Google Workspace — удобное решение для малого бизнеса. Возможности и полезные обновления

Многие IT-решения по своей специфике и цене подходят только для крупных компаний. Но малому бизнесу тоже нужно работать с документацией, планированием встреч и звонками. Тем более, что иногда вся эта нагрузка ложится на одного человека. 

Значительно облегчает эту рутинную работу Google Workspace. Это оптимальный выбор для малого бизнеса: решение помогает выполнять основные бизнес-задачи, доступно по цене и позволяет сосредоточиться на главном — работе с клиентами. 

Сейчас оплата сервисов Google с российских карт Visa и MasterCard недоступна, но со Swedbyte вы можете продолжать ими пользоваться. Для этого вы можете оформить или всего за один день перевести вашу подписку Google Workspace на оплату через нашу компанию. Мы являемся авторизованным партнером Google с 2011 года. Здесь детали и тарифные планы.

Что такое Google Workspace

Google Workspace — это набор облачных сервисов Google для бизнеса. Эти инструменты делают удобной работу с документами, организацию встреч, email-маркетинг и помогают решать другие важные задачи. 

На любом тарифном плане Google Workspace организация получает собственный адрес электронной почты и доступ к инструментам для совместной работы: «Календарю», сервису видеозвонков Meet, «Диску» с увеличенным объемом памяти, «Документам», «Таблицам», «Презентациям», «Формам», «Сайтам» и др. 

Для этих привычных сервисов в Google Workspace предусмотрены специальные возможности для бизнеса. О них расскажем далее. 

Почему малый бизнес выбирает Google Workspace 

Разберем ключевые преимущества, которые предлагает Google Workspace для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей:

• Гибкие и простые настройки корпоративных сервисов

Владелец бизнеса получает доступ к консоли администратора. Она позволяет управлять всеми сервисами в едином цифровом пространстве. Интуитивно понятные информационные панели позволяют настраивать разрешения и параметры безопасности. Например, вы можете заблокировать ненадежные приложения, принудительно применить ключи безопасности или потребовать двухэтапную проверку для доступа к данным компании. 

• Надежность и защищенность

Сервисы Google соответствуют международному стандарту информационной безопасности ISO 27001. Ваши данные будут надежно защищены от взлома и кражи.

• Доступные тарифные планы

В Google Workspace есть четыре тарифных плана, и в каждом оплата взимается за конкретного пользователя. Благодаря этому исключаются лишние траты. 

Стартовый тарифный план стоит около 6 долларов на одного пользователя в месяц. Самый популярный стандартный план — около 11 долларов за пользователя. В течение двух пробных недель можно пользоваться всеми возможностями Google Workspace бесплатно. 

• Корпоративная электронная почта

С Google Workspace вы можете создать почтовый адрес Gmail с доменным именем вашей организации, например, ivan@companyname.com. Это будет смотреться престижнее, чем обычная Google-почта. Кроме того, у вас как администратора будет полный контроль над всеми корпоративными почтовыми аккаунтами — актуально, например, в случае ухода важного сотрудника, у которого в почте была ключевая информация по клиентам и проектам.

• Удобная совместная работа над документами и файлами

Google Docs, Sheets и Slides — это простые в использовании сервисы с возможностями для совместной работы. Несколько человек могут редактировать документ одновременно и оставлять комментарии. При этом вся последовательность изменений с привязкой к аккаунтам пользователей сохранится в истории версий. 

• Большое облачное хранилище

На стартовом тарифе каждый пользователь получает 30 ГБ пространства на гугл-диске, на стандартном — 2 ТБ. Есть тариф Enterprise с неограниченным пространством. 

Благодаря этому всю важную для компании информации можно хранить в защищенном облаке. Данные не будут утеряны, а доступ к ним можно будет получить с любого устройства. 

• Поддержка 24/7

Google предоставляет круглосуточную поддержку для решения любых проблем с Google Workspace. Благодаря облачной природе сервисов вам не нужно беспокоиться о технических вопросах. 

• Встроенная аналитика

Work Insights — это встроенный в Google Workspace сервис аналитики, который в реальном времени показывает, как вы, ваши коллеги и партнеры взаимодействуют с сервисами Google и друг с другом.   

4 полезных для бизнеса обновления в Google Workspace

Электронная подпись прямо в Google Docs

Сейчас эта функция находится на стадии бета-тестирования и доступна по запросу. После подключения опции вы сможете добавлять поле для электронной подписи в документы и запрашивать подпись (по тому же принципу, как сейчас запрашивается доступ к гугл-файлам). 

Когда документ будет готов для подписания, все нужные подписи могут быть добавлены в режиме онлайн — без необходимости скачивания. А когда все подписи будут проставлены, итоговый PDF-файл будет отправлен по электронной почте всем участникам. 

Также Google предусмотрел интеграции со сторонними сервисами электронной подписи — на случай, если вы пользуетесь какими-то из них.  

Маркетинговые email-рассылки прямо через Gmail

В 2022 году в Gmail появилась возможность отправлять email-рассылку по базе подписчиков. Теперь, чтобы отправлять сообщения с новостями вашей компании или предложением услуг, не обязательно использовать дополнительные почтовые сервисы и тратить на это деньги. 

• Разработанные профессиональными дизайнерами шаблоны писем доступны прямо в Google-почте. К ним парой кликов можно добавить ваш логотип или изображения. 
• Вы можете отправлять индивидуальные письма по большой базе подписчиков, с уникальной ссылкой для отписки от рассылки для каждого получателя. 
• Вы можете создать несколько списков для рассылки — например, на основе того, как подписчики до этого взаимодействовали с вашей компанией: что покупали, чем интересовались. Каждому сегменту можно отправлять индивидуальные предложения. 

Обновления в расписаниях встреч 

Google Calendar позволяет потенциальным клиентам назначать с вами встречи в удобное им время. Для более эффективного управления встречами для компаний были введены следующие изменения: 

• Предотвращение неявок на запрошенные через «Календарь» встречи благодаря возможности настроить для собеседника напоминания о встрече и возможности запросить подтверждения почты перед завершением бронирования.
• Возможность гибкой настройки продолжительности встреч, добавления запасного времени (пауз) между встречами и ограничения количества запланированных встреч в рамках одного дня.
• Добавление в календарь информации о региональных праздниках и выходных, а также настраиваемые даты начала и окончания доступных для назначения встреч периодов.

Обновления Google Meet для удобных видеозвонков

Сервис видеоконференций Google Meet теперь также предлагает новые полезные функции и возможности:

• Шумоподавление — устраняет фоновые отвлекающие звуки, вроде гула машин. 
• Режим низкой освещенности — автоматически настраивает яркость вашего видео. 
• Настройка фона — позволяет установить привлекательный фон, например, интерьер кафе или офиса.
• Фильтр эха — обеспечивает качество звука, как в конференц-зале. 
• Функция «картинка в картинке» в браузере Chrome — позволяет выводить изображения участников разговора во время презентации или многозадачной работы.
• Работа с документами — вы можете демонстрировать слайды, таблицы и изображения непосредственно по время видеовстречи.

Google Workspace — это универсальная платформа для бизнеса, инструменты которой постоянно совершенствуются. Сервисы просты в использовании и позволяют вам и вашей команде работать эффективнее. Мы в Swedbyte будем рады помочь вам с подключением и настройкой Google Workspace.