Asana vs Trello. Какую платформу выбрать для управления проектами

В 2023 году разработчик Trello австралийская компания Atlassian отключили учетные записи, которые зарегистрированы в России и Беларуси. Расскажем, сможет ли Asana заменить конкурентов.

Asana и Trello — популярные платформы для управления проектами. Первая отличается обширным функционалом. Вторую часто выбирают для малого бизнеса с простыми линейными процессами. В статье сравним возможности платформ и выясним, может ли бизнес перестроить свои процессы на Asana.

Пользовательский интерфейс 

Обе платформы отличаются интуитивно понятным интерфейсом. Удобное навигация позволяет быстро выполнить нужное действие. А для перетаскивания задач предусмотрены анимации.

Asana предполагает обширное визуальное отслеживание проектов и развитую иерархию задач. На платформе процессы отображаются через:

• список;
• Kanban-доску;
• временную шкалу;
• календарь;
• диаграмму Ганта.

Вы можете создать домашнюю страницу под собственные задачи и проекты, которая будет отображаться при открытии программы. На левой боковой панели вы можете отслеживать:

• текущие задачи;
• входящие сообщения;
• ваши команды;
• избранные элементы.

Просматривать проекты в Trello можно на панели, хронологии или Kanban-доске. Задачи в размещаются в виде карточек, которые можно перетаскивать между столбцами или списками слева направо. Такое решение подойдет для проектов с простой структурой задач. Например, когда вам нужно подготовить статью для корпоративного блога. Вы ставите задачу автору, далее отправляете текст на вычитку, корректуру и публикацию. А вот проектами со сложной иерархией задач и множеством ответственных лиц управлять в Trello гораздо сложнее. Кроме того, структура карточек может затруднить поиск информации.

Управление задачами

Одна из ключевых особенность Asana — возможность устанавливать связи между задачами. Это поможет вам понять, как задачи сочетаются между собой и воздействуют друг на друга. 

С Asana можно создать гибкую иерархию задач. Вы можете разбивать проекты на более важные и создавать группы подзадач. Когда статус задачи изменится, вы переместите таски из группы в группу или сгруппируете задачи для определенных команд. Такой подход облегчает управление сложными проектами за счет их разделения на управляемые этапы.

Trello предлагает лишь базовую структуру задач с карточками и списками. Вы можете использовать связи в задачах, но только через интеграции инструментами, которые открывают доступ к таким опциям. Поэтому в чистом виде подходит лишь для простого отслеживания проектов.

Совместная работа

В Trello количество участников в рабочем пространстве не ограничено даже для бесплатной версии сервиса. Но здесь есть некоторые серьезные ограничения, которые затрудняют работу больших команд. Самый главный из них — вы не можете назначать задачи по людям. Вместо этого у задач есть участники, которые помечаются тегами. Программа уведомляет их о ходе выполнения задач. 

Trello способствует совместной работе благодаря комментариям, меткам и вложениям файлов, но только на уровне карточки. А общение на уровне доски в принципе невозможно, что затрудняет отслеживание коммуникаций.

Asana позволяет назначать задачи, а также дает возможность менеджерам одновременно контролировать несколько проектов. Виджет «Мои приоритеты» на главной странице пользователя сортирует задачи по категориям: 

• «Предстоящие»;
• «Просроченные»;
• «Завершенные». 

Программа собирает задачи из всех проектов пользователя, предоставляя общий список дел. Поэтому ему не нужно переключаться между страницами проектов, чтобы отслеживать таски. 

На этом возможности совместной работы Asana не заканчиваются. В отличие от Trello, этот сервис предлагает прямой обмен сообщениями внутри платформы на разных уровнях. Asana подходит для межфункциональных команд и способствует общению в реальном времени. Вы получаете максимально широкий функционал для коммуникации: 

• комментарии к задачам;
• личные сообщения;
• @упоминания;
• вложения;
• раздел «Входящие»;
• согласования. 

Настройка

Обе платформы позволяют работать с проектами с помощью настраиваемых полей и шаблонов.

Создать или найти шаблоны Trello довольно просто. Этот сервис содержит обширную библиотеку, которая охватывает практически все возможные варианты использования. Для создания шаблона предусмотрено отдельное меню на боковой панели. Здесь же вы можете добавлять соавторов, делиться шаблонами внутри компании или с сообществом Trello в целом. Среди популярных вариантов шаблонов Trello:

• шаблон Kanban-доски для отслеживания физического и эмоционального здоровья команды; 
• доска планирования контента блога; 
• шаблон выполнения заказа; 
• доска Lean Canvas для упрощения бизнес-планов; 
• шаблон удаленного командного центра для управления удаленной совместной работой.

Все шаблоны Trello отформатированы одинаково, так как имеют одинаковую структуру. Разница есть в заголовках для списков и нескольких карточках задач. 

Из минусов — шаблоны скорее создают больше работы, чем экономят время пользователя. Приходится удалять каждую карточку шаблона или заменять всю существующую информацию своей собственной. К тому же, параметрам настройки явно не хватает глубины.

Шаблоны в Asana надежнее и экономят время. Их можно настроить под нужный вам вид  — «Календарь», «Доска», «Список», «Временная шкала» или «Диаграмма Ганта». Кроме того, вы можете объединить шаблон с предлагаемыми рабочими процессами автоматизации и интеграцией приложений. Как и Trello, можно создавать свои собственные шаблоны или превращать готовую доску в шаблон с помощью довольно простых пунктов меню.

Начиная с уровня Premium, пользователи могут получить доступ к библиотеке Asana, который содержит более 50 шаблонов в таких областях, как маркетинг, ИТ и дизайн продуктов. 

Интеграции

Asana предлагает на выборе более 300 интеграций приложений для самых разнообразных действий и создания связанных рабочих процессов. Пользователи могут интегрировать самые популярные рабочие инструменты:

• коммуникационные платформы — Slack, Microsoft Teams, Whimsical;
• решение для автоматизации процессов — Zapier, Splunk, Transcend;
• инструменты для разработки DevOps — Azure Active Directory, Quabbly, Maestro.

В Asana вы найдете интеграцию с Trello, что позволит использовать лучшие решения обеих платформ.

Интеграции Trello называются Power-Ups и позволяют пользователям подключаться к сторонним приложениям для повышения производительности на платформе. Здесь также есть популярные решения, вроде Slack, Jira, Google Календарь и других. Используя функцию Butler в Trello, пользователи могут создавать средства автоматизации, такие как публикации в Slack или мгновенное создание заявок Jira. Однако по количеству интеграций Trello значительно уступает Asana.

Отчетность и аналитика 

В Asana можно выбрать из готовых отчетов или создавать собственные. В ней есть возможность отслеживать метрики: от хода проекта до рабочей нагрузки сотрудников. Отчеты размещаются на отдельной информационной панели. 

Премиум-пользователи Asana получают доступ к расширенной панели отчетности, которая может измерять широкий спектр показателей с помощью настраиваемых полей. Например, если вы добавите в задачи настраиваемое поле для стоимости, вы сможете получить отчет о затратах по проекту или диапазону затрат.

В Trello тоже есть встроенные отчеты. Однако эта платформа предлагает только базовые функции и не предусматривает функции создания отчетов out-of-the-box. Вам потребуется интегрировать Trello со сторонним приложением, чтобы получить доступ к полному спектру инструментов отчетности и аналитики.

Дополнительные возможности

В Asana можно отслеживать распределение рабочей нагрузки с помощью Workloads. Это позволяет упростить процесс распределения ресурсов между проектами. Тогда как в Trello функций управления ресурсами нет.

В Asana есть консоль администратора, которая позволяет легко собирать общую информацию, управлять членами команды и устанавливать разрешения доступа. В Trello менее гибкие настройки разрешений. Например, вы не можете ограничить доступ к карточкам— только к определенным доскам. Также в Trello нет консоли для управления разрешениями команды.

Вывод

Trello — более простой инструмент, который ориентируется на визуальную организацию с использованием досок, списков и карточек. Он больше подходит для отдельных лиц и небольших команд, которым нужен простой способ отслеживать свои задачи и сотрудничать.

Asana подходит для проектов разной сложности и команд разного размера благодаря своим комплексным возможностям управления задачами, расширенной отчетности и большей гибкости в использовании различных методологий проекта. Этот инструмент создан, чтобы помочь командам управлять сложными проектами с множеством задач и участников. Например, создавать связи задач, сроки, календари и управление рабочей нагрузкой. 

Если вам нужен мощный, гибкий, многофункциональный и при этом интуитивно понятный сервис для управления проектами, обратитесь в компанию Swedbyte. Мы — единственный в России партнер Asana с наивысшим статусом Elite Solutions Partner. Наши эксперты помогут вашей команде настроить платформу, чтобы вы смогли повысить вашу продуктивность и не пропустили ни одного дедлайна.