Четыре типа Agile-церемоний: для чего они нужны и как их правильно проводить

На протяжении всей жизни мы участвуем в различных церемониях: праздничных, выпускных, свадебных или, скажем, спортивных. Объединяет их одно: эти церемонии отмечают важные вехи в жизни человека или в ходе какого-нибудь события. 

Термин «Agile-церемония» тоже привязан к ключевым моментам – однако речь идет о жизненном цикле проекта. 

Что такое Agile-церемония?

Этим термином называют встречу или совещание, которые привязаны к Agile-процессу. Главная цель этих церемоний – постоянное общение внутри команды, информирование всех ее членов о поставленных или выполненных задачах, а также определение общей для всех членов команды повестки. 

Как правило, Agile-церемонии проводит и контролирует Scrum-мастер (если он есть) и / или владелец продукта (product owner).

Kanban, Scrum и Agile-церемонии

Два основных подхода к Agile – это Kanban и Scrum. Основное различие заключается в том, что в Scrum рабочий процесс разделен на одинаковые временные промежутки – спринты, а в Kanban работа идет беспрерывно. 

В отношении Agile-церемоний это означает, что в случае со Scrum каждая церемония жестко привязана к конкретному спринту. Это наиболее эффективный подход. Тем не менее церемонии могу происходить и в командах, работающих по принципу Kanban, – просто в этом случае менеджер проекта должен сам определять, когда провести ту или иную встречу.

Схематическое изображение основных принципов Scrum
Agile-церемонии особенно удобны для привязки их к спринтам Scrum

Ключевые вопросы церемоний

Существует четыре основных Agile-церемонии: собрание по планированию спринта, ежедневная встреча-летучка, обзорное совещание по спринту и ретроспективное совещание по спринту. 

Перед проведением каждой из этих церемоний все члены команды должны знать следующую ключевую информацию:

  • В чем цель церемонии?
  • Кто из команды разработчиков участвует в церемонии?
  • Когда начинается церемония?
  • Сколько времени занимает церемония?
  • Что происходит на церемонии?
  • Каков ожидаемый результат?

Мы постарались подробно ответить на эти вопросы, а также дать пару советов по проведению церемоний. 

Церемония 1. Планирование спринта

В начале каждого спринта вся Scrum-команда собирается вместе. Главная цель этой встречи – определить конкретные задачи, которые будут выполнены командой разработки в ходе спринта. 

Кто участвует в церемонии?

Вся Scrum-команда: команда разработки, Scrum-мастер (если он есть) и владелец продукта (product owner). 

Что происходит на церемонии? 

В ходе этой церемонии владелец продукта и / или Scrum-мастер встречаются с командой разработчиков, чтобы определить элементы, на которых команда сосредоточится для достижения текущих целей спринта. Scrum-мастер фасилитирует встречу, а владелец продукта следит за тем, чтобы в первую очередь выполнялись задачи из бэклога продукта.

Сколько времени занимает эта церемония? 

Как правило, используется формула «одна неделя спринта равна одному часу обсуждения», но в случае с особо длинными и / или сложными спринтами время встречи может увеличиваться.

Каков ожидаемый результат церемонии? 

К концу этой встречи каждый член команды разработки должен знать конечную цель спринта, конкретные задачи, которые он будет выполнять в его ходе, а также приоритеты их выполнения. 

Совет по проведению церемонии 

После того, как будет составлен бэклог спринта, можно расставить приоритетность задач, выразив ее в баллах (или любым другим удобным способом). Это позволит команде сосредоточиться в первую очередь на том, что обязательно должно быть сделано за спринт.

Доска со стикерами
Во время планирования важно расписать план действий для всех задействованных сотрудников

Церемония 2. Ежедневные встречи-летучки

Как следует из названия, это краткая церемония, которая проводится каждый день – чаще всего утром. Задача таких встреч – информирование друг друга о том, как продвигается работа, что уже было сделано и что препятствует дальнейшей работе.

Кто участвует в церемонии? 

Команда разработки. Присутствие Scrum-мастера (если он есть) и владельца продукта необязательно, однако значительно упрощает встречу и повышает ее эффективность. 

Что происходит на церемонии? 

Каждый из членов команды разработки должен кратко, но информативно ответить на три вопроса: что было сделано за вчерашний день, что будет сделано сегодня и есть ли факторы, которые блокируют работу.

Сколько времени занимает эта церемония?

Как правило, не больше 15 минут: это быстрая встреча, предназначенная для информирования, а не для обсуждения. 

Каков ожидаемый результат церемонии?

Каждый из участников к концу встречи знает, как продвигается решение задач у коллег. Кроме того, Scrum-мастер и владелец продукта могут выяснить, не застопорилась ли работа у кого-то из членов команды.

Совет по проведению церемонии

Три главных признака ежедневной встречи – скорость, информативность и легкость. Чтобы работники не затягивали свои ответы и не начинали долгое обсуждение, можно ввести некий критерий для контроля времени ответа. Некоторые команды, например, используют «говорящий тотем», передаваемый по кругу. В других командах используется таймер ответа. Еще одно решение, которое позволит сократить время встречи и задать ей нужную атмосферу, – проведение встречи стоя (именно поэтому в английском языке летучки называют «stand-up meeting»).

Деловая встреча
Ежедневные летучки можно проводить стоя, чтобы не растянуть обсуждение надолго

Церемония 3. Обзор спринта

Это встреча, которая проводится под конец спринта (но до того, как будет проведена ретроспектива). В ее ходе Scrum-команда и заинтересованные в ходе проекта люди (руководство компании, заказчики или конечные пользователи продукта) обсуждают работу, выполненную за спринт. 

Кто участвует в церемонии?

Вся Scrum-команда: команда разработки, Scrum-мастер (если он есть) и владелец продукта (product owner). Кроме того, владелец продукта может пригласить заинтересованных в проекте лиц.

Что происходит на церемонии?

Скрам-мастер или владелец продукта организует встречу, демонстрирует выполненную командой работу и отвечает на вопросы внешних заинтересованных лиц, не входящих в команду разработчиков. Если необходимо внести изменения, скрам-мастер или владелец продукта корректирует и переносит невыполненную работу на следующий спринт.

Сколько времени занимает эта церемония?

Обычно используется та же формула, что и для церемонии планирования: «неделя спринта = час встречи». Тем не менее, в зависимости от того, как будут поданы итоги спринта, и от того, планируется ли обсуждение или корректировка выполненных задач, время встречи может меняться. 

Каков ожидаемый результат церемонии?

Члены команды, а также внешние заинтересованные лица проинформированы о том, какая работа была проделана за спринт; необходимые коррективы внесены и одобрены. 

Совет по проведению церемонии

Так как на этой церемонии фактически демонстрируются успехи и достижения команды, можно проводить ее в относительно неформальном стиле. Попробуйте оформить результаты спринта в виде красочной презентации, а саму церемонию превратить в небольшой праздник: это не только разгрузит работников, но и даст им осознание важности их работы.

Бизнес-встреча
Успехи команды можно демонстрировать в неформальной обстановке

Церемония 4. Ретроспектива спринта

Эта церемония проводится в самом конце спринта. Ее цель – обсудить ход работы во время спринта, выяснить сильные и слабые стороны команды и организации рабочего процесса.

Кто участвует в церемонии?

Все, кто принимал активное участие в спринте. 

Что происходит на церемонии?

Scrum-мастер и / или владелец продукта анализируют работу команды во время спринта, выясняют, какие из процессов эффективны, а какие – нет. Кроме того, они собирают обратную связь от участников команды. В ходе этой церемонии все, кто имеет предложения по улучшению рабочих процессов, могут выдвинуть их на обсуждение. 

Сколько времени занимает эта церемония?

Примерно 45 минут на неделю спринта (к примеру, для двухнедельного спринта ретроспектива идет около полутора часов). 

Каков ожидаемый результат церемонии?

Работа команды во время спринта проанализирована, выявлены неэффективные и эффективные процессы и элементы, выдвинуты и утверждены предложения по их улучшению. 

Совет по проведению церемонии

Ретроспектива – это не встреча для жалоб, а встреча для совершенствования. Само собой, если члена команды что-то беспокоит, он может поднять этот вопрос, однако важно, чтобы по итогам встречи выдвигались не только жалобы, но и предложения.

Схематическое изображение принципов Agile-процесса и сравнение их с обычными рабочими процессами
Agile-церемонии как нельзя лучше отражают некоторые принципы всего Agile-процесса: постоянное совершенствование, готовность к переменам и взаимодействие команды

На что обратить внимание?

Вот еще пара советов, которая поможет вам повысить эффективность церемоний:

  1. Фиксировать время проведения церемоний

Чтобы настроить команду на стабильность и непрерывность процесса, постарайтесь проводить все церемонии в строго определенное время.

Например, ежедневные встречи невозможно забыть просто потому, что они происходят каждый день. Используя ту же концепцию, проводите остальные Agile-церемонии в одно и то же время, чтобы ваша команда привыкла к ритму совещаний. Например, если спринт длится две недели, проводите обзор в 16:00 последней пятницы спринта. По мере того как ваша команда будет проводить больше спринтов, эти церемонии войдут в привычку. 

  1. Убедиться, что на встрече присутствуют именно те люди, которые нужны

Если вы замечаете, что ваши собрания теряют эффективность, посмотрите, кто их посещает. Точно ли все те, кто присутствует на встрече, должны на ней быть? И наоборот – посещают ли церемонию все необходимые для ее проведения лица? 

Присутствие на собрании большого количества людей обычно снижает производительность. Постарайтесь приглашать только тех членов команды, которые необходимы для этой конкретной церемонии, и следите за тем, чтобы все, кто действительно нужен, не пропускали встречи.

Управляйте своими церемониями Agile с помощью Asana

Организуйте свой Agile-процесс с помощью сервиса для управления работой Asana. Asana дает всей вашей команде централизованное рабочее пространство: в нем разработчики могут отслеживать ежедневные собрания Scrum, просматривать бэклоги проекта и спринта, невыполненные задачи и информацию о следующем спринте.