С глазу на глаз: как проводить беседы one-to-one с максимальной пользой
«А вас, Штирлиц, я попрошу остаться…». Предложение руководства поговорить с глазу на глаз заставляет волноваться. В кино и книгах за закрытыми дверями обычно звучат плохие для сотрудника новости, а приятные, вроде повышения или премирования, оглашаются в присутствии коллектива. Между тем, встречи one-to-one – распространенный и достаточно эффективный инструмент управления командой.
Популярный бизнес-консультант Майкл Вулф называет его лучшим другом стартапов. Встречи один на один сохраняют вовлеченность и продуктивность сотрудников на порядок лучше командных совещаний, где просто невозможно охватить всех. Когда чей-то вклад в работу остается незамеченным, это снижает мотивацию не только «обделенного» сотрудника, но и его коллег.
Мы много писали о важности мотивации и командного духа, так что не будем останавливаться на этом моменте. Рассказываем, как управленцам эффективно организовать коммуникации 1:1, чтобы это не были встречи ради встреч.
Создать контекст встречи
One-to-one беседа должна быть запланированной, это крайне важно. Собственно, главное ее отличие от разговоров за закрытой дверью – сотрудник заранее знает повестку встречи и приходит подготовленным. Заблаговременное планирование позволит не тратить время на погружение в контекст и быстрее перейти к обсуждению важных вопросов. А также создать необходимый психологический настрой – сотрудник не будет гадать, хорошие или плохие новости его ждут.
В планировании повестки встречи помогут канбан-доски, которые есть во всех популярных платформах для командной работы. В Asana есть даже готовые шаблоны для таких досок, куда можно вносить темы и просто мысли по предстоящим беседам. Это удобно – все, о чем вы хотели сказать, но могли забыть, будет на виду.
Начать встречу с открытых вопросов
Хороший управленец слышит и понимает своих подчиненных. Это невозможно, когда выставлены психологические фильтры в виде определенного настроя или предубеждения. Они появляются, когда инициатор встречи начинает ее с отвлеченных тем, которые не относятся к повестке. Такой зачин не расслабляет, а, напротив, настораживает.
Советуем начинать встречу с вопросов открытого типа, касающихся ранее обозначенной повестки. Открытые вопросы – те, которые предполагают развернутые ответы. Они блестяще работают в тандеме с приемами активного слушания, которые являются базовым навыком хорошего управленца.
Один из примеров – замена утверждения вопросом. Актуально, когда мысли собеседника кажутся неоднозначными и требуют подтверждения:
– Компания «Х» слишком взвинтила цены.
Неправильно: Значит, нам нужен другой поставщик.
Правильно: Считаете, что нам стоит сменить поставщика?
Другой прием активного слушания – «Эхо». Отзеркаливая мысли собеседника, вы демонстрируете внимание и согласие с его мнением. Это мотивирует высказываться активнее и подробнее.
– Я думаю, что…
– Хорошо. По вашему мнению…
Подчеркнуть, что вы оба в одной лодке
Беседа с глазу на глаз – тоже часть корпоративной культуры. Диалог следует строить таким образом, чтобы через него транслировать мысль: обсуждаемая информация пойдет на пользу команде. Можно спросить мнение по поводу тех или иных аспектов командной работы, но не так, чтобы это выглядело сбором слухов о коллегах.
Хороший прием для вовлеченности и мотивации – поделиться корпоративными новостями, еще не известными широкому кругу.
Как усилить отдачу от встреч 1 на 1: советы от Майкла Вулфа
На беседу эксперт рекомендует выделять от 30 до 60 минут. Чтобы потратить это время с максимальной пользой, Вулф советует:
- Назначать встречи регулярно, в одно и то же время
Инструмент работает на все 100 %, только когда является естественной частью рабочих процессов, а не разовой «акцией». Члены команды могут сами предлагать темы для обсуждений, поднимая те аспекты работы, которые могли выпасть из поля зрения управленца. А вот пропускать назначенные встречи нежелательно – сотрудники могут почувствовать себя недооценненными из-за того, что важные для них вопросы оказывается, могут подождать.
- Практиковать беседы вне офиса – в кафе или даже в парке на скамейке
Неформальная обстановка располагает к более доверительному общению.
- Фиксировать итоги беседы
Это могут быть тезисы или даже заметки на полях, неважно. Записывая мысли собеседника, вы подчеркиваете внимание к его словам. Кроме того, это поможет в составлении контекста следующей беседы. Вы точно будете знать, что уже обсудили, а что не успели.
- Отходить от плана, если это необходимо
В ходе беседы могут подняться темы, которые требуют углубленного обсуждения прямо сейчас. Беседы 1 на 1 в принципе не должны идти по сценарию.
- Запрашивать обратную связь
Беседа один на один задает собеседнику вектор доверия, чтобы он мог честно высказать все, что думает. В финале встречи можно задать значимые для тимбилдинга открытые вопросы, например «Как думаете, чего не хватает нашей команде».
Заключение
Грамотно организованные встречи 1:1 дают комплексный эффект. Это ценная информация о рабочих процессах, мотивация, снижение эмоционального напряжения (особенно это актуально для новых сотрудников). Главное – не увлечься и не превратить их в посиделки за чашкой кофе.