Кейс: 12 STOREEZ повышает прозрачность работы и оптимизирует процессы с Asana

О 12storeez

12 STOREEZ — российский бренд лаконичной одежды, основанный в 2014 году сестрами-близнецами Ириной и Мариной Голомаздиными. Идея марки — практичный и продуманный гардероб, который можно собирать постепенно и дополнять каждый сезон 1-2 моделями. За 8 лет бренд открыл 47 розничных магазинов в России и Казахстане, из них 5 магазинов формата outlet, 6 digital-сторов и 2 интернет-магазина со складами в России и Италии. В скором времени планируется открыть до новых 13 магазинов, а развитие глобального направления — один из приоритетов 12 STOREEZ в 2022 году.

Руководитель Проектного офиса 12 STOREEZ Анжелика Хайретдинова

Поиск инструмента для успешной работы проектного офиса

За внедрение идеального инструмента, подходящего для различных отделов и бизнес-процессов, в 12 STOREEZ отвечала руководитель Проектного офиса. В компании рассматривали целый ряд вариантов, но ни один из сервисов не удовлетворял всем требованиям команды. 12 STOREEZ искали платформу, которая не просто позволяет отслеживать задачи, но и вести коммуникацию, работать с аналитикой, составлять отчеты, а также понятна и проста в использовании. Таким инструментом стала Asana

Портфель проектов команды Анжелики Хайретдиновой

Как проходило внедрение

Команда тщательно готовилась к внедрению нового инструмента: для начала были выделены целевые группы сотрудников и собраны их пожелания. До профессионального внедрения сотрудники смотрели обучающие видео о работе в Asana, однако гораздо полезнее оказались вебинары и тренинги Swedbyte. 

В рамках внедрения продукта я оцениваю работу специалистов Swedbyte на 5 из 5. Отмечу высокий уровень консультаций и поддержки, а также готовность всегда прийти на помощь!”

– Анжелика Хайретдинова, руководитель Проектного офиса 12 STOREEZ

Помимо тренингов и воркшопов, 12 STOREEZ осваивали платформу и самостоятельно, например, в компании разработали целый ряд корпоративных гайдов по использованию Asana, что упростило адаптацию сотрудников. 

Asana в действии 

Команды 12 STOREEZ используют Asana по-разному: кто-то концентрируется на трекинге задач совместно с аналитикой, кто-то активно применяет весь диапазон возможностей сервиса. Наиболее востребованными в работе компании стали следующие функции:

  • назначение и отслеживание задач;
  • создание зависимостей между задачами;
  • добавление одной задачи в несколько проектов;
  • просмотр проекта в виде хронологии;
  • добавление вложений и комментариев к задачам;
  • универсальная отчетность;
  • возможность сбора аналитики по проектам. 

Мы попросили Анжелику Хайретдинову подробнее рассказать о том, как внедрение Asana изменило процессы в 12STOREEZ.

Демонстрация проекта “Отзывы клиентов” в виде хронологии

Управление проектами: до и после

Было

Проекты строились в виде пула задач в Google Sheets, где окрашенные ячейки представляли собой условную диаграмму Гантта. Другой вариант – Gantter. Однако в этих инструментах было сложно визуализировать взаимосвязи с исполнителями или вести коммуникацию по задачам. Обзор портфеля проектов по каждому направлению и компании в целом с возможностью автоматического отслеживания прогресса был мечтой.

Стало

У каждого управления появилось свое пространство в Asana, где организована работа над проектами. Все, что необходимо для работы над проектом, собрано в одном месте: важная информация, документация, комментарии, вложения. Появилась возможность формировать не просто пул задач, но и организовывать их в блоки, устанавливать вехи, указывать дедлайны и исполнителей и, что особенно важно, непосредственно в задаче общаться с коллегами. Участники проекта узнают о новых задачах и их статусе в режиме реального времени. Для разных проектов можно создавать шаблоны, что значительно оптимизирует работу команд 12 STOREEZ.

HR-отдел: до и после

Было 

Команда 12 STOREEZ активно растет. С каждым годом в компании появляется все больше работников из разных городов и стран. Раньше для каждого нового сотрудника HR-отдел составлял перечень шагов в зависимости от того, как его буду принимать на работу – лично или удаленно. Подобный перечень мог включать до 15 задач, которые раз за разом приходилось прописывать вручную при каждом новом трудоустройстве. 

Стало

Внедрение Asana позволило 12 STOREEZ оптимизировать работу HR-отдела в 10 раз. Вместо того, чтобы для каждого нового сотрудника составлять список задач по онбордингу, специалисты HR-отдела просто используют готовые шаблоны, созданные для разных типов трудоустройства. При этом команда точно знает, что все HR-менеджеры следуют верным гайдлайнам. В шаблоны можно вносить изменения по мере совершенствования процессов и с учётом опыта предыдущих кейсов.

Панель мониторинга помогает получить ключевые аналитические сведения без лишних усилий

Планы на будущее 

По мнению Анжелики, Asana незаменима для проектного управления. Положительное впечатление о продукте сложилось и у других сотрудников 12 STOREEZ. В компании даже появился лидер Asana – специалист, который помогает коллегам перенести рабочие процессы в новый инструмент, а также автоматизировать и оптимизировать их на основе ключевых потребностей. Кроме того, в 12 STOREEZ начали вести реестр находок, в который попадают наиболее удачные практики использования платформы. В планах внедрение Asana и в других отделах 12STOREEZ.

Мы вдохновлены этим продуктом и хотим его развивать, чтобы он работал с максимальной пользой для компании!” 

– Анжелика Хайретдинова, руководитель проектного офиса 12 STOREEZ.