Блог о Google Apps - Part 2
info@swedbyte.se
8 800 333 03 52

Блог о Google Apps

11
Июл

Редактирование профиля пользователя

Недавно Google наконец-то добавил возможность администратору добавлять дополнительные данные в профили пользователей прямо в консоли администратора. Теперь в администратор может легко добавлять пользователям телефоны, должности, адреса и другие данные, которые будут доступны всем пользователям домена в Каталоге пользователей. То есть можно централизовано создать список сотрудников с детальной информацией о них для использования внутри организации.

Ранее эта возможность была доступна только через API и различные приложения, которые эти API реализовывали. К примеру, можно создавать и поддерживать расширенные профили пользователей в Google Apps при синхронизации их с Active Directory с помощью Google Apps Directory Sync (GADS). В этом случае данные из нужных атрибутов в AD копировались в профиль аккаунтов Google Apps. Второй вариант — использовать различные приложения из Google Apps Marketplace, специально созданные для управления более детальным каталогом пользователей, в то время как Google по умолчанию позволял там иметь только имя, фамилию и email.

Сейчас, зайдя в профиль пользователя в консоли администратора, можно изменить/добавить данные о нем:

user-profile

 

Выглядит это следующим образом:

rich-user-profile

rich-user-profile2

В результате эти данные будут видны всем пользователям домена при выборе ими соответствующего пользователя в Каталоге:

catalog-profile

Обратите внимание, что в Каталоге пользователи также могут добавлять данные в профиль (кнопка «Добавить» на скриншоте выше), но эти данные будут доступны только добавившему их пользователю.

Таким образом, для администратора создать и поддерживать каталог сотрудников с различными данными о них стало просто. К сожалению пока что не появилось возможности также просто добавить в каталог внешние контакты (к примеру, контакты партнеров или клиентов). Для этого, как написано выше, можно использовать GADS или Marketplace. 

26
Июн

Yesware: проследите судьбу вашего письма

Хотите быть уверенным на 100%, что человек, которому вы отправили письмо с коммерческим предложением, не только получил письмо, но и посмотрел само предложение во вложении? А также знать, когда он это сделал, с какого устройства и в каком городе? Тогда этот пост для вас. 

Как вы вероятно знаете, Google Apps — это не просто фиксированный набор приложений, а платформа, предлагающая практически неограниченное расширение функционала под ваши нужды.

Вы можете воспользоваться уже готовыми приложениями из магазина приложений Google Apps Marketplace, или создать собственное решение с помощью, к примеру,  Google Apps Script, Google Apps Engine.

Мы будем регулярно рассказывать об интересных расширениях и приложениях, интегрирующихся с Google Apps, особенно о тех, которыми мы пользуемся сами. Сегодня хотелось бы рассказать об одном расширении, которое позволяет расширить функционал Gmail, и действительно существенно повышает эффективность работы с почтой.

yesware

Yesware устанавливается в качестве расширения Google Chrome, тесно интегрируется с интерфейсом Gmail, и позволяет в частности:

  1. Отслеживать, когда адресат открыл ваше письмо, и уведомлять вас об этом.
  2. Отслеживать, когда адресат открыл вложения, или же перешел по ссылкам в вашем письме.
  3. Делать отложенную отправку письма.
  4. Настраивать напоминания для вас на случай, если адресат не ответит на ваше письмо в определенный срок.
  5. Удобно и гибко настраивать различные шаблоны писем.
  6. Делать массовые персонализированные рассылки прямо из Gmail.

Данный функционал полезен всем, кто активно работает с почтой, но в Сведбайт он особой популярностью пользуется в отделе продаж. С помощью Yesware менеджеры точно знают, открыл ли адресат письмо, скачал ли он вложение, заинтересовала ли его информация настолько, чтобы он перешел по ссылкам в письме в поисках дополнительной информации.

Читать далее…

Read more

26
Июн

Восстановление удаленных файлов в Google Диске

Google выпустил обновление для Google Диска, позволяющее администратору восстанавливать файлы, удаленные пользователем. Речь идет о файлах, которые автоматически или вручную были удалены из Корзины не более, чем 25 дней назад. Если файлы все еще в Корзине, то пользователь может их восстановить оттуда самостоятельно.

Для восстановления файлов нужно зайти в консоль администратора Google Apps (https://admin.google.com), перейти в раздел Пользователи, и выбрать пользователя, чьи данные нужно восстановить. В меню вы увидите соответствующую новую кнопку:

Восстановить файлы в Google Диск

После этого необходимо выбрать диапазон дат для восстановления:

Восстановление файлов в Google Drive

 

Файлы будут восстановлены в соответствующие папки пользователя в его Google Диске. К сожалению на данный момент существуют два ограничения: (1) нельзя выбирать конкретные файлы для восстановления; (2) права доступа на тот или иной элемент на Диске, предоставленные другим пользователям, при восстановлении этого элемента теряются, и при необходимости их следует назначить повторно.

Раздел справки Google Apps: https://support.google.com/a/answer/6052340

14
Май

Как запретить пользователям менять пароли в Google Apps

Иногда наши заказчики интересуются, можно ли запретить пользователям менять пароли своих аккаунтов в Google Apps. К сожалению, просто галочки «запретить менять пароли» в консоли администратора Google Apps нет. Но возможность такая есть.

Для этого нужно воспользоваться настройками Single Sign-On (SSO). Там в качестве URL страницы смены пароля можно прописать URL, ведущий в никуда, или же, к примеру, ведущий на внутреннюю страницу, созданную в Сайтах Google, где написано, почему в вашей организации нельзя просто так взять и сменить пароль.

Сменить пароль в Google Apps

В консоли администратора зайдите в раздел Безопасность, там выберите Расширенные настройки, после чего выберите Установить единый вход (SSO) и укажите необходимый URL, больше не изменяя никаких настроек:

SSO Google Apps

Не забудьте сохранить изменения. Теперь пользователь при попытке смены пароля из свойств своего аккаунта Google Apps будет перенаправлен по указанному URL.

Важно: данная настройка не затронет аккаунты Суперадминистраторов — они по прежнему смогут изменять свой пароль. Поэтому будьте внимательны при тестировании на своем аккаунте администратора.

28
Мар

Отличия бесплатной и платной версий Google Apps

Давно, когда деревья были большими, Google предоставлял бесплатную версию Google Apps (Google Apps Free Edition). В начале лимит был установлен в 200 пользователей, затем был уменьшен до 100. В январе 2009 года при новом подключении на бесплатной версии Google Apps можно было создать уже максимум 50 пользователей, в 2011 году лимит был еще уменьшен — до 10. И наконец, 6 декабря 2012 года, Google прекратил новые подключения к Google Apps Free Edition. При этом все домены, которые были в свое время подключены Google Apps Free Edition, продолжают работать со своим первоначальным лимитом бесплатных пользователей.

К нам часто обращаются компании, которые хотели бы перейти с бесплатной версии на платную подписку (Google Apps для Бизнеса). В большинстве случаев это происходит потому, что достигнут лимит пользователей (10 или 50). Мы видим, как нелегко бывает компаниям принять решение о переключении, «ведь еще вчера мы пользовались этим бесплатно, а сегодня за то же самое уже нужно платить!» К тому же нельзя сделать «платными» только пользователей, превышающих ваш лимит, — нужно весь домен переключить на бизнес-версию (т.е. платить за общее количество пользователей в домене).

Как сказали бы наши шведские коллеги, такая необходимость переключения — это positive problems, ведь это означает, что бизнес растет, компания расширяется!

Тем не менее, мы встречали компании, у которых пользователи работают в десятках (!) бесплатных доменах (часть с лимитом 50, часть с лимитом 10) вида a1.company.ru, b2.company.ru, b3.company.ru, apps.company.ru и т.д. Насколько это удобно для пользователей и для компании в целом, трудно сказать.

Ниже мы постараемся показать, что отличия бесплатной и платной версии Google Apps не только в том, что за одну не надо платить, а за другую надо. Google Apps для Бизнеса достаточно сильно отличается от Google Apps Free Edition функционально (не говоря уже о наличии поддержки и SLA), и эти различия будут только нарастать — ведь Free Edition более недоступна для новых подключений, и развиваться в основном будет именно Google Apps для Бизнеса.

free-vs-paid-google-apps

Читать далее…

Read more