Диаграмма Ганта в Asana — новый способ визуализации вашей работы

Эффективное управление проектами – ключ к успеху в современном бизнесе. Asana, одна из ведущих платформ для управления проектами и задачами, предлагает своим пользователям множество способов визуализации проектов: от традиционного списка задач до вида календаря. Недавно эта обширная коллекция пополнилась новым видом представления — Диаграммой Ганта. В этой статье разберемся, как эта функция поможет вам управлять сложными проектами. 

Что такое Диаграмма Ганта в Asana?

Диаграмма Ганта в Asana — это инструмент визуализации проектов, который помогает командам более эффективно управлять задачами и сроками. В представлении Ганта вам будет доступен список задач, сроки выполнения и продолжительность работы. Наряду с этим отображается график вашего проекта, который можно сравнить с исходным или базовым планом (baseline), чтобы увидеть, насколько ваш прогресс отклоняется от первоначальных параметров. Диаграмма Ганта особенно ценна для крупных и сложных проектов, которые требуют тщательного планирования и постоянной сверки исходного плана с прогрессом в реальном времени.

Гант или Хронология: какое представление выбрать?

Оба вида визуализации проекта в Asana служат отличными инструментами для эффективного управления работой, когда вам особенно важны сроки. Давайте обсудим, в каких случаях все же лучше выбрать представление проекта в виде Диаграммы Ганта вместо Хронологии. 

Диаграмма Ганта подходит: 

• Для планирования и управления проектами, которые в большей степени ориентированы на процессы.
• Когда важно сравнивать фактический прогресс с исходными планами и управлять длительностью задач, чтобы сохранить проект на плаву.
• При наличии сложных зависимостей между элементами проекта или строгого графика сроков.

Хронология подходит: 

• Для итеративных процессов, где важно видеть, как различные части работы сочетаются между собой, а также предполагается, что планирование будет продолжаться по ходу проекта.
• Когда важно видеть задачи разных категорий и сортировать/фильтровать их отображение. 
• Когда существуют некоторые зависимости между элементами, но изменения в ход проекта могут быть внесены без затруднений.

Преимущества Диаграммы Ганта в Asana

• Улучшенная визуализация проектов. Визуализация проекта в форме диаграммы позволяет легко выявлять возможные задержки, зависимости между этапами работы и области, требующие дополнительных ресурсов.
• Прозрачное управление. Диаграмма Ганта предоставляет четкое описание графика работы, включая подзадачи и зависимости между этапами проекта. Благодаря этому менеджеры могут эффективно контролировать прогресс от начала до конца, обеспечивая бесперебойную координацию.
• Мониторинг прогресса. Одной из главных особенностей Диаграммы Ганта является возможность отслеживать отклонения проекта от заданных сроков. Сравнивая текущий прогресс с установленным базовым планом (baseline), менеджеры проектов получают представление о том, насколько проект соответствует своему первоначальной задумке.
• Улучшенные возможности для больших проектов. В мире управления проектами сложность задач может возрастать с увеличением размера проекта. Представление Ганта решает эту проблему, предоставляя интуитивно понятный интерфейс для планирования проектов и управления ими. В этом представлении задачи, сроки и зависимости собраны в одном доступном месте. Это особенно удобно для крупных проектов, поскольку позволяет менеджерам получить целостное представление о прогрессе и принимать обоснованные решения.
• Обновление в реальном времени. Диаграмма Ганта в Asana обновляется в реальном времени, что позволяет всегда работать с актуальной информацией.

Как использовать Диаграмму Ганта в Asana

• Начните с создания проекта или выберите уже существующий.
• Внутри вашего проекта нажмите на кнопку “Просмотр” и выберите “Диаграмма Ганта” (Gannt).
• Вы можете отфильтровать представление Диаграммы, чтобы отобразить Все задачи, Завершенные задачи или Незавершенные задачи. Также доступна сортировка данных по дням, неделям, месяцам, кварталам, полугодиям и годам.

• Вы можете изменить цвета полос в Диаграмме в соответствии с настраиваемыми полями с помощью функции «Цвет» в верхнем правом углу. Выбранный цвет будет применяться ко всем задачам в проекте. Например, если ваше настраиваемое поле обозначает различные команды (отдел маркетинга, продукта, дизайна или разработки), соответствующее окрашивание полос позволит вам сразу увидеть, какая команда над чем работает.
• Базовая линия (baseline) представляет собой план проекта (включая задачи, даты, продолжительность и т. д.) в определенный момент времени. Ее можно использовать для визуального сравнения предполагаемого и текущего прогресса проекта, чтобы показать, как проект отклоняется от первоначального расклада с течением времени. Для добавления базовой линии нажмите «Параметры Ганта» (Gannt options) в правом верхнем углу. Добавьте дату в раздел «Сравнить базовые показатели» (Add comparison date). Эта дата — день, когда вы хотите просмотреть предыдущее состояние проекта. При добавлении даты автоматически включится кнопка «Показать базовую линию» (Show baseline toggle). Вы можете нажать на кнопку, чтобы отключить эту функцию. Заштрихованные полосы показывают исходный план, его вы можете сравнить с текущим проектом, показанным с помощью полос со сплошной заливкой.

• Чтобы помочь вам быстро создать структуру проекта, Asana автоматически назначает даты новым задачам в диаграмме Ганта. При создании задач они будут иметь последовательные диапазоны дат, а также продолжительность по умолчанию — 1 день. Если вы уменьшите масштаб демонстрации до полугода или года, диапазоны дат по умолчанию будут заданы продолжительностью 5 дней. Автоматическое планирование задач включено по умолчанию. Если вы хотите отключить автоматическое планирование, откройте «Параметры Ганта» (Gannt options) в правом верхнем углу и нажмите соответствующую кнопку.