Asana: Jira для не-IT команд

Jira – инструмент для управления разработкой и IT-проектами, который также пробует себя в ESM. С распространением Agile Jira набрала популярность благодаря широкому набору инструментов для ведения проектов по этой методологии, мощному workflow-движку и интеграциям с другими ведущими сервисами. И хотя поддержка Jira Server прекращена со 2 февраля 2021 года, облачная версия ничем ей не уступает и обещает ещё больше функций для успешных проектов по разработке и IT.

Вместе с тем, многие компании пытаются внедрить Jira не только для IT- и Dev-команд, но и для тех, кто от их процессов весьма далёк. Так например, таким отделам, как бизнес-девелопмент, а также командам маркетинга, HR, продаж и другим тоже предлагается использовать Jira для ведения их ежедневной работы. На наш взгляд, это большая ошибка. Давайте разложим по полочкам, почему это так.

Jira – действительно мощная по функционалу платформа, но в ней не хватает гибкости настройки и удобства использования при попытках перенести туда нетехнические процессы. 

Из-за этого командам приходится либо адаптироваться и терять продуктивность из-за нехватки нужного функционала, либо забрасывать платформу и искать более удобные альтернативы. Таким образом, приобретённые лицензии простаивают, а работа команд происходит в отрыве друг от друга. На нашей практике, даже в одной команде может использоваться сразу 2 или 3 разных инструмента, аналогичных по функционалу!

Некоторые компании нанимают специалистов по внутренней поддержке Jira, чтобы помогать тем пользователям, кто не может в ней разобраться. Это повышает расходы, но, по нашему опыту, не улучшает ситуацию с внедрением инструмента во всех командах. Ключ к этой загадке прост: если человеку неудобно работать в инструменте, то даже целый отдел поддержки не убедит его продолжать им пользоваться.

В заголовке этой статьи мы не зря назвали Asana Jira-ой для не IT-команд: несмотря на её обширный функционал, который помогает командам на разных уровнях работы – от ежедневных задач до миссии всей компании – Asana очень проста в использовании. Команды быстро к ней привыкают и начинают действительно пользоваться инструментом.

Мы не будем голословны: в сравнении Asana и Jira на G2, популярном агрегаторе отзывов о бизнес-инструментах, Asana выигрывает во всех пунктах, связанных с простотой использования и планированием процессов и проектов:

При этом следует обратить внимание, что отзывы на Asana в большинстве своём сформированы не IT- и Dev-командами, 

И это не только наша позиция. Даже в своём сравнении с Asana Jira подчёркивают, насколько они лучше подходят именно для команд по разработке.

Давайте рассмотрим подробнее, что отличает Asana от Jira.

Удобство работы

Как мы отмечали ранее, неудобный интерфейс – самая частая жалоба “простых” пользователей Jira. Командам, которые не относятся к разработке и IT, приходится постоянно прибегать к помощи администратора в ежедневной работе. Вот основные проблемы, которые они отмечают:

• Навигация и интерфейс

Сложная навигация, перегруженность элементами – это основная жалоба пользователей на инструменты по управлению работой. Интерфейс Asana прост и понятен пользователю с любым уровнем технической подготовки.

• Удобство настройки и изменений

Необходимость обращаться в IT или к администраторам для создания новых процессов и отчётов или редактирования существующих значительно замедляет работу.

В Asana создать проект так же просто, как написать список дел, а внести изменения можно прямо на ходу – например, из мобильного приложения.

• Разное отображение проектов

Знакомые и привычные всем доски подходят не для всего – для разных проектов могут быть актуальны разные способы отображения. В Asana у проектов доступно несколько видов, между ними можно свободно переключаться и выбирать тот, который наиболее удобен для каждого конкретного проекта или пользователя.

Верхнеуровневый обзор и контроль нагрузки

Как правило, старшему менеджменту нужен верхнеуровневый обзор проектов, возможность планировать проекты наперёд и быстро вносить в них изменения. Этого часто не хватает в инструментах для работы, как и инструментов для планирования долгосрочных проектов и внесения изменений в такие планы.

Давайте сравним Jira Roadmap и его примерный эквивалент в Asana Timeline:

Timeline в Asana информативен и предлагает множество функций: перемещение задач в соответствии с зависимостями, массовое перемещение задач, сортировка, зум ин и зум аут и др.). Одним Timeline обзор задач в Asana не ограничивается: Портфели проектов и обзор нагрузки позволят увидеть данные о проектах и задачах во всём аккаунте. 

В Jira ситуация с портфелями проектов иная – существует специальный аддон, однако он не был оценён пользователями из-за нелогичной структуры и сложности. 

Совместная работа команд

Командам, не связанным с IT и разработкой, сложно работать в Jira совместно, особенно в случае с кроссфункциональными процессами. Как правило, они требуют переключения между несколькими инструментами, из-за чего по ошибке упускаются важные сообщения и обновления о ходе работы.

Для лучшей совместной работы нескольких отделов в Jira не хватает общей картины в разрезе нескольких проектов. В Asana для этого существует несколько уровней – команды, портфели и стратегические цели компании. 

Кстати, у нас есть простое трёхминутное видео о том, как оптимально построить кросскомандную работу в Asana. Если вам знакома проблема с координацией работы нескольких отделов – в Jira или вообще в целом – очень рекомендуем к просмотру.

Так Jira или Asana?

На самом деле, Jira и Asana не аналогичны – это два разных инструмента, созданные для совершенно разных целей и сфер. Тем, кто ищет решение для управления разработкой и IT-проектами, больше подходит Jira. Для ITSM и ESM также можно рассмотреть этот продукт, хотя тут мы рекомендуем Freshservice – систему, изначально специально разработанную для этих задач. А для управления работой и командным взаимодействием вам подойдёт Asana – лидер среди решений для командной работы по версии Forrester Wave и G2.

Кстати, Asana интегрируется и с серверной, и облачной Jira, поэтому вашим техническим командам будет легко взаимодействовать с другими командами и помогать компании достигать общих целей. Оформите пробный период Asana сегодня – вы сможете попробовать инструмент совершенно бесплатно, а также проверить эту интеграцию.

Остались вопросы? Свяжитесь с нами – будем рады вам помочь!