Диске. Функция выбора файлов Google Диска встроена в панель задач Asana. С её помощью сотрудники могут с лёгкостью прикреплять видео-файлы из «Моего диска» к задачам, и коллегам не придется долго искать нужные материалы. Все комментарии и правки сотрудники также оставляют в таск-трекере.
Выше мы уже упоминали об интеграции с Instagantt для построения сложных графиков. По наблюдениям Людмилы, синхронизация между инструментами происходит быстро и бесшовно, а сотрудники особенно довольны, что изменения в аналитику можно вносить как из аккаунта Asana, так и из Instagantt, и никакие данные не потеряются.
Некоторые команды интегрировали Asana с инструментами для тайм-трекинга, такими как Everhour. В Azur Games нет контроля за временем, продуктивность сотрудников оценивается по выполненным задачам. Поэтому чаще всего тайм-трекеры требуются только на этапе формирования новой команды. Со временем коллеги отказываются от этой интеграции, так как привыкают грамотно планировать и распределять ресурсы. Кроме того, для большинства команд достаточно встроенных полей в Asana, где можно указать, когда началась и закончилась работа над задачей. На основе этой информации позже составляют таймлайн, по которому можно судить, чем был занят сотрудник в определенное время, на какие задачи ему потребовалось больше часов и где могли возникнуть трудности.
Философия
Главный принцип Azur Games – вся работа должна протекать в Asana: от проектного управления до обсуждений ежедневных задач. Людмила подчеркивает, что это важно сразу донести до новых сотрудников. Нужно, чтобы с первых дней работы они привыкали фиксировать все свои шаги в таск-трекере.
Благодаря такому подходу руководству легче отслеживать прогресс всего отдела, особенно если это большая команда с крупным объемом работы. Кроме того, Asana позволяет увидеть рост отдельных сотрудников. К примеру, если раньше человек получал много правок и комментариев от коллег, а со временем их стало меньше, это отразится в аналитике Asana. Можно посмотреть, как менялась сложность задач или время на их выполнение – все это в одном месте.
Людмила отмечает, что гибкость Asana – одно из главных преимуществ инструмента. Все отделы могут настроить работу так, как им комфортно. В частности художники предпочитают сразу работать с большими задачами, а другие отделы стремятся разделить большую задачу не несколько маленьких подзадач и отталкиваться от такой структуры.
В то же время, если в компании нет четко сформулированного видения рабочих процессов, которое транслируется всем сотрудникам, руководителям будет сложно следить за деятельностью разных команд. Именно поэтому в Azur Games такое внимание уделяют месту Asana в онбординге новых работников.
Сейчас Azur Games — это более 800 профессионалов, работающих дистанционно и в офисах в Москве, Новосибирске, Миассе, Минске, Дубае и Ларнаке. Для команд, разбросанных по всему миру, особенно важно иметь единое пространство для межкомандного взаимодействия. C Asana команда Azur Games достигает высокого уровня согласованности и могут адаптироваться к любым бизнес-задачам.