GAP-анализ: инструмент для эффективного достижения бизнес-целей

Начало года – самое время обсудить стратегию на новый период. Однако бывает так, что ваша команда в ступоре и не знает, с какого края подступиться к этой задаче. Вроде есть и цель, и данные, но нет понимания, куда и как идти. Чтобы понять, с чего начать, попробуйте провести GAP-анализ. Он поможет вам более эффективно выстроить стратегию и достичь желаемой цели.

GAP-анализ (он же анализ разрывов или потребностей) – процесс сравнения текущих показателей с желаемыми. Разрыв – это разница между положением вашего бизнеса в настоящий момент и желаемым показателем. Давайте посмотрим, как это работает. 

Когда нужно проводить GAP-анализ?

Анализ разрывов можно провести в любое время, но особенно важны полученные данные для выстраивания какой-либо стратегии по конкретному проекту или инициативе. 

Есть несколько ситуаций, когда GAP-анализ практически жизненно необходим бизнесу:

  • Разработка плана действий команд для достижения желаемых целей.
  • Выяснение причин неудачи в предыдущем опыте.
  • Эффективное распределение имеющихся ресурсов.
Бизнесмен проводит анализ
Анализ разрывов поможет понять, где именно в процессах допущена ошибка, а также выявить приоритетные направления для развития

Как проводить GAP-анализ?

При всей его важности GAP-анализ можно провести при помощи всего лишь пяти простых действий. Осталось только собрать всю команду.

​1. Определить бизнес-цели

Представьте свое идеальное будущее. Чтобы сравнивать текущие показатели с ожидаемыми, нужно на старте обозначить, чего вы хотите. Для этого установите измеримые цели – подойдет любой из существующих способов

2. Выявить текущие показатели

Используйте формат цели, который вы определили на предыдущем этапе, для оценки текущей эффективности вашего бизнеса. Если у вас уже есть накопленные данные или данные о прошлых разрывах, также пользуйтесь этой информацией при проведении GAP-анализа.

Если в ваших планах не просто увеличить эффективность работы компании в целом, но и оптимизировать текущие бизнес-процессы, то на этой стадии оцените и каждый из них в отдельности. 

3. Оценить достижимость

Необходимо ставить перед собой реальные цели. Также важно убедиться, что ваша команда сможет достичь результатов в установленный срок и не потерять уже наработанные темп и качество, если вы измените стратегию организации процессов.

Теннисистка в отчаянии
В бизнесе, как в спорте: нет смысла идти на рекорд, если для этого нет ресурсов

4. Проанализировать данные о разрывах

Помните, что GAP – это разница между тем, где находится ваш бизнес сегодня, и тем, где вы хотите его видеть? На этом этапе самое время выдвигать гипотезы о различных стратегиях и тактиках, которые понадобятся вашей команде для преодоления разрыва.

Именно в этот период вы встречаетесь со всеми сотрудниками для проведения мозгового штурма инициатив по стратегическому планированию.

5. Составить подробный план действий

Как только вы определитесь с цифрами и целями, опишите дорожную карту, которая четко демонстрирует, как ваша команда сможет сократить разрыв. Важно учитывать и количественные данные, собранные на втором этапе, и качественные – описания текущих процессов и прошлые стратегии достижения целей.

Инструменты анализа разрывов

​Чтобы GAP-анализ был максимально эффективным, можно использовать в процессе обсуждения разрывов и стратегий (направленных на их преодоление) различные системы, которые помогут в их оценке.

ССВУ-анализ

Этот метод используется для выявления сильных и слабых сторон, возможностей и угроз для бизнеса. Аббревиатура ССВУ — это сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Обычно результатом проведения SWOT-анализа становится визуализация в виде матрицы 2 х 2.

Визуализация SWOT-анализа
Как только эта матрица будет заполнена, используйте ее для выявления и оценки разрывов. Их вы сможете определить в ходе обсуждения результатов каждого квадранта с командой

Модель McKinsey 7S

Разработанная Робертом Уотерманом и Томом Питерсом еще в 70-х годах 20 века, модель McKinsey 7S позволяет компаниям понять, насколько успешно они могут достигать цели. Идея в том, что существует семь элементов, которые должны функционировать слаженно и усиливать друг друга. Если хотя бы одно звено отстает, от этого страдает весь бизнес. 

Семь составляющих успеха по мнению Уотермана и Питерса:

  • Структура. Как происходит разделение видов деятельности между членами вашей команды и их коммуникация друг с другом.
  • Стратегия. План, который выполняют ваши специалисты, четко придерживаясь его пунктов.
  • Системы. Описанные алгоритмы действий для достижения результатов и показатели, которые используются для их оценки.
  • Навыки. Компетенции, которыми обладают ваши сотрудники.
  • Стиль. Модели поведения определенных групп внутри компании.
  • Персонал. Люди, которые работают на вас.
  • Ценности. Принципы, определяющие подходы вашей компании к работе.
Модель McKinsey 7S
7S в модели – это начальные буквы названий ключевых элементов системы на английском

Использовать этот инструмент можно следующим образом: проверяйте взаимосвязь между ключевыми элементами. К примеру, если вы поменяете стратегию, как это повлияет на системы? А на сотрудников? Сопоставляя эти компоненты друг с другом, вы найдете слабые места – причины разрывов в вашей компании.

Модель соответствия Надлера-Тушмана

Разработана организационными теоретиками Дэвидом А. Надлером и Майклом Л. Тушманом в начале 1980-х годов. Принцип, по которому строится анализ по данной модели, похож на предыдущую методику, но имеет существенные отличия.

Модель Надлера-Тушмана
Идея модели Надлера-Тушмана в том, что в бизнесе есть четыре основных элемента и каждый из них имеет уникальные взаимосвязи друг с другом

Есть всего четыре элемента, на которых строится данная модель:

  • Работа. Все задачи, которые выполняются для достижения общей цели. Причем учитываются как результаты, так и сам процесс. 
  • Люди. Сотрудники, которые взаимодействуют в процессе работы над одной задачей.
  • Организационная структура. Бизнес-процессы, делегирование задач и т. п.
  • Культура. Процесс внедрения внутри компании норм, идеалов и общих ценностей.

Далее они объединяются в шесть пар, которые подвергают анализу:

  • Работа и люди. Задавайте себе соответствующие вопросы. К примеру, правильные ли специалисты выполняют те или иные задачи?
  • Работа и структура. Существует ли алгоритм, демонстрирующий, какая работа и как должна быть завершена?
  • Работа и культура. Способствует ли корпоративный дух компании повышению производительности?
  • Люди и структура. Насколько эффективна ваша команда? Решают ли сотрудники именно те задачи, которые они могли бы выполнять на самом высоком уровне? 
  • Люди и культура. Способен ли ваш персонал выявлять ресурсы, которые помогут добиться успеха в работе?
  • Культура и структура. Помогают ли ваши бизнес-процессы корпоративной культуре или противостоят ей?

Заключение

GAP-анализ более всего эффективен, когда каждый член команды знает, какие задачи он обязан выполнять, и нацелен на ликвидацию разрывов в своей зоне ответственности. А в тандеме с использованием сервисов, помогающих оптимизировать бизнес-процессы и контролировать работу над поставленными задач, можно быстрее добиться желаемых результатов.