Блог о Google Apps
info@swedbyte.se
8 800 333 03 52

Блог о Google Apps

10
Окт

Agile: 4 способа сделать ежедневные встречи продуктивнее

standup

Поскольку такие методы управления проектами, как Agile и Scrum становятся  все более популярным, многие команды внедряют практику ежедневных коротких планерок: стендапов. (Многие, к примеру, заняты этим прямо сейчас :))

Концепция предельно проста: ежедневные пяти-десятиминутные встречи (традиционно проводятся стоя), на которых вы и ваша команда можете определять и устранять любые препятствия для выполнения вашей работы.

Однако проводить такие встречи эффективно и продуктивно не так-то просто. (В конце концов, мы все люди). Стоит пожертвовать немного своего времени и сил для того, чтобы максимально использовать время, отведенное на стендапы — это действительно, пусть и косвенно, повлияет на выполнение ваших целей.

Ниже вы найдете 4 совета, которые могут помочь вам получить гораздо больше от стендапов.

 

1. Прогресс и дэдлайны должны обсуждаться просто и понятно

Тем, кто использует метод управления проектами Scrum, знакомы эти вопросы:

  1. Что было сделано вчера?
  2. Что планируется сделать сегодня?
  3. Что может мне помешать?

daily_meeting_focus

Несмотря на то, что такой формат должен  помогать проводить встречу быстро и четко, иногда мы слышим одни и те же новости, день за днем. Например: «Я продолжаю работать над интеграцией со внешним сервисом для нашего продукта».

Как правило это означает, что задача не была разбита на достаточно мелкие части. (Или, например, кто-то объединил несколько подзадач в одну задачу).

Метод agile предполагает, что обновления должны иметь четкую структуру и дедлайн — предпочтительно максимально строгие. Например, «Вчера я завершил аутентификацию внешнего API, и сегодня я собираюсь выполнить первый запрос».

Таким образом, ясно, какой прогресс был достигнут и каковы фактические цели в течение дня; цели, которые помогут понять, на правильном ли вы пути.

 

2. Стендапы должны помогать формировать привычку

Поскольку планерки проводятся на ежедневной основе, они помогут сформировать определенный ритм для вашей команды.

Вполне возможно, что вы столкнетесь с трудностями, например, часто большинство задач откладываются до самого конца проекта.То есть вместо устойчивого прогресса все просто в спешке делается в последний момент.

Система управления проектами и задачами monday.com позволяет создать график, который показывает, сколько задач в процессе выполнения (по умолчанию обозначается оранжевым цветом) и сколько было выполнено (зеленый цвет).

Постепенно выполняя задачи и продвигаясь вперед вы сможете увидеть:

  • Устойчив ли прогресс?
  • Выполнение скольки новых задач начато сегодня? (В идеале каждый член команды имеет только одну или две задачи).

3. Используйте визуальную панель Scrum для того, чтобы держать всех в курсе обновлений

Вовлеченность всех участников в ежедневные стендапы может быть сложной задачей — члены команды часто погружены в свою работу. Важно создать борд, и наладить четкий процесс.

Необходимо говорить о конкретных обновлениях по борду, а не придумывать их на ходу. Это делает информацию более точной и позволяет другим участникам понять, что нового произошло в контексте соответствующей задачи.

scrum_iteration_planning_board_preview
ПОПРОБОВАТЬ MONDAY.COM БЕСПЛАТНО

Такое понимание позволяет лучше выполнять задачи в течение дня, мотивирует сотрудников постоянно обновлять борд и приходить более подготовленными на ежедневные встречи.
 

4. Сделайте планерки четкими и короткими

Стендапы помогают отследить прогресс и рассказать о возникших трудностях. Такие встречи должны быть коротким и концентрированными; в противном случае люди склонны терять внимание.

Не пытайтесь решить проблемы или глубоко погрузиться в дискуссии . Если же такая необходимость возникает или вопрос оказывается более сложным, решите, с кем необходимо будет обсудить его после встречи.

Для лучшей производительности вопросы, которые были подняты во время планерки, должны обсуждаться  сразу после нее. Таким образом, в обсуждении участвуют только те, кто занят в решении вопроса, а другие могут продолжать работать.

Подводя итог: эффективные стендапы помогут повысить продуктивность работы всей команды.

Оригинал

14
Апр

Обмен электронными письмами между участниками Общих дисков

Использование Общих дисков упрощает хранение, поиск и доступ к важным файлам, что особенно важно в условиях постоянных изменений в составе команды. Для улучшения взаимодействия в рамках Google Диска добавлена возможность отправлять электронные письма участникам Общих дисков.

Email members of a team drive

Есть два способа это сделать:

  • Из Общего Диска: Перейти в общий диск, кликнуть на выплывающее меню рядом с названием диска и выбрать “Email members”;
  • Из файла на Общем Диске: При правке или просмотре документа открыть меню и выбрать “Email Collaborators”

Далее вы сможете выбрать, кому именно отправить письмо, а также настроить права доступа к Общим Дискам, например “Полный доступ” “Редактирование” “Комментирование” или “Просмотр”.

Больше информации об управлении Общими Дисками доступно по ссылке. Информация о правах доступа к общим дискам доступна в статье об Общих Дисках  в Центре обучения.

Источник: Email members of a Team Drive

13
Апр

Совершенствуйте работу в Google Документах, Таблицах и Презентациях с помощью функции История изменений

G Suite делает взаимодействие пользователей еще более простым и продуктивным. Важной его частью этого процесса является понимание того, когда и как можно просмотреть, какие действия выполнялись над файлами.  Для этого Google создал новую функцию для пользователей – возможность просмотра истории изменений Документов, Таблиц и Презентаций. Это позволит увидеть, кто и когда просмотрел тот или иной файл.

Activity dashboard overview

Например, пользователь сможет узнать, просмотрен ли уже файл, который был недавно обновлен, а менеджер по работе с клиентами — принять какие-то решения, основываясь на том, просмотрены ли отправленные партнерам материалы.

Уже с 7 марта администраторы G Suite получили доступ к обновленным настройкам консоли с функцией историей изменений для доменов и организационных подразделений. 21 марта нововведение будет доступно и для пользователей.

Кому будет доступна информация о просмотрах:

История изменений хранит информацию о просмотрах файлов, а именно: кто и когда открывал их. Доступ пользователей к этой информации зависит от настроек в консоли администратора и личных настроек:

  • Администратор может решить, будет ли информация по просмотру доступна всем пользователям, только пользователям в рамках организации или недоступна никому. Больше информации в разделе «Настройки истории изменений»;
  • Если администратор решает предоставить доступ к истории изменений для вашей организации, в разделе «личные настройки» пользователи сами смогут выбрать, будет ли отображаться их активность. Если же администратор сделает данные организации невидимыми, пользователи уже не смогут сделать их видимыми в личных настройках.

Пользователи с правами редактирования, в пределах домена смогут увидеть историю изменений для того или иного файла и всю информацию о просмотрах.

Настройка истории изменений для вашей организации

Доступ к истории изменений есть у администратора в консоли. Возможны три варианта настройки:

  • Активировать: В истории изменений видны просмотры всех пользователей, если только отдельные пользователи не скрыли информацию в личных настройках;
  • Активировать только в пределах домена: информация о просмотре пользователями видна только в истории изменений файлов, владельцами которых являются пользователи вашего домена, если только отдельные пользователи не скроют эту информацию в личных настройках. Данные по просмотру пользователей вашего домена не будут видны в истории изменений за пределами домена;
  • Отключить: активность пользователей не видна. Возможно увидеть, просмотрен ли файл кем-либо за пределами вашего домена, в зависимости от настроек внешних пользователей.

Больше инфо о том, как разрешить пользователям просматривать действия с файлами с помощью истории изменений в Центре Поддержки.

Примечание: Настройки истории изменений не влияют на данные, получаемые в журнале аудита диска.

Управление настройками просмотра действий с файлами с помощью истории изменений

Когда история изменений станет доступна пользователям в рамках вашего домена, они увидят уведомление в Google Документах, Таблицах и Презентациях с информацией о новой функции. Активность пользователей начнет отображаться в истории изменений лишь после того, как пользователь просмотрит уведомление.

Все пользователи смогут выбрать, будет ли видна их активность в личных настройках. Больше информации по изменениям настроек по ссылке.

График выпуска новых функций

Изменить настройки в консоли администратора возможно уже сейчас. Для пользователей функция история изменений станет доступна в течение следующих 2 недель.

  • Для доменов с быстрым выпуском новых функций история изменений станет доступна после в течение двух недель после 21 марта;
  • Для доменов с планируемым выпуском новых функций история изменений станет доступна в течение двух недель после 9 апреля.

Больше информации об истории просмотров в Центре Поддержки.

Источник: Improve collaboration in Google Docs, Sheets, and Slides with Activity dashboard

12
Апр

Новые способы работы с файлами Microsoft Office на Google Диске

DriveCollaborationHeader

Google Диск помогает хранить данные и предоставлять доступ к файлам в облаке так, что вы можете безопасно взаимодействовать с командой и клиентами из любой точки мира. Очевидно, что сотрудники должны иметь возможность работать со всеми типами файлов и инструментов. Поэтому Google делает возможным комментирование различных типов файлов, включая файлы Microsoft Office, файлы в формате PDF и изображения, не конвертируя их предварительно в Google Документы, Таблицы или Презентации.

При ведении важных переговоров, взаимодействии с разными компаниями, работе с клиентами или поставщиками вполне вероятно что вы будете иметь дело с файлами различного формата. С данным обновлением вы сможете оставлять комментарии к файлам на Диске таким же образом, как в Google Документах. В Drive preview pane комментируйте, назначайте задачи, упоминайте коллег и те, с кем вы работаете, смогут ответить, даже если они не используют G Suite. Давайте представим, что ваша коллега открывает файлы на своем ноутбуке с системой Windows с помощью MS Word – она не только увидит ваш комментарий, но и сможет ответить.

Комментируя в Drive preview не нужно использовать другие инструменты. Просто откройте файлы в MS Word, Excel или PowerPoint с помощью Drive preview и оставьте комментарий, а затем возвращайтесь к работе.

AODocs, компания, занимающаяся внедрением решений для управления документацией и автоматизации бизнес-процессов, протестировала новую функцию комментирования файлов на Google Диске. AODocs часто имеет дело с различными лицензионными ПО.

«Мы часто используем функцию комментирования в Google Документах и Слайдах при подготовке технических требований, работе с предложениями по проектам и разработке рекламных материалов», говорит Стефан Донзе, главный исполнительный директор и основатель AODocs. «С функцией комментирования, доступной с помощью Drive Preview мы сможем работать над процессами вместе, просматривая и проверяя файлы Microsoft Office, PDF-файлы и изображения».

Возможность оставлять комментарии с помощью Drive preview mode — лишь один из примеров интеграции G Suite и Microsoft Office. Можно также использовать Drive plug-in для Outlook – он поможет прикрепить файлы, которые хранятся на Google Диске в сообщения для отправки из Outlook и сохранить вложения из писем в Outlook на Google Диске. Больше информации о том, как установить плагин Google Диска для Microsoft Office доступно в Центре поддержке.

Наконец, возможно конвертировать файлы Microsoft Office в Google Документы, Таблицы или Презентации. Для этого кликните Файл > Скачать как и выберите необходимый тип файла. Возможно вносить правки в файлы Microsoft не конвертируя их с помощью Office Compatibility Mode (OCM).

С G Suite можно работать в комфортном для вас формате.

Дополнительная информация для администраторов G Suite

Google также изменил настройки для пользователей с правом доступа «Просмотр» файлов MS Office. Это делает Google Диск еще ближе к Microsoft Office и другими популярными приложениями. Что же изменилось?

  • Пользователи с правами просмотра файлов  MS Office теперь смогут увидеть комментарии, добавленные после выхода данного обновления, но  не смогут ответить на комментарии или создать новые.
  • Файлы MS Office с комментариями, добавленными до выхода обновления (работающие по API Google Диска или с устаревшей версией) не будут затронуты.
  • Комментарии, инструкции и правки в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Рисунках будут по-прежнему оставаться невидимыми для пользователей с правом  доступа «Просмотр».

Помимо комментирования и ответа на комментарий при просмотре файла с помощью Google Drive Preview, пользователи смогут создавать новые, встроенные, комментарии, следующим образом:

  • Нарисуйте прямоугольник в PDF-файле, файле MS PowerPoint (.pptx) или изображении и оставьте комментарий.
  • Выберите предложение в MS Office Word (.docx) или PowerPoint (.pptx) или файл PDF и оставьте комментарий (аналогично комментариям в Документах Google).
  • Выберите ячейку в файле MS Office Excel (.xlsx) и оставьте комментарий.

Данная функция также поддерживает импорт и экспорт комментариев в основной файл для определенных форматов файлов OOXML, таких как форматы файлов MS Office (.docx, .xlsx, .pptx) и файлы PDF. Это означает, что существующие комментарии, доступные в этих форматах файлов, будут импортированы и отображены в Preview Drive. Кроме того, комментарии, сделанные в Preview Drive, будут экспортированы в базовый файл, так что при открытии файла с использованием локального клиентского приложения вы сможете увидеть комментарии, сделанные в Drive Preview.

Источник: New ways to comment on Microsoft files (and more) in Google Drive

8
Фев

Улучшение проверки соответствия требованиям к вложениям в Gmail

Одна их важнейших задач администратора G Suite – не допустить утечку важной для организации информации. На помощь приходит система защиты от потери данных Gmail (DLP) позволяющая сканировать входящие и исходящие сообщения и устанавливать правила их обработки. С обновлением станет возможной проверка и на соответствие требованиям к прикреплённым файлам.

Ранее, если вы задали тип пользовательского файла для поиска во вложениях писем, сканировались лишь заголовки MIME для расширения прикрепленного файла. То есть в случае изменения расширения он мог быть не найден. Теперь, если выбрать «Также сопоставлять на основе формата файла» содержимое вложения будет проверено, а тип файла определен (если это один из поддерживаемых форматов).

рисуноек

Это поможет повысить соответствие требованиям к прикреплённым файлам и предотвратить потерю данных вашей организации. Больше информации для установки правил для вложений доступно в центре поддержки.

* Обратите внимание, обновление касается только поиска типов пользовательских файлов; содержимое вложений для поиска других типов файлов (например, документов, видео и изображений) уже сканируется.

Источник: Improved attachment compliance in Gmail