В мире только каждый второй сотрудник знает, что от него ожидают на рабочем месте. Это значит, что половина работников не до конца понимают свои обязанности, сроки выполнения задач и состояние проектов. Об этом пишут авторы книги “Благополучие на работе: как создать процветающий и стабильный коллектив” Джим Клифтон (Jim Clifton), генеральный директор международной аналитической и консультационной фирмы Gallup, и Джим Хартер (Jim Harter), доктор философии, главный научный сотрудник отдела по управлению рабочими местами Gallup.

Работники, сообщающие о неясных требованиях руководства, также говорят о высоком уровне стресса, тревоге и одиночестве. Те же, кто, напротив, хорошо понимает ожидания руководства, на 26% чаще преуспевают во всех областях жизни.

Последствия для производительности труда существенны. Увеличив долю сотрудников, понимающих свои задачи до мельчайших деталей, до восьми из десяти, организации могут добиться сокращения текучести кадров на 22%, уменьшить количество несчастных случаев на рабочем месте на 29% и повысить производительность на 10%.

Четкие задачи — это основная потребность сотрудников

Без них ни одна корпоративная культура не может быть успешной. Однако даже руководители с многолетним стажем не всегда осознают это. Менее половины сотрудников (43%) согласны с утверждением, что у них есть четкое описание задач, и еще меньше (41%) — что описание согласуется с выполняемой работой.

Сотрудники, чьи  должностные инструкции соответствуют их реальной работе, в 2,5 раза чаще проявляют инициативу на рабочем месте. Но главная ловушка, в которую попадают руководители,  — это желание решить проблему самым простым способом: “Если люди не знают, что от них требуется, я просто скажу им”.

Чтобы члены вашего коллектива понимали свои задачи, недостаточно сообщить им, что делать. Сотрудники должны знать основы своей работы, которые включают — но далеко не ограничиваются — должностными инструкциями.

В современном мире матричного менеджмента часто приходится работать в нескольких командах с различными руководителями и целями. В таком рабочем ритме даже у опытных сотрудников не всегда получается расставит приоритеты.

По мнению Клифтона и Хартера, управленец должен придерживаться следующих правил:

Ставьте понятные цели

​Метаанализ 74 исследований, опубликованный в журнале Journal of Management, показал, что четко определенные, недвусмысленные цели помогают повысить эффективность. Согласно другому метаанализу, представленному в журнале Journal of Applied Psychology, даже трудно достижимые, но при этом конкретные и ясные цели позволяют увеличить производительность труда. 

Обеспечьте необходимые ресурсы

​Согласно метаанализу журнала Journal of Professional Behavior, трудно достижимые цели могут вызвать выгорание, если у сотрудников нет вспомогательных ресурсов для выполнения работы.

Формулируйте цели вместе

Gallup обнаружили, что только в 30% случаев руководители ставят цели вместе с сотрудниками. Те, кто участвует в формулировании целей, в 3 раза чаще проявляют инициативу на работе.

Воспитывайте коллективный разум

По данным многочисленных исследовании, для эффективной работы люди должны знать, как их роли соотносятся с ролями коллег по команде. Работая долгое время вместе, сослуживцы начинают понимать друг друга без слов. Постепенно сотрудники учатся предугадывать, как члены их коллектива ведут себя в различных ситуациях. Со временем они также лучше усваивают подобную информацию и могут воспользоваться ею в новых обстоятельствах.

Подведем итоги

На первый взгляд фраза “Ставьте четкие задачи и конкретные цели” кажется базовой, но на деле далеко не всем удается придерживаться этого принципа последовательно. В то же время когда управленец и сотрудники вместе определяют цели и вносят ясность в задачи, это стимулирует ответственность, продуктивность и креативность, потому что каждый чувствует, что их голос важен.

Поставить ясные задачи, определить ожидаемые результаты, упростить доступ сотрудников к информации по проектам, поддержать прозрачность рабочих процессов и привлечь коллег к постановке целей поможет Asana. Используйте её как инструмент для налаживания рабочих процессов и отслеживания работы своего коллектива. Вот некоторые примеры: