Хотите сделать совещания более результативными? Научитесь грамотно ими управлять

Представьте себе: вы сидите на совещании, у которого нет четкой цели или списка рассматриваемых вопросов. Люди разговаривают, но никто ничего не записывает. Когда встреча наконец заканчивается, вы обессилены, эмоционально опустошены  и в отвратительном настроении.

Звучит знакомо? Если да, вы не одиноки.

На бесполезных совещаниях сотрудники теряют почти три часа в неделю. Встреч так много, что мы начинаем на них отвлекаться: больше половины сотрудников во время совещаний решают еще какие-то задачи, а в коротких онлайн-встречах активно участвуют всего 43%. Иными словами, многие из нас сидят на непродуктивных, ненужных или откровенно скучных совещаниях.

Это не значит, что все совещания плохи – просто мы часто теряем на них время. Нам не просто нужно меньше совещаний, нам нужны более качественные встречи, действительно полезные для всех участников. Потому что, на самом деле, чем эффективнее вы проведете совещание, тем меньше дальнейшей коммуникации потребуется для решения задач. Именно в этом может помочь грамотное управление совещаниями.

Что такое управление совещаниями?

Управление совещаниями – это процесс координации и проведения совещаний таким образом, чтобы получить максимум от затраченного времени. Это включает подготовку, проведение встречи и действия, которые необходимо совершить после нее, чтобы совещание прошло с пользой. Сюда входит, например, рассылка повестки совещания и распределение поручений после него.

Когда вы правильно управляете совещаниями, они становятся эффективными и продуктивными. Присутствующие понимают цель встречи, у них заранее есть необходимая информация, чтобы прийти подготовленными, так что они не отвлекаются и вместе с вами стараются возможно более продуктивно провести время. Если совещания становятся более эффективными, то для решения задач их нужно меньше, поэтому вы можете и оптимизировать свой график, и вернуть ценное рабочее время сотрудникам.

А нужно ли вообще это совещание?

Вовсе не все встречи необходимы. Если вы постоянно оказываетесь на бесполезных совещаниях, попробуйте использовать комплексный подход и устроить встречам «страшный суд». Это звучит зловеще, однако такая процедура выводит простой аудит встреч на новый уровень: попросите сотрудников удалить из календарей все запланированные встречи и начать составлять их график заново. В команде Asana такой аудит помог сотрудникам сэкономить в среднем 11 часов в месяц.  

8 советов для эффективного управления совещаниями

Управление совещаниями – процесс довольно простой, однако чтобы всё шло гладко, необходима некоторая практика. Мы хотим избавить вас от возможных ошибок и предлагаем восемь советов, которые помогут развить навыки управления совещаниями.

1. Заранее раздайте повестку совещания: Заранее распространенная повестка совещания поможет участникам явиться уже с готовыми идеями. Вам не нужно будет тратить время на введение всех в курс дела – вместо этого вы сможете сразу приступить к обсуждению важных вопросов.     
2. Строго придерживайтесь вашей повестки: Ваша повестка – это самое главное руководство во время совещания, список всего, что вам нужно обсудить, какие решения необходимо принять и сколько времени отвести каждой теме.  Повестка должна быть в центре внимания в течение всего совещания, тогда будет правильно распределено время и дискуссия будет находиться в нужном русле. Если все-таки появятся дополнительные вопросы, сделайте себе пометку, чтобы обсудить их потом только с заинтересованными лицами или на другом совещании.     
3. Совещания должны быть короткими: Чем длиннее встреча, тем  труднее всем сохранять внимание и участвовать в дискуссии. Пусть требуемая длина совещания определяется его повесткой, только помните, что не все встречи должны продолжаться полчаса или час – они могут длиться 15 минут, 40 минут или столько времени, сколько вам действительно необходимо. Более короткие деловые встречи особенно важны для сотрудников, работающих удаленно, потому что после 30 минут становится сложно концентрироваться на видеоконференции. Что касается очных совещаний, на них мы обычно можем сохранять внимание в течение 45-60 минут.     
4. Приглашайте меньше людей: Чем меньше людей присутствует на встрече, тем она эффективнее. Пригласите меньше сотрудников, и совещание станет продуктивнее, поскольку у каждого из присутствующих будет больше времени высказаться. Помимо этого, другие сотрудники не будут тратить время на встречу, которая их не касается. Решая, кого пригласить, помните, что результатом успешного совещания должны  быть принятые решения, а не просто обмен мнениями. Если кого-то из сотрудников нужно проинформировать, вы можете позже выслать им конспект встречи.     
5. Начинайте вовремя: Ничего страшного, если несколько минут уйдет, пока люди собираются, но любая задержка после этого влияет на продуктивность вашей встречи. Всегда начинайте вовремя, даже если кто-то еще не пришел. Если постоянно случается, что таких сотрудников много, заранее подумайте, о чем можно поговорить 5 минут, пока все собираются.
6. Встречи должны быть интерактивными: Хорошее совещание наполнено идеями и энергией. Люди не просто приходят и пассивно слушают – они активно участвуют в обсуждении. Чтобы совещание стало интерактивным, прямо спрашивайте сотрудников их мнение и отведите время на мозговой штурм.  
7. Запланируйте резервное время для вопросов и ответов: Придерживаться повестки очень важно, но нужно также отвести время для вопросов по делу, и для этого необходима определенная гибкость. Вместо того чтобы отводить на вопросы время в конце встречи, побуждайте участников задавать их на протяжении всего совещания. Так меньше вероятность того, что они забудут, что хотели спросить, а вы сможете ответить на вопросы в соответствующем контексте.
8. Действуйте сразу после встречи: Не ждите – доведите совещание до логического конца, пока оно еще свежо в головах у людей. Сразу разошлите конспект встречи, назначьте контрольные совещания и распределите поручения.

Пусть ваши встречи работают на вас

Совещания не должны быть пустой тратой времени. Главное, что вы должны вынести из этой статьи: одно продуктивное совещание всегда лучше, чем несколько бесполезных. Немного предварительного планирования, и вы добьетесь такого же (если не большего) результата, затратив в несколько раз меньше времени и сэкономив его для других дел.