Блог о Google Apps
info@swedbyte.se
8 800 333 03 52

Блог о Google Apps

14
Апр

Обмен электронными письмами между участниками Общих дисков

Использование Общих дисков упрощает хранение, поиск и доступ к важным файлам, что особенно важно в условиях постоянных изменений в составе команды. Для улучшения взаимодействия в рамках Google Диска добавлена возможность отправлять электронные письма участникам Общих дисков.

Email members of a team drive

Есть два способа это сделать:

  • Из Общего Диска: Перейти в общий диск, кликнуть на выплывающее меню рядом с названием диска и выбрать “Email members”;
  • Из файла на Общем Диске: При правке или просмотре документа открыть меню и выбрать “Email Collaborators”

Далее вы сможете выбрать, кому именно отправить письмо, а также настроить права доступа к Общим Дискам, например “Полный доступ” “Редактирование” “Комментирование” или “Просмотр”.

Больше информации об управлении Общими Дисками доступно по ссылке. Информация о правах доступа к общим дискам доступна в статье об Общих Дисках  в Центре обучения.

Источник: Email members of a Team Drive

13
Апр

Совершенствуйте работу в Google Документах, Таблицах и Презентациях с помощью функции История изменений

G Suite делает взаимодействие пользователей еще более простым и продуктивным. Важной его частью этого процесса является понимание того, когда и как можно просмотреть, какие действия выполнялись над файлами.  Для этого Google создал новую функцию для пользователей – возможность просмотра истории изменений Документов, Таблиц и Презентаций. Это позволит увидеть, кто и когда просмотрел тот или иной файл.

Activity dashboard overview

Например, пользователь сможет узнать, просмотрен ли уже файл, который был недавно обновлен, а менеджер по работе с клиентами — принять какие-то решения, основываясь на том, просмотрены ли отправленные партнерам материалы.

Уже с 7 марта администраторы G Suite получили доступ к обновленным настройкам консоли с функцией историей изменений для доменов и организационных подразделений. 21 марта нововведение будет доступно и для пользователей.

Кому будет доступна информация о просмотрах:

История изменений хранит информацию о просмотрах файлов, а именно: кто и когда открывал их. Доступ пользователей к этой информации зависит от настроек в консоли администратора и личных настроек:

  • Администратор может решить, будет ли информация по просмотру доступна всем пользователям, только пользователям в рамках организации или недоступна никому. Больше информации в разделе «Настройки истории изменений»;
  • Если администратор решает предоставить доступ к истории изменений для вашей организации, в разделе «личные настройки» пользователи сами смогут выбрать, будет ли отображаться их активность. Если же администратор сделает данные организации невидимыми, пользователи уже не смогут сделать их видимыми в личных настройках.

Пользователи с правами редактирования, в пределах домена смогут увидеть историю изменений для того или иного файла и всю информацию о просмотрах.

Настройка истории изменений для вашей организации

Доступ к истории изменений есть у администратора в консоли. Возможны три варианта настройки:

  • Активировать: В истории изменений видны просмотры всех пользователей, если только отдельные пользователи не скрыли информацию в личных настройках;
  • Активировать только в пределах домена: информация о просмотре пользователями видна только в истории изменений файлов, владельцами которых являются пользователи вашего домена, если только отдельные пользователи не скроют эту информацию в личных настройках. Данные по просмотру пользователей вашего домена не будут видны в истории изменений за пределами домена;
  • Отключить: активность пользователей не видна. Возможно увидеть, просмотрен ли файл кем-либо за пределами вашего домена, в зависимости от настроек внешних пользователей.

Больше инфо о том, как разрешить пользователям просматривать действия с файлами с помощью истории изменений в Центре Поддержки.

Примечание: Настройки истории изменений не влияют на данные, получаемые в журнале аудита диска.

Управление настройками просмотра действий с файлами с помощью истории изменений

Когда история изменений станет доступна пользователям в рамках вашего домена, они увидят уведомление в Google Документах, Таблицах и Презентациях с информацией о новой функции. Активность пользователей начнет отображаться в истории изменений лишь после того, как пользователь просмотрит уведомление.

Все пользователи смогут выбрать, будет ли видна их активность в личных настройках. Больше информации по изменениям настроек по ссылке.

График выпуска новых функций

Изменить настройки в консоли администратора возможно уже сейчас. Для пользователей функция история изменений станет доступна в течение следующих 2 недель.

  • Для доменов с быстрым выпуском новых функций история изменений станет доступна после в течение двух недель после 21 марта;
  • Для доменов с планируемым выпуском новых функций история изменений станет доступна в течение двух недель после 9 апреля.

Больше информации об истории просмотров в Центре Поддержки.

Источник: Improve collaboration in Google Docs, Sheets, and Slides with Activity dashboard

12
Апр

Новые способы работы с файлами Microsoft Office на Google Диске

DriveCollaborationHeader

Google Диск помогает хранить данные и предоставлять доступ к файлам в облаке так, что вы можете безопасно взаимодействовать с командой и клиентами из любой точки мира. Очевидно, что сотрудники должны иметь возможность работать со всеми типами файлов и инструментов. Поэтому Google делает возможным комментирование различных типов файлов, включая файлы Microsoft Office, файлы в формате PDF и изображения, не конвертируя их предварительно в Google Документы, Таблицы или Презентации.

При ведении важных переговоров, взаимодействии с разными компаниями, работе с клиентами или поставщиками вполне вероятно что вы будете иметь дело с файлами различного формата. С данным обновлением вы сможете оставлять комментарии к файлам на Диске таким же образом, как в Google Документах. В Drive preview pane комментируйте, назначайте задачи, упоминайте коллег и те, с кем вы работаете, смогут ответить, даже если они не используют G Suite. Давайте представим, что ваша коллега открывает файлы на своем ноутбуке с системой Windows с помощью MS Word – она не только увидит ваш комментарий, но и сможет ответить.

Комментируя в Drive preview не нужно использовать другие инструменты. Просто откройте файлы в MS Word, Excel или PowerPoint с помощью Drive preview и оставьте комментарий, а затем возвращайтесь к работе.

AODocs, компания, занимающаяся внедрением решений для управления документацией и автоматизации бизнес-процессов, протестировала новую функцию комментирования файлов на Google Диске. AODocs часто имеет дело с различными лицензионными ПО.

«Мы часто используем функцию комментирования в Google Документах и Слайдах при подготовке технических требований, работе с предложениями по проектам и разработке рекламных материалов», говорит Стефан Донзе, главный исполнительный директор и основатель AODocs. «С функцией комментирования, доступной с помощью Drive Preview мы сможем работать над процессами вместе, просматривая и проверяя файлы Microsoft Office, PDF-файлы и изображения».

Возможность оставлять комментарии с помощью Drive preview mode — лишь один из примеров интеграции G Suite и Microsoft Office. Можно также использовать Drive plug-in для Outlook – он поможет прикрепить файлы, которые хранятся на Google Диске в сообщения для отправки из Outlook и сохранить вложения из писем в Outlook на Google Диске. Больше информации о том, как установить плагин Google Диска для Microsoft Office доступно в Центре поддержке.

Наконец, возможно конвертировать файлы Microsoft Office в Google Документы, Таблицы или Презентации. Для этого кликните Файл > Скачать как и выберите необходимый тип файла. Возможно вносить правки в файлы Microsoft не конвертируя их с помощью Office Compatibility Mode (OCM).

С G Suite можно работать в комфортном для вас формате.

Дополнительная информация для администраторов G Suite

Google также изменил настройки для пользователей с правом доступа «Просмотр» файлов MS Office. Это делает Google Диск еще ближе к Microsoft Office и другими популярными приложениями. Что же изменилось?

  • Пользователи с правами просмотра файлов  MS Office теперь смогут увидеть комментарии, добавленные после выхода данного обновления, но  не смогут ответить на комментарии или создать новые.
  • Файлы MS Office с комментариями, добавленными до выхода обновления (работающие по API Google Диска или с устаревшей версией) не будут затронуты.
  • Комментарии, инструкции и правки в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Рисунках будут по-прежнему оставаться невидимыми для пользователей с правом  доступа «Просмотр».

Помимо комментирования и ответа на комментарий при просмотре файла с помощью Google Drive Preview, пользователи смогут создавать новые, встроенные, комментарии, следующим образом:

  • Нарисуйте прямоугольник в PDF-файле, файле MS PowerPoint (.pptx) или изображении и оставьте комментарий.
  • Выберите предложение в MS Office Word (.docx) или PowerPoint (.pptx) или файл PDF и оставьте комментарий (аналогично комментариям в Документах Google).
  • Выберите ячейку в файле MS Office Excel (.xlsx) и оставьте комментарий.

Данная функция также поддерживает импорт и экспорт комментариев в основной файл для определенных форматов файлов OOXML, таких как форматы файлов MS Office (.docx, .xlsx, .pptx) и файлы PDF. Это означает, что существующие комментарии, доступные в этих форматах файлов, будут импортированы и отображены в Preview Drive. Кроме того, комментарии, сделанные в Preview Drive, будут экспортированы в базовый файл, так что при открытии файла с использованием локального клиентского приложения вы сможете увидеть комментарии, сделанные в Drive Preview.

Источник: New ways to comment on Microsoft files (and more) in Google Drive

8
Фев

Улучшение проверки соответствия требованиям к вложениям в Gmail

Одна их важнейших задач администратора G Suite – не допустить утечку важной для организации информации. На помощь приходит система защиты от потери данных Gmail (DLP) позволяющая сканировать входящие и исходящие сообщения и устанавливать правила их обработки. С обновлением станет возможной проверка и на соответствие требованиям к прикреплённым файлам.

Ранее, если вы задали тип пользовательского файла для поиска во вложениях писем, сканировались лишь заголовки MIME для расширения прикрепленного файла. То есть в случае изменения расширения он мог быть не найден. Теперь, если выбрать «Также сопоставлять на основе формата файла» содержимое вложения будет проверено, а тип файла определен (если это один из поддерживаемых форматов).

рисуноек

Это поможет повысить соответствие требованиям к прикреплённым файлам и предотвратить потерю данных вашей организации. Больше информации для установки правил для вложений доступно в центре поддержки.

* Обратите внимание, обновление касается только поиска типов пользовательских файлов; содержимое вложений для поиска других типов файлов (например, документов, видео и изображений) уже сканируется.

Источник: Improved attachment compliance in Gmail

7
Фев

Синхронизация с помощью Google Диска для Mac/ПК станет невозможна с 12.05.2018

После выпуска в прошлом году обновлённого Клиента Google Диска, было объявлено об отключении предыдущей версии, Google Диска для Mac/ПК к 12 Марта 2018 года. По многочисленным просьбам дата была изменена на 12 мая 2018 года.

Организации, которые до сих пор используют Google Диск для Mac/ПК должны перейти на Клиент Google Диска. Пользователи, не работающие с G Suite смогут перейти на приложение «Автозагрузка и синхронизация». Больше информации о доступных решениях для синхронизации можно найти в центре поддержки.

С 30 января для помощи в процессе перехода Google начнет показывать всплывающие уведомления пользователям G Suite , которые до сих пор работают с Google Диском для Mac/ПК, содержащие  инструкции для установки Клиента Google Диска. Они будут появляться только если для вашего  домена доступны синхронизация с помощью Клиента Google Диска и ссылки на его скачивание в интерфейсе Drive.

Важно: Обновление никак не отразится на других сервисах Google Drive.

Источник: Legacy Google Drive desktop sync client now shutting down on May 12th, 2018