Сбор информации с помощью Asana Forms

В настоящее время взаимодействие внутри рабочих коллективов становятся все более интенсивными и, в связи с удаленным форматом работы, порой затрудненными. Когда шаги этого взаимодействия не прозрачны, работа может легко превратиться в полную неразбериху. Однако теперь, когда в Asana появилась функция «Формы», у вас есть все необходимое для того, чтобы создать простой и понятный способ подачи запросов и информации для вашей команды.

Если у вас нет единого установленного способа сбора информации, вам приходится собирать ее из различных источников: электронной почты, чатов, общих документов, очных и видео-встреч. Таким образом, информация оказывается хаотично распределенной по разным местам, важные сведения теряются в самый нужный момент, а некоторые задачи попросту ускользают от внимания сотрудников. В такой ситуации ваша команда не только испытывает стресс, но и систематически не укладывается в установленные дедлайны.

Формы в Asana – это единый путь получения информации: от конкретных рабочих вопросов до сообщений о найденных багах, либо отзывов клиентов. Поскольку заполненная форма превращается в задачу в Asana, отслеживать прогресс каждого конкретного вопроса и планировать последующие шаги становится просто. Всё это поможет вашему коллективу справляться с работой эффективно и точно в срок!

Запросы и информация: когда использовать форму

В каждом проекте Asana теперь есть вкладка «Forms», в которой вы можете создать форму, которая будет привязана к конкретному проекту. Мы рекомендуем использовать функцию «Формы» в тех случаях, когда вам нужно получить информацию со стороны или когда требуются определенные сведения для начала работы над заданием.

Заполнить форму может каждый — для этого совсем не обязательно иметь аккаунт в Asana.

Особенно полезны формы будут для тех, кто собирает:

• Творческие задания
• Сообщения о багах/неполадках в работе систем
• Обратную связь от клиентов
• Запросы командам IT-сопровождения или технического оснащения
• Идеи, рождающиеся во время командного брейнсторминга

Как создать форму в Asana

Для того, чтобы создать форму, нужно перейти во вкладку «Формы», находящуюся внутри конкретного проекта.

По умолчанию название формы будет совпадать с названием проекта, однако вы можете самостоятельно изменить его. Кроме того, вы можете добавить описание с инструкциями для тех, кто будет заполнять форму.

По умолчанию, в каждой форме присутствуют поля “Имя” и “Еmail”. Таким образом, у вас всегда будут контактные данные тех, кто сделал запрос либо предоставил информацию вашей компании.

При создании формы все важные поля можно сделать обязательными для заполнения. Если у вас в проекте есть настраиваемые поля, вы можете добавить их в качестве вопроса в форму. Ответы автоматически окажутся в нужном поле в проекте. Вся остальная информация, полученная из формы, появится в качестве описания к задаче, так что все сведения будут храниться в одном месте.

К формам также можно прикрепить различные вложения: изображения, документы, PDF- и другие файлы. Эти вложения будут добавлены в качестве новой задачи в проект, поэтому все вопросы остаются связанными между собой.

Наконец, вы также можете назначить человека, который по умолчанию будет обрабатывать приходящие из форм заявки. Таким человеком может быть креативный директор, IT-менеджер либо руководитель проекта. Каждая новая заявка будет автоматически назначаться на него, а он в свою очередь может приоритезировать их и переназначать на кого-то еще, если это необходимо.

Как поделиться формой?

Когда редактирование формы завершено, ей будет присвоена ссылка. Ее вы можете распространить среди ваших коллег, добавить в описание проекта в Asana, имейл-кампании, либо прямо на ваш сайт, где ее сможет заполнить любой желающий. Для того, чтобы получить ссылку, нужно всего лишь нажать на кнопку «Copy form link» в правом верхнем углу страницы, после этого она окажется у вас в буфере обмена.

Вне зависимости от того, каким образом люди нашли вашу форму, все ее заполнения будут превращаться в новые задачи внутри проекта Asana.

А как вы можете использовать формы в Asana?

Команды со всего мира уже используют функцию «Формы». Это помогает им существенно экономить время на отслеживании всех деталей и потому успевать выполнять больше задач. Если вы уже пользуетесь Asana на тарифе Business или Enterprise, вы можете начать пользоваться формами прямо сейчас. Если нет, свяжитесь с нами, чтобы попробовать эту функцию во время тестового периода!