5 техник управления проектами в IT и не только
Управление проектами — стремительно развивающаяся сфера, которая помогает командам организовывать задачи и следить за их выполнением. Проджект-менеджмент включает в себя инициирование проекта, его планирование, реализацию, контроль над выполнением задач и завершение проекта. Существует ли какой-то особенный метод, который можно использовать для эффективного управления любыми проектами? Определенно, нет! Каждый проект уникален, поэтому универсального решения не существует.
Эффективное управление проектами предполагает грамотное распределение ресурсов, чтобы максимально эффективно достигнуть результата. Управление проектами очень часто применяется в IT-сфере, поскольку стадии управления жизненным циклом проекта в целом соответствуют этапам в ITSM (управление IT-услугами). Для управления проектами в IT-отделе необходимы специальные инструменты, техники, знания и навыки. Качественный инструмент для управления IT-услугами разрабатывается с учетом основных принципов управления проектами, как, например:
- современный подход к планированию и реализации проектов
- адаптируемость к меняющимся требованиям
- гибкий подход для более быстрой реализации проектов
Более того, IT-отделы ежедневно работают с проектами и, как и другие команды, должны эффективно использовать доступные ресурсы. Совместное исследование компании McKinsey и Оксфордского университета показало, что крупные IT-проекты в среднем выходят из бюджета и сроков на 45% и 7% соответственно. Это доказывает, что IT-отделы особенно нуждаются в инструментах для проджект-менеджмента. Они также широко распространены в таких сферах, как FMCG, строительство, фармацевтика, энергетика, и многих других.
Мы выбрали 5 основных методов, которые используются в проектном менеджменте. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы, и может применяться в любой отрасли.
Диаграмма Гантта
Что такое диаграмма Гантта?
Чтобы получить визуализацию того, как задачи проекта разворачиваются во времени, в виде графика, можно использовать метод, который в проджект-менеджменте принято называть диаграммой Гантта. Все важные этапы проекта — будь то начало работы над задачей, ее окончание или вехи проекта — аккуратно располагаются на линейчатой диаграмме. Эта техника получила популярность в начале XX века благодаря Генри Гантту.
Как это работает:
Разместите задачи, которые требуют выполнения, на вертикальной оси, а линию времени расположите горизонтально, чтобы показать продолжительность задач. Такие графики можно строить с помощью специальных программ для построения диаграмм Гантта. Их можно строить даже в Excel с помощью шаблонов, доступных онлайн.
Для более эффективной работы с IT-проектами система Freshservice предлагает отображение проекта на диаграмме Гантта. Руководители портфелей проектов и менеджеры проектов могут визуально отобразить все проекты на линейном графике. Отображение в виде диаграммы Гантта включает в себя дату начала и окончания проекта, задачи, подзадачи, статус задач и даже зависимости между задачами. Можно настроить отображение по неделям, месяцам, кварталам или годам.
Одно из наиболее типичных применений диаграммы Гантта — строительные проекты, поскольку в них вовлечено много участников: от подрядчиков до собственников, строительных компаний и даже государственных органов.
Когда стоит выбрать этот метод?
Диаграмма Гантта отображает расписание проекта, а также помогает руководителю проекта распределять ресурсы. Кроме того, такой метод позволяет вносить корректировки, если проект пошел не по плану. Диаграмма четко отражает план проекта и его прогресс. Если команда не укладывается в сроки, это можно исправить.
Канбан
Что такое Канбан?
Еще один метод визуализации в управлении проектами. Название “Канбан” происходит от японского слова, означающего “визуальный символ” или “карточка”, поскольку этот метод предполагает использование доски или цифровой доски с колонками и карточками.
Как это работает:
Канбан-доска расчерчивается так, как вам удобно; самая простая может включать всего 3 колонки: “требует выполнения”, “в работе”, “выполнено”. В зависимости от специфики проекта, задачи или вашего бизнеса, могут быть добавлены дополнительные колонки. В этом методе можно использовать обычные карточки, стикеры или цифровую доску. В системе Freshservice есть отображение в виде колонок (обзорных полос) со статусом, что позволяет получить обзор задач в проекте.
Метод Канбан-доски также хорошо подходит для производственной сферы, где весь процесс должен быть спланирован. Канбан помогает сократить убытки за счет сокращения запасных комплектующих и оптимизации процесса в целом благодаря приоритизации задач.
Когда стоит выбрать это метод?
У Канбан-доски много преимуществ, и одно из основных — то, что это интуитивный и наглядный метод. Такой подход более гибкий, потому что сроки и план не являются окончательными. Это позволяет каждому члену команды оставаться в курсе, а визуализация способствует ускорению процессов.
Список задач
Что такое Список задач?
Название метода говорит само за себя, однако проект-список — это не просто перечень задач. Такое отображение может также включать другую важную информацию, например, сроки, описание задачи, подзадачи и так далее. В то же время, размер списка и дополнительные поля зависят от размеров проекта.
Как это работает:
Существует несколько способов, как список задач может быть использован в управлении проектами. Вы можете построить его с помощью Google-таблиц или Excel, а также с помощью специальных программ для управления проектами. Как правило, отображение в виде списка задач уже включено в такие системы. Проекты-списки применяются в разных сферах. В системе Freshservice уже включено отображение в виде лаконичного списка для обзора задач.
Когда стоит выбрать этот метод?
Список задач не только упрощает делегирование, но и повышает продуктивность, поскольку всем становится ясно, какую работу предстоит выполнить. Метод также позволяет расставить приоритеты и выполнять задачи в установленном порядке. Команда может отслеживать прогресс по проекту на основании четкого списка того, что должно быть сделано.
Agile
Что такое Agile?
Если вам доводилось погружаться в мир проджект-менеджмента, вы наверняка слышали термин Agile. Эта методология зародилась на заре разработки ПО в 1990-х. Такой подход к совместной работе основан на непрерывной реализации обратной связи на протяжении всего жизненного цикла проекта. Основные особенности этого метода — быстрота и восприимчивость к обратной связи.
Как это работает?
Методология Agile сочетает различные техники. В каком-то смысле метод Канбан, описанный выше, может быть отнесен к Agile в том случае, если в процессе реализации проекта изменения вносятся через регулярные промежутки времени. Другой метод — Скрам (Scrum) предполагает, что проект разделяется на спринты, равномерные отрезки. Метод включает четыре основные процедуры: планирование, демонстрация, ежедневные планерки и ретроспектива. Создается специальная скрам-доска, которая разделяет задачи на “требующие выполнения”, “находящиеся в работе” и “выполненные”. Обзор задач доступен команде, чтобы было проще вносить изменения на основании обратной связи.
В методологии Agile существуют спринты, когда команды работают над приоритетными задачами. Как правило, это короткие циклы разработки продолжительностью 14 дней. Система Freshservice позволит вам создавать спринты, управлять ими и получать все необходимые данные. Вы можете посмотреть аналитику, оценить прогресс и планировать ресурсы в рамках спринта, чтобы оперативно выполнить все задачи из бэклога.
Когда стоит выбрать этот метод?
Методология Agile — достаточно широкое понятие. Она включает различные подходы и техники. Преимущество метода заключается в том, что у команды есть возможность адаптировать проект, если требования к нему изменяются. Более того, методология Agile способствует инновационному мышлению и приветствует новые идеи, поэтому команда будет чувствовать себя увереннее. Этот метод также предполагает постоянное взаимодействие с заказчиком, что увеличивает удовлетворенность клиентов.
Каскадный метод
Что такое Каскадный метод?
Будучи наиболее последовательным методом управления проектами, Каскадный метод предполагает, что проект разделяется на несколько стадий, которые выполняются одна за другой, отсюда и происходит его название. Этот подход был изобретен Винстоном В. Ройсом, который выделил 5 важных шагов: анализ требований, проектирование, разработка, тестирование и поддержка.
Как это работает:
Поскольку метод существует уже довольно долго, вы можете планировать проект на бумаге или использовать онлайн-инструменты и программы для ведения проектов, предоставляющие более гибкие возможности. Разработка — одна из сфер, где успешно применяется каскадный метод. Такие проекты состоят из отдельных стадий, которые вытекают одна из другой.
Когда стоит выбрать этот метод?
Каскадный метод управления проектами можно выбрать, когда заказчики заранее точно определили требования к проекту. Таким образом, проект можно разделить на последовательные фазы. Это также позволяет управлять бюджетом. Каскадный метод упрощает контроль за прогрессом проекта и сроками его реализации с момента начала.
Как мы уже отметили выше, руководители проектов выбирают различные техники в зависимости от сути проекта и сферы деятельности. Будь то IT или другая область, управление проектами позволяет наилучшим образом распределить ресурсы. Если вы хотите узнать, как управление проектами может помочь вашей команде, свяжитесь с нами, и мы выберем решение специально для вас.