С глазу на глаз: как проводить беседы one-to-one с максимальной пользой 

«А вас, Штирлиц, я попрошу остаться…». Предложение руководства поговорить с глазу на глаз заставляет волноваться. В кино и книгах за закрытыми дверями обычно звучат плохие для сотрудника новости, а приятные, вроде повышения или премирования, оглашаются в присутствии коллектива. Между тем, встречи one-to-one – распространенный и достаточно эффективный инструмент управления командой. 

Популярный бизнес-консультант Майкл Вулф называет его лучшим другом стартапов. Встречи один на один сохраняют вовлеченность и продуктивность сотрудников на порядок лучше командных совещаний, где просто невозможно охватить всех. Когда чей-то вклад в работу остается незамеченным, это снижает мотивацию не только «обделенного» сотрудника, но и его коллег.

Мы много писали о важности мотивации и командного духа, так что не будем останавливаться на этом моменте. Рассказываем, как управленцам эффективно организовать коммуникации 1:1, чтобы это не были встречи ради встреч.

Руководитель на встрече
Предложение поговорить наедине может напрячь сотрудника, поэтому важно создать правильный настрой

Создать контекст встречи

One-to-one беседа должна быть запланированной, это крайне важно. Собственно, главное ее отличие от разговоров за закрытой дверью – сотрудник заранее знает повестку встречи и приходит подготовленным. Заблаговременное планирование позволит не тратить время на погружение в контекст и быстрее перейти к обсуждению важных вопросов. А также создать необходимый психологический настрой – сотрудник не будет гадать, хорошие или плохие новости его ждут.

В планировании повестки встречи помогут канбан-доски, которые есть во всех популярных платформах для командной работы. В Asana есть даже готовые шаблоны для таких досок, куда можно вносить темы и просто мысли по предстоящим беседам. Это удобно – все, о чем вы хотели сказать, но могли забыть, будет на виду. 

Начать встречу с открытых вопросов

Хороший управленец слышит и понимает своих подчиненных. Это невозможно, когда выставлены психологические фильтры в виде определенного настроя или предубеждения. Они появляются, когда инициатор встречи начинает ее с отвлеченных тем, которые не относятся к повестке. Такой зачин не расслабляет, а, напротив, настораживает.

Советуем начинать встречу с вопросов открытого типа, касающихся ранее обозначенной повестки. Открытые вопросы – те, которые предполагают развернутые ответы. Они блестяще работают в тандеме с приемами активного слушания, которые являются базовым навыком хорошего управленца. 

Один из примеров – замена утверждения вопросом. Актуально, когда мысли собеседника кажутся неоднозначными и требуют подтверждения:

– Компания «Х» слишком взвинтила цены.

Неправильно: Значит, нам нужен другой поставщик.

Правильно: Считаете, что нам стоит сменить поставщика?

Другой прием активного слушания – «Эхо». Отзеркаливая мысли собеседника, вы демонстрируете внимание и согласие с его мнением. Это мотивирует высказываться активнее и подробнее.

– Я думаю, что…

– Хорошо. По вашему мнению…

Подчеркнуть, что вы оба в одной лодке

Беседа с глазу на глаз – тоже часть корпоративной культуры. Диалог следует строить таким образом, чтобы через него транслировать мысль: обсуждаемая информация пойдет на пользу команде. Можно спросить мнение по поводу тех или иных аспектов командной работы, но не так, чтобы это выглядело сбором слухов о коллегах. 

Хороший прием для вовлеченности и мотивации – поделиться корпоративными новостями, еще не известными широкому кругу.

Встреча сотрудника и подчиненного
Беседы один на один мотивируют сотрудников и показывают их значимость для компании | Изображение от Drazen Zigic на Freepik

Как усилить отдачу от встреч 1 на 1: советы от Майкла Вулфа

На беседу эксперт рекомендует выделять от 30 до 60 минут. Чтобы потратить это время с максимальной пользой, Вулф советует:

  • Назначать встречи регулярно, в одно и то же время

Инструмент работает на все 100 %, только когда является естественной частью рабочих процессов, а не разовой «акцией». Члены команды могут сами предлагать темы для обсуждений, поднимая те аспекты работы, которые могли выпасть из поля зрения управленца. А вот пропускать назначенные встречи нежелательно – сотрудники могут почувствовать себя недооценненными из-за того, что важные для них вопросы оказывается, могут подождать.

  • Практиковать беседы вне офиса – в кафе или даже в парке на скамейке

Неформальная обстановка располагает к более доверительному общению. 

  • Фиксировать итоги беседы

Это могут быть тезисы или даже заметки на полях, неважно. Записывая мысли собеседника, вы подчеркиваете внимание к его словам. Кроме того, это поможет в составлении контекста следующей беседы. Вы точно будете знать, что уже обсудили, а что не успели. 

  • Отходить от плана, если это необходимо

В ходе беседы могут подняться темы, которые требуют углубленного обсуждения прямо сейчас. Беседы 1 на 1 в принципе не должны идти по сценарию. 

  • Запрашивать обратную связь

Беседа один на один задает собеседнику вектор доверия, чтобы он мог честно высказать все, что думает. В финале встречи можно задать значимые для тимбилдинга открытые вопросы, например «Как думаете, чего не хватает нашей команде».

Заключение

Грамотно организованные встречи 1:1 дают комплексный эффект. Это ценная информация о рабочих процессах, мотивация, снижение эмоционального напряжения (особенно это актуально для новых сотрудников). Главное – не увлечься и не превратить их в посиделки за чашкой кофе.

Tags:

Здорово, что вы решили
связаться с нами!

    Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «Сведбайт».