Графики вех: зачем они вашим проектам и как их строить
Вехи – прекрасный ориентир не только для вас, но и для команды, работающей над проектом. Чтобы этот инструмент был эффективным, нужно грамотно его визуализировать и дать доступ всем сотрудникам. Что же все-таки представляют из себя вехи и как выстроить графики, отображающие их? Разбираемся в нашей статье.
Продуктивный ликбез: что такое вехи и зачем они вам
Эксперты проектного менеджмента Клиффорд Ф. Грей и Ларсен У. Эрик дали вехе свое определение – в английском языке она называется milestone. Так принято обозначать значимые события – легко определяемые и важные точки для контроля проекта.
Правильно отмеченные этапы помогут вам избежать ошибок, которые чаще всего совершают в проектах. Не выделяйте вехи только на основе дат, указанных в планах выполнения задач, руководствуйтесь логикой. Не нужно выставлять и строго определенное количество. Предусмотрите их только для важных событий. Подготовительные работы и задачи обозначайте по-другому, а вот какой-либо запуск и этапы подготовки к нему станут прекрасными вехами.
Допустим, ваш отдел маркетинга работает над ребрендингом. Это огромный проект, который включает в себя множество подвижных элементов. Стоит цель – завершить проект к концу года. С помощью вех можно отметить ключевые решения и действия: выбор новой цветовой палитры, создание шаблонов для дизайна и логотипа, согласование плана запуска и т. п.
Вехи – это контрольные точки. Отмечая даты стартов и точки принятия решений, они помогают не только с соблюдением сроков, но и с внешними проверками, отчетами по бюджету или представлением основных результатов.
Это может показаться странным, но вехи должны быть сложными, с возможностями неудачного исхода. К ним стоит относиться как к новому опыту и возможности скорректировать вводные, чтобы в итоге они привели к успешной реализации.
Представьте свой проект как миссию запуска человека на Луну. Например, Ranger III, беспилотный зонд, который должен был изучать поверхность луны, промахнулся на 35 000 километров. Отрицательный результат – это возможность проанализировать ошибки и потом их избежать.
Планируя вехи, важно соблюдать баланс между простыми и сложными этапами, а успешное их достижение будет мотивировать и вдохновлять всю команду. Причем самое интересное, что вы можете добавить вехи в любой ваш проект, когда он находится на любой из своих стадий.
Расставляя вехи, обращайте внимание на:
- Частоту. Вехами обозначают не завершение каждой задачи, а только значительные события.
- Распределение во времени. Находящиеся на большом расстоянии друг от друга вехи не вдохновят команду: достижений придется ждать слишком долго. Однако и близко расположенные этапы не приносят пользы – они быстро превращаются в рутину. Для проектов длительностью в несколько месяцев будет нормой располагать вехи с интервалами примерно в две недели.
- Контроль. Вехи включаются в план проекта и обязательно отслеживаются.
- Отчетность. Нужно фиксировать невыполнение вехи в срок, чтобы вовремя переоценить ресурсы и все-таки завершить важное событие.
Зачем визуализировать вехи
Если вы не завершили веху, то необходимо понять, почему это произошло. Для этого назначьте совещание со всеми сотрудниками и задайте вопросы:
- Была ли веха запланирована корректно?
- Были ли задержки при выполнении задач, входящих в этот этап?
В случае, когда у вас довольно большое количество подвижных элементов, бывает трудно понять, где допущена ошибка и что было упущено из виду. Чтобы избежать такой ситуации, нужно представлять весь проект в виде графика вех. Визуализация, тем более если она сделана при помощи какого-либо инструмента управления проектами, наглядно покажет, в каком месте и что пошло не так. Важно полностью отображать проекты графически: хронологиями, календарями или канбан-досками.
Как создать график вех: 7 шагов к визуализации
Нельзя составить график вех, пока не будет четкой структуры и композиции всех необходимых действий для достижения целей проекта. Нужно составить список всех задач в управляемой структуре или диаграмме, а после – расставить вехи в ключевых местах. Давайте пошагово разберемся, как это сделать.
Шаг 1. Определить цели проекта
Прежде чем вы создадите диаграмму вех, определите цель проекта. Нужно, чтобы ваша команда точно знала, над чем она работает и почему это важно для достижения итогового результата. Далее установите сроки: даты старта и завершения.
Представим себе ситуацию: вы запускаете проект по слиянию компаний. Главная цель – успешно объединить две компании. Дата начала – объявление проекта по слиянию внутри компании, дата окончания – глобальное мероприятие, посвященное произведенному слиянию.
Шаг 2. Создать список задач
Распишите задачи, которые приведут вас к цели. Они должны быть расставлены в хронологическом порядке, привязаны к датам или диапазонам дат.
В задачу слияния компаний будут включены: создание внутреннего информационного бюллетеня, совещание для ответов на вопросы сотрудников, пресс-конференция для объявления о слиянии, планирование глобального мероприятия и т. д.
Шаг 3. Определить основные вехи
Легко спутать веху с результатом, но различия есть. Результат – что-то осязаемое, например отчет или продукт. Веха более концептуальна и отмечает контрольную точку, над которой ваша команда может работать.
Определите, является этап вехой или нет, ответив на следующие вопросы:
- Влияет ли эта задача на крайний срок?
- Указывает ли ее выполнение на прогресс?
- Должны ли все заинтересованные в успешном исходе проекта стороны рассмотреть эту задачу?
- Может ли проект быть завершен без этой задачи?
Если вы ответили утвердительно на все вопросы, кроме последнего, то это веха.
Чтобы разработать проект слияния, вы должны сначала классифицировать каждую инициативу:
- Создание внутреннего информационного бюллетеня для объявления о слиянии – задача.
- Рассылка информационного бюллетеня – задача.
- Объявление сотрудникам о слиянии – веха.
Шаг 4. Создать временную шкалу
Собираем пазл: превращаем задачи, цели, вехи, результаты и этапы в график. Проверьте, насколько реалистичны временные рамки, которые вы обозначили для каждого элемента головоломки.
Визуализируйте любым удобным способом полученные результаты. Однако легче всего воспользоваться специальным инструментом. К примеру, в Asana можно просто загрузить данные в инструмент «Хронология» – и график автоматически выстроится. Причем если вы уже создали диаграмму этапов в Excel, то можете импортировать CSV-файл сразу в систему.
В проекте по слиянию компаний есть задачи или вехи, которые не могут быть начаты, пока не завершены другие. Обновленные логотипы явно понадобятся раньше, чем вы сможете отправить пресс-релиз. Чтобы работать без перебоев, нужно визуализировать эти зависимости на временной шкале.
Шаг 5. Поделиться временной шкалой
Построенным графиком нужно поделиться со всей командой, а потом скорректировать с учетом внесенных сотрудниками правок. Только так можно максимально избежать проблем и успешно достичь целей проекта.
Например, вы поделились графиком вех с менеджером по коммуникациям, и он обнаружил, что времени, выделенного на подготовку внутренних сессий вопросов и ответов, недостаточно. Тогда вы сможете своевременно поправить график, чтобы не вызвать негатив внутри компании и не затормозить ход слияния.
Шаг 6. Добавить документацию
Нужно фиксировать любые документы, заметки и соответствующие сообщения, связанные с проектом, добавлять их в соответствующие задачи и этапы. Ваша диаграмма вех никогда не будет завершенной – это инструмент управления проектом, который необходимо модифицировать.
Фиксация информации на временной шкале даст команде представление о том, что было сделано, находится в процессе или еще только предстоит осуществить.
Команда маркетинга фиксирует новый логотип на временной шкале. Все остальные сотрудники при необходимости легко находят и используют его.
Шаг 7. Делиться достижениями
Когда вы достигнете какой-либо вехи на временной шкале, то обязательно отпразднуйте со всей командой, которая приложила к этому усилия. Даже просто заказать пиццу в офис – прекрасное завершение одной из вех. Кроме того, достижение значимых событий – прогресс для проекта, не лишним будет поделиться им со всеми заинтересованными сторонами.
Глобальное мероприятие, посвященное слиянию двух компаний, прошло. Все отлично провели время, а генеральный директор отметил, что очень доволен достигнутыми результатами. Отпразднуйте эту веху, предоставив всей команде выходной в понедельник, чтобы отдохнуть и зарядиться впечатлениями перед стартом нового.
Заключение
Если вы используете в своей работе вехи, то визуализируйте их, отслеживайте достижение и не забывайте прикреплять соответствующую документацию при завершении определенных событий.
Благодаря этому инструменту вы всегда будете в курсе:
- Какие стадии были завершены.
- Успешно ли идет выполнение проекта и сколько еще этапов до достижения финальной цели.
- За счет каких этапов и чьих действий была достигнута веха, а в случае провала – в чем причины.
Отслеживание вех позволит заинтересованным лицам быть в курсе всех работ по проекту и вовремя реагировать на проблемы, которые могут помешать успешному достижению цели. Важно: прежде чем активно использовать вехи в работе, проверьте, поддерживает ли ваш сервис для управления проектами визуализацию и модификацию всех значимых этапов работ.