Кейс: внедрение инструментов Google для бизнеса снижает риски финансовых потерь крупного инженерного подрядчика
Требования бизнеса
- Внедрение современной облачной системы для повышения
эффективности работы. - Уменьшение риска финансовых потерь из-за простоя почтовой
системы.
Решение
- Внедрение Google Apps для бизнеса (в ноябре 2020 пакет инструментов был переименован в Google Workspace).
- Использование Диска Google, Календаря Google и других
сервисов, входящих в Google Apps.
Результаты
- Гарантированная надежность и доступность электронной почты
(99,9%). - Эффективная совместная работа сотрудников.
- Решение проблем по спамом и не доходящими письмами.
О Компании
Группа компаний ТСН (TSN Group) – инженерный подрядчик по проектированию и монтажу электрических, механических и слаботочных систем на строительстве коммерческих, промышленных
и жилых объектов.
TSN с 1995 года выполняет проектные и монтажные работы для международных и отечественных заказчиков на строительстве объектов в различных регионах России и за рубежом.
В настоящий момент TSN состоит из трех монтажных компаний (каждая из которых может выступать в роли генподрядчика по полному комплексу инженерных работ или в качестве подрядчика по основной своей специализации), а также производственной, проектной и торговой компании.
Количество сотрудников в компаниях группы, использующих Google Apps for Business: более 180.
Проблемы и цели
Исторически так сложилось, что основным инструментом для обмена информацией между сотрудниками и контрагентами в ТСН являлась и является электронная почта. Ядром этой системы был почтовый сервер, расположенный в одном из филиалов фирмы. Такая система была сопряжена со следующими проблемами:
- Дополнительная нагрузка в виде трафика (входящего, исходящего) на канал филиала, в котором располагался почтовый сервер.
- Иногда возникали сложности к подключению к серверу для отправки или приема почты, обусловленные проблемами с самим сервером или с каналом, обеспечивающим связь с интернетом. Подобные вещи могли служить большими финансовыми потерями для компании.
- Периодические сложности при пересылке почты с новыми контрагентами: то наш сервер уведомлял отправителя о том, что не возможно принять почту в силу того, что либо ip, либо домен находятся в black-листе, либо наоборот – мы получали подобное уведомление при отправке почты новому контрагенту. В этих случаях приходилось связываться с администратором почтового сервера с тем, чтобы он внес соответствующие изменения на сервере.
- Спам. В зависимости от настроек спам фильтра объем спама либо уменьшался, либо увеличивался. Правда, вместе с уменьшением спама возрастало и число нужных писем, которые не достигали своего адресата – они также были идентифицированы как спам. А поскольку такая ситуация была недопустима, то настройки спам фильтра были таковыми, что спам был вперемешку с нужной почтой.
- По нынешним меркам небольшой размер почтового ящика (3 Гб). Это ограничение приводило к тому, что пользователь через довольно небольшой период времени уже не мог хранить всю свою почту на почтовом сервере и был вынужден скачивать ее на локальный компьютер, тем самым не имея к ней доступ, зайдя в свой почтовый ящик, скажем, из дома.
- Не очень удобный и понятный веб интерфейс.
- Невозможность интеграции существующей почтовой системы с календарем для повышения эффективности сотрудников.
Вся совокупность проблем, связанная с почтовой системой, в конечном счете, привела к тому, что руководители группы компаний приняли решение перейти на современную облачную платформу, которая помимо почты предоставляла бы сотрудникам ряд других полезных сервисов.
Результаты
Проанализировав ряд решений, мы остановили свой выбор на Google Apps for Business, и тому было несколько причин:
- Google Apps – это современное облачное решение.
- Google крупная и надежная компания, которой мы могли бы
доверить наши корпоративные данные. - Google Apps предлагает комплексный набор важных и
эффективных сервисов за сравнительно небольшие деньги.
Как только был сделан выбор в пользу Google Apps, я связался с авторизованным партнером Google в России – ООО «Сведбайт», и договорился о встрече у себя в офисе.
При встрече я более подробно узнал о том, какие сервисы входят в состав Google Apps, что они из себя представляют, а также прояснил принцип внедрения.
Предложение меня заинтересовало, и я решил воспользоваться бесплатным тестированием Google Apps сроком на 30 дней.
По истечении бесплатного тестового периода я не сомневался в том, что Google Apps – это то, что нам нужно.
Внедрение Google Apps прошло быстро и без проблем.
Сейчас, когда основная часть сервисов Google Apps освоена сотрудниками, можно с уверенностью сказать, что все это было не напрасно. Google предоставляет надежный и удобный сервис для работы с почтой, как пользователям, так и администраторам. Все вышеуказанные проблемы были решены, и, что отдельно хочется отметить, нам не пришлось менять структуру электронных почтовых адресов благодаря тому, что Google Apps поддерживает алиасы и группы рассылки.
Помимо почты, сотрудники активно используют Диск Google, где можно синхронизировать файлы и совместно работать над документами (особенно удобно для сотрудников, находящихся в командировке), Календарь Google, по которому можно отслеживать занятость, и список задач.