Совершенствуйте работу в Google Документах, Таблицах и Презентациях с помощью функции История изменений | Сведбайт
info@swedbyte.se
8 800 333 03 52

Совершенствуйте работу в Google Документах, Таблицах и Презентациях с помощью функции История изменений

G Suite делает взаимодействие пользователей еще более простым и продуктивным. Важной его частью этого процесса является понимание того, когда и как можно просмотреть, какие действия выполнялись над файлами.  Для этого Google создал новую функцию для пользователей – возможность просмотра истории изменений Документов, Таблиц и Презентаций. Это позволит увидеть, кто и когда просмотрел тот или иной файл.

Activity dashboard overview

Например, пользователь сможет узнать, просмотрен ли уже файл, который был недавно обновлен, а менеджер по работе с клиентами — принять какие-то решения, основываясь на том, просмотрены ли отправленные партнерам материалы.

Уже с 7 марта администраторы G Suite получили доступ к обновленным настройкам консоли с функцией историей изменений для доменов и организационных подразделений. 21 марта нововведение будет доступно и для пользователей.

Кому будет доступна информация о просмотрах:

История изменений хранит информацию о просмотрах файлов, а именно: кто и когда открывал их. Доступ пользователей к этой информации зависит от настроек в консоли администратора и личных настроек:

  • Администратор может решить, будет ли информация по просмотру доступна всем пользователям, только пользователям в рамках организации или недоступна никому. Больше информации в разделе «Настройки истории изменений»;
  • Если администратор решает предоставить доступ к истории изменений для вашей организации, в разделе «личные настройки» пользователи сами смогут выбрать, будет ли отображаться их активность. Если же администратор сделает данные организации невидимыми, пользователи уже не смогут сделать их видимыми в личных настройках.

Пользователи с правами редактирования, в пределах домена смогут увидеть историю изменений для того или иного файла и всю информацию о просмотрах.

Настройка истории изменений для вашей организации

Доступ к истории изменений есть у администратора в консоли. Возможны три варианта настройки:

  • Активировать: В истории изменений видны просмотры всех пользователей, если только отдельные пользователи не скрыли информацию в личных настройках;
  • Активировать только в пределах домена: информация о просмотре пользователями видна только в истории изменений файлов, владельцами которых являются пользователи вашего домена, если только отдельные пользователи не скроют эту информацию в личных настройках. Данные по просмотру пользователей вашего домена не будут видны в истории изменений за пределами домена;
  • Отключить: активность пользователей не видна. Возможно увидеть, просмотрен ли файл кем-либо за пределами вашего домена, в зависимости от настроек внешних пользователей.

Больше инфо о том, как разрешить пользователям просматривать действия с файлами с помощью истории изменений в Центре Поддержки.

Примечание: Настройки истории изменений не влияют на данные, получаемые в журнале аудита диска.

Управление настройками просмотра действий с файлами с помощью истории изменений

Когда история изменений станет доступна пользователям в рамках вашего домена, они увидят уведомление в Google Документах, Таблицах и Презентациях с информацией о новой функции. Активность пользователей начнет отображаться в истории изменений лишь после того, как пользователь просмотрит уведомление.

Все пользователи смогут выбрать, будет ли видна их активность в личных настройках. Больше информации по изменениям настроек по ссылке.

График выпуска новых функций

Изменить настройки в консоли администратора возможно уже сейчас. Для пользователей функция история изменений станет доступна в течение следующих 2 недель.

  • Для доменов с быстрым выпуском новых функций история изменений станет доступна после в течение двух недель после 21 марта;
  • Для доменов с планируемым выпуском новых функций история изменений станет доступна в течение двух недель после 9 апреля.

Больше информации об истории просмотров в Центре Поддержки.

Источник: Improve collaboration in Google Docs, Sheets, and Slides with Activity dashboard

Comments are closed.