Советы от Asana: 5 способов подготовиться к праздникам
Вы тоже с нетерпением ждёте новогодних каникул, чтобы наконец выдохнуть и перезагрузиться?
Мы вас прекрасно понимаем и надеемся, что у всех нас получится отложить ноутбук в сторону, отключить все уведомления и как следует отдохнуть. Правда гора имейлов, скопившихся за праздники, может вселять ужас уже сейчас.
Мы предлагаем уйти на каникулы во всеоружии: вот 5 советов, призванных сохранить ваше душевное спокойствие и свести надвигающийся хаос к минимуму.
1. Спасите себя от нежданной работы с помощью My Tasks
Вы наверняка знаете, как неприятно бывает вспомнить о какой-то затерявшейся задаче в последний момент перед уходом в отпуск.
С помощью Моих задач (My Tasks) вы можете предварительно просмотреть все предстоящие задачи и отсортировать их по срокам, чтобы убедиться, что в свободное время вас не будут ждать неприятные сюрпризы.
Чтобы включить сортировку по дате в Моих задачах (My Tasks), перейдите в правый верхний угол и нажмите Сортировка (Sort). Отсюда можно отсортировать задачи по Сроку выполнения (Due date), чтобы отобразить их все в виде списка в табличном виде, начиная с просроченных задач или задач с дедлайном сегодня. Прокрутите список, чтобы удостовериться, что ничего не запланировано на период отпуска.
Совет: Чтобы вернуться к исходному виду Моих задач (My Tasks), снова нажмите Сортировка (Sort), а затем снимите галочку с пункта Срок выполнения (Due date). Это действие автоматически вернет Мои задачи (My Tasks) к исходному виду, включая все разделы, созданные вами на Сегодня (Today), Ближайшее время (Upcoming) или Потом (Later).
2. Просмотрите список предстоящих задач команды с помощью Advanced Search.
Если вы руководитель – проверьте, какие задачи запланированы на период вашего отсутствия, и удостоверьтесь, что у ваших коллег есть вся нужная информация, чтобы никто не отвлекал вас от отдыха.
Лучший способ это сделать – воспользоваться Расширенным поиском (Advanced Search).
Расширенный поиск в Asana позволяет создавать отчеты по различным параметрам – таким, как исполнитель, соавторы, проект или срок выполнения, а также по настраиваемому полю.
Например, можно найти все невыполненные задачи, назначенных не вам, со сроком выполнения в течение следующей недели (или иным – в зависимости от того, сколько времени вы будете отсутствовать). Получив результаты, вы можете оставить комментарий к любой задаче, требующей напоминания, или же сообщить владельцу задачи, что несколько дней вы будете недоступны.
Совет: параметры поиска можно дополнительно сузить, чтобы сосредоточиться на задачах, которые назначили вы, или на задачах с высоким приоритетом. Нажмите +Добавить фильтр (+Add filter), чтобы уточнить поиск (например, добавив значение поля).
3. Обновите Статус (Status) в ваших активных проектах.
Если вы отвечаете за проект (или группу проектов) в Asana, вероятно, вам захочется поделиться последними новостями с командой прежде, чем уйти в отпуск. Чтобы все оперативно узнали, как идут дела с проектом, просто обновите его Статус (Status).
Так вы можете держать в курсе последних событий всех участников проекта.
Помимо статусов по графику (on track), под угрозой (at risk) или отстает от графика (off track), есть возможность отметить товарищей по команде или другой проект/задачу через @, а также добавить сводку событий с вашего последнего обновления. Чтобы включить в обновление Статуса (Status) актуальную информацию, такую как предстоящие задачи, недавно завершенные Этапы (Milestones) или просроченную работу, воспользуйтесь Основными моментами (Highlights). В заключение можно кратко изложить дальнейшие шаги.
Совет: пользователи на тарифах Business и Enterprise могут обновлять Статус не только Проектов, но и целого Портфеля (Portfolio).
4. Помните про режим “Не беспокоить” (Do Not Disturb)
Даже если вы не намерены проверять почту и сообщения во время отпуска, соблазн быстро ответить на комментарий слишком велик. Управляйте своими уведомлениями в Asana с помощью режима Не беспокоить (Do Not Disturb).
Его можно включить сразу или запланировать на определенное время. У многих из нас он установлен на выходные или на нерабочее время, но можно просто указать даты вашего отпуска.
Чтобы включить режим Не беспокоить (Do Not Disturb), нажмите на свой аватар в правом верхнем углу, а затем перейдите в Настройки профиля (My Profile Settings). Во вкладке Уведомления (Notifications) нажмите Приостановить уведомления (Pause notifications) или запланируйте режим Не беспокоить (Do Not Disturb).
Совет: пока у вас включен режим Не беспокоить (Do Not Disturb), члены вашей команды будут видеть значок сна рядом с вашим аватаром. Таким образом они будут знать, что не стоит ждать от вас ответа, пока вы не вернетесь к работе.
5. Измените настройки проекта, чтобы уменьшить количество уведомлений
Для каждого проекта можно установить свои настройки уведомлений.
Если вы чувствуете, что получаете в Inbox слишком много уведомлений по проектам, – обратитесь к настройкам, чтобы оставить только нужные вам обновления.
В Asana у каждого проекта есть три типа уведомлений: Обновления статуса (Status updates), Новые сообщения в Conversations и Добавление задачи (Tasks added). Если вы отвечаете за распределение задач, уведомление о каждой новой задаче будет вам полезно, однако если вы всего лишь участник проекта, то эту опцию можно отключить, чтобы навести порядок в Inbox.
Для настройки уведомлений в проекте, нажмите кнопку Поделиться (Share) в правом верхнем углу проекта, а затем перейдите в раздел Управление уведомлениями (Manage notifications). Здесь вы можете выбрать, хотите ли вы получать уведомления об обновлении статуса, сообщениях или новых задачах.
Совет: Вы также можете отключить уведомления о добавлении задач для других пользователей, когда приглашаете их в проект. Для этого в окне приглашения снимите флажок Уведомлять пользователя о появлении новых задач в проекте (Notify them when new tasks are added to this project) в нижней части всплывающего окна.
Наслаждайтесь отдыхом – вы его заслужили!
Итак, Asana полностью готова к вашему отпуску – теперь можно по-настоящему расслабиться!
Кстати, вы уверены, что ваши сотрудники знают о всех секретах Asana и используют систему на 100%? Поделитесь с ними нашими обучающими видео на русском языке или закажите обучающий вебинар по вашему кейсу у команды Swedbyte.