Версионность документов в Google Drive | Сведбайт
info@swedbyte.se
8 800 333 03 52

Версионность документов в Google Drive

Здравствуйте! Сегодня хотелось бы показать вам, каким образом в Google Диске работает такая полезная вещь, как управление версиями файлов.

Мы на примере рассмотрим управление версиями непосредственно Документов Google (текстовых документов или таблиц), а также управление версиями файлов сторонних форматов, хранящихся на Google Диске.

Версионность в Документах Google

Документы Google позволяют детально отслеживать всю хронологию изменений, происходивших с файлом. При этом неважно, работали ли вы в нем одни, или совместно с коллегами. Вы будете видеть, кто когда и какие изменения произвел в текстовом файле, таблице или презентации.

Для примера рассмотрим текстовый файл с индивидуальным планом тренинга для заказчика, который решили набросать коллеги — Константин и Артур. Вот каким образом файл выглядит после нескольких итераций:

Читать далее…

training_plan

Чтобы открыть хронологию изменений, любой из соавторов может нажать на ссылку вверху страницы «Все изменения на Диске сохранены». Мы увидим панель справа, где будут показываться итерации работы с файлом. В данном случае мы увидим, что сначала Константин создал файл и ввел несколько пунктов, а затем Артур добавил еще несколько элементов. Выбрав нужную итерацию, мы увидим состояние документа на указанную дату и время, и цветом будет выделены конкретные произведенные за эту итерацию изменения, и будет понятно, кем они произведены. Вот, что добавил Артур в 17:16:

training_plan_artur

Выбрав итерацию от 16:53, мы увидим, как выглядел файл до внесения изменений Артуром:

training_plan_konstantin

При необходимости можно восстановить любую предыдущую версию.

Версионность любых файлов, хранящихся в Google Диске

Работа с версиями не родных файлов Google происходит немного по-другому. Приведем реальный пример из ежедневной работы.

Константин и Артур, понятное дело, работают в своих аккаунтах Google Apps. Их файлы, хранящиеся в облаке в Google Drive, с помощью утилиты Google Диск синхронизируются с локальными папками на их компьютерах. Кроме того, у них создана общая папка, то есть любые файлы и документы в ней синхронизируются между компьютерами Константина и Артура.

Именно в этой общей папке Константин вечером создал новый договор для заказчика. Делал он это в MS Office Word (!):

initial_file

Этот файл сразу же появился в соответствующей папке на компьютере Артура.

На следующий день Константин был на конференции, когда заказчик написал ему, что хотел бы внести небольшое изменение в договор (поменять контактных лиц). Константин попросил Артура внести изменения в договор и отправить заказчику, что и было сделано.

Однако, уже к вечеру заказчик передумал, и попросил все-таки в договоре указать тех контактных лиц, которые были указаны там изначально. То есть им требуется первоначальная версия договора, которая уже была изменена Артуром.

Константин, выбрав в Google Диске нужный файл Microsoft Word, перешел в окно управления версиями:

versions

Вот как оно выглядит:

download

Там видна текущая версия, сохраненная Артуром у себя на компьютере в 12;08, а также первоначальная версия, которая была сохранена Константином в среду в 18:40.

Её-то и можно просто скачать и отправить заказчику, тем самым сэкономив время на внесении обратных изменений.

Comments are closed.